Заявление на командировку от директора

Содержание:

Образец заявления на возмещение командировочных расходов

Заявление на командировочные расходы — образец его вы сможете найти в нашей статье — необходимо для осуществления выплат сотруднику, который осуществил командировочные траты за свой счет. Рассмотрим, как оно оформляется.

Порядок компенсации расходов по заявлению работника

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение затрат на командировочные расходы. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным. Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки.

Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.

Об оплате однодневных поездок прочитайте в материале «Как оплачивается командировка на один день?».

Максимальных сроков выплат по подобному документу нет.

ВАЖНО! Затраты должны быть подтверждены документально. При выполнении этого условия они признаются в УСН после оплаты (ст. 346.17 НК РФ), а в ОСНО — на дату утверждения заявления (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Заявление на возмещение командировочных расходов — образец

Заявление составляется на имя генерального директора компании с указанием следующих сведений и реквизитов:

  • Наименование предприятия, Ф.И.О. руководителя и командированного лица с указанием должностей.
  • Номер и дата приказа о направлении в деловую поездку.
  • Цель командировки.
  • Перечень затрат, которые требуется возместить.
  • Перечень приложений в виде подтверждающих осуществление затрат документов.
  • Дата и подпись командированного сотрудника.

Нелишним будет также сослаться на локальные нормативные акты (приказы, распоряжения, должностные инструкции и пр.), в которых указана максимальная сумма суточных расходов, компенсируемых для данной категории работников.

Рассчитывайте командировочные расходы правильно, ознакомившись с нашим материалом «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?».

Для вашего удобства приведем здесь образец заявления на командировочные расходы.

Трудовое законодательство позволяет работнику требовать от компании возмещения обоснованных издержек, осуществленных за время служебной поездки. Правильно составленное заявление позволит учесть эти суммы в составе расходной части по УСН и налогу на прибыль.

Как составить заявление на командировку: порядок и правила оформления

Командировка – это необходимая составная часть успешной деятельности предприятия, так как не всегда все вопросы можно решить дистанционно. Во многих случаях требуется личное присутствие представителя предприятия для подписания договоров, передачи важной документации, проведения контроля за производственными процессами.

То есть командировка – это служебная поездка сотрудника на строго определенный срок с целью исполнения поручения руководства предприятия (ст. 166 ТК). Для этого администрация издает несколько документов, а работник пишет заявление на командировку.

Кто его заполняет

Любой работник может быть отправлен в командировку, если его трудовая деятельность связана с постоянным присутствием на одном рабочем месте и осуществляется по трудовому соглашению. Если работа связана с разъездами, то они к разряду командировок не относятся и этот сотрудник в командировку не может быть направлен.

Инициатива командировки всегда исходит от руководителя предприятия. Направление в командировку, оформление всех документов производится согласно Положения № 749 «О направлении в командировку» от 13.10.2008 г.

Руководитель вправе отправить сотрудника в командировку даже без получения его согласия. Но есть отдельные категории лиц, которые могут быть направлены в служебную поездку только с их согласия (ст. 259 и ст. 264 ТК РФ).

К ним относят сотрудников:

  • имеющих детей-инвалидов и младше трех лет;
  • имеющих на своем иждивении престарелых или недееспособных родственников и других лиц;
  • в одиночку воспитывающих ребенка или детей младше 5 лет.

Если они не желают ехать в командировку, директор не имеет права их вынуждать. При нарушении этой нормы закона к руководителю применяются штрафные санкции.

Образец заявления о праве на отказ от командировки

Кроме того, законодательством определены некоторые категории сотрудников, которых руководитель не имеет права направить в командировку. К ним относят:

  • сотрудников младше 18 лет;
  • беременных работниц;
  • сотрудников, работающих по гражданско-правовым или ученическим договорам.

Следовательно, данные категории работников вообще не пишут заявление на командировку, так как вопрос об их отправлении в командировки не должен стоять.

При желании руководства направить кого-нибудь из этого списка лиц в командировку они пишут заявление от своего имени, в котором выражают свое согласие на поездку. От остальных работников заявления не требуют.

Заменяющие документы

То есть заявление не всегда входит в число обязательных документов перед отправлением в служебную поездку. Основанием отправить работника в командировку при отсутствии заявления становятся:

Оформление этих документов обязательно.

Кроме того, от сотрудника может потребоваться написание некоторых других заявлений, связанных с командировкой. Например, заявлений о выдаче аванса, о досрочном возвращении из командировки и некоторых других.

Как составляется заявление на командировку

Заявление можно напечатать на компьютере или написать от руки. Но в каждом случае подписи и даты пишутся вручную. Это делает только тот сотрудник, который направляется в командировку.

Единой установленной формы для написания заявления нет. Он может быть составлен в произвольной форме, но должен отвечать некоторым условиям.

Обычно сотрудники бухгалтерии или отдела кадров предоставляют образцы таких заявлений. Многие предприятия имеют собственные бланки, разработанные по своему усмотрению. Документ обычно делится на 3 части:

  1. В правом верхнем углу следует написать, от кого и на имя кого пишется заявление.
  2. Затем идет собственно текст, при этом указывается цель написания заявления: о выдаче средств, выражение согласия на поездку, о возврате излишне потраченных сумм, о досрочном прерывании командировки.
  3. Внизу ставится дата и подпись.

Оформление содержания заявления на поездку:

  1. Вписываются ФИО и должность руководителя, наименование и реквизиты организации (юридический адрес, ИНН, КПП, ОГРН, ОКПО, ОКАТО, ОКВЭД и т.п.).
  2. Вносятся ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
  3. Далее в середине строки пишется «Заявление на командировку».
  4. Затем составляется текст заявления, в котором сотрудник выражает свое согласие на поездку и указывает, что ознакомлен со своим правом отказаться от командировки, то есть знание статей 264 и 259 ТК РФ.
  5. Вносится запись о том, что нет никаких медицинских факторов, препятствующих поездке.
  6. Внизу страницы ставится подпись с расшифровкой и дата.

Скачать бланк заявления вы можете здесь. Образцы даны ниже.

Образец заявления на командировку

Дата заполнения и сроки

Заявление должно быть написано за несколько дней до командировки. Важное значение при заполнении документа имеет дата. Первым днем командировки считается день убытия работника на транспорте, независимо от того, является этот транспорт личным или общественным.

  • Если транспорт общественный, в заявлении нужно указать время и день отправления.
  • Когда сотрудник едет на собственном или служебном транспорте, то необходимо наличие путевого листа, служебной записки или любых иных документов с подтверждением расходов и маршрута.

Последний день командировки – это день возвращения транспорта, на котором работник возвращается по адресу своего постоянного проживания. Если последним днем становится выходной, то сотрудник выходит на работу в первый рабочий день после него. Это важно по причине того, что выходной в командировке оплачивается в двойном размере, в том числе транспортные расходы, выпавшие на выходные.

Заявление на получение денежной суммы под отчет

В обязанности работника входит покупка билетов, бронирование номеров в гостинице, оформление доверенности для представления интересов работодателя. В период командировки он сохраняет все документы, подтверждающие расходы, связанные с целью выполнения задач командировки, так как после возвращения из поездки он должен доказать все затраты и ему будут возмещены все расходы, сделанные за свой счет.

Поэтому перед командировкой сотруднику нужно написать еще одно заявление – на получение денег под отчет для покрытия предполагаемых в поездке расходов. В тексте работник пишет, что обязуется предоставить после возвращения все подтверждающие документы. На его основании бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер и производит выдачу средств на руки работнику.

Кроме того, командированный может написать заявления при возникновении нестандартный ситуаций, например, при досрочном возвращении из командировки, при прогулах в этот период, на вычет из зарплаты нецелевых расходов. Все заявления пишутся на имя руководителя предприятия, но фактически они направляются в бухгалтерию.

Скачать примеры документов для выдачи средств сотруднику вы можете здесь, а директору — тут.

Образец заявления о выдаче денег под отчёт (директору)

Пример заявления о выдаче денег под отчёт (сотруднику)

Как выдать деньги под отчет в командировку, расскажет видео ниже:

Прерывание командировки

Процедура отзыва работника из служебной командировки не регламентирована ТК РФ

Из ПС Консультант+

Приказ об отзыве
работника из командировки
(образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью «Полигон-2»
(ООО «Полигон-2»)

ПРИКАЗ
26.03.2014 N 7-км
Санкт-Петербург

Об отзыве работника из командировки

В связи с досрочным расторжением договора об оказании консультационных услуг от 04.12.2013 N 45 с ООО «Монтажспецстрой»

1. Отозвать заместителя начальника строительного отдела С.И. Иванова из служебной командировки в ООО «Монтажспецстрой» (г. Тверь), оформленной приказом от 24.03.2014 N 5/км-14. Считать датой окончания служебной командировки С.И. Иванова 27.03.2014 вместо 03.04.2014. Ответственный: специалист по кадрам — И.А. Литвинова, срок 27.03.2014.
2. Главному бухгалтеру Т.В. Карасевой по возвращении С.И. Иванова произвести перерасчет командировочных расходов. Срок до 28.03.2014.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по персоналу С.Л. Ефимова.

Генеральный директор Антонов С.Н. Антонов

С приказом ознакомлены:

заместитель генерального директора
по персоналу Ефимов С.Л. Ефимов
26.03.2014

главный бухгалтер Карасева Т.В. Карасева
26.03.2014

специалист по кадрам Литвинова И.А. Литвинова
26.03.2014

заместитель начальника
строительного отдела Иванов С.И. Иванов
28.03.2014

Уведомление напишите в произвольной форме: На основании вашего личного заявления об увольнении от . Ваша командировка в г. . будет прервана.

Оформление командировки генерального директора — одного из учредителей

Добрый день! Расскажу, как мы у себя делаем, у нас тоже ген.директор является одним из учредителей.

Создаем приказ по форме Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», обязательно в нем указываем место командировки, срок и цель (если цель не указать, то у налоговой могут быть претензии по обоснованности включения командировочных расходов в уменьшение налогооблагаемой базы — (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), ген. директор расписывается как за руководителя, так и в графе «с приказом ознакомлен» (как работник).

Для выдачи командировочных директор пишет заявление с текстом: «В бухгалтерию ООО «. » от генерального директора . Необходимо выдать мне денежные средства в размере . на . дней для оплаты командировочных расходов при служебной командировке в . » (бухгалтерия на нем же делает отметку о состоянии расчетов по ранее выданным подотчетным деньгам).

На основании заявления директора делаем РКО из кассы на выдачу командировочных, директор там ставит подпись и собственноручно пишет полученную им сумму.

Решения общего собрания участников мы не делаем (но на всякий случай посмотрите Устав — мало ли, может там у Вас написано, что решение вопросов командировок ген.директора находится в компетенции именно Общего собрания участников).

Факт отбытия ген.директора в командировку мы еще отражаем в журнале учета работников, выбывающих в командировку (хоть обязанность по его ведению и отменена Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 №771, но мы его ведем у себя добровольно).

И наконец по прибытию из командировки ген.директор предоставляет авансовый отчет по командировке и подтверждающие документы (п. 26 Положения № 749).

Делопроизводство

Как оформить командировку руководителя?

Порядок оформления командировки в 2018 году актуален в связи с отменой в 2018 году командировочных удостоверений. Для оформления командировки также не используются отчеты о выполненной работе и служебные задания.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Рассмотрим, как правильно оформить служебную командировку руководителя с применением нового законодательства.

Нормативная база

Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.

Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.

Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, порядок оформления – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.

Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.

Служебные цели отражены в действующем Постановлении Правительства РФ № 749.

Цель служебной командировки генерального директора – это выполнение служебных обязанностей в соответствии со своей должностью для улучшения работы организации.

Документальным основанием поездки выступает распоряжение руководителя в виде оформленной служебной записки.

Примерами целей командировки директора за границу и в пределах страны могут быть:

  • старт нового проекта, проведение переговоров с подрядчиками и другими контрагентами, заключение с ними долгосрочных соглашений о сотрудничестве;
  • проведение ревизионной проверки филиала при выявлении серьезных нарушений в ходе проверок контролирующих государственных органов у подразделений предприятия, находящихся в другом городе или регионе. Для этого необходимо присутствие руководителя по урегулированию всех спорных вопросов;
  • поиск новых возможностей для развития бизнеса, проведение встреч с потенциальными партнерами предприятия, создание и реализация новых бизнес-проектов;
  • открытие новых структурных подразделений, отделений или филиалов в других городах и странах.

Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в приказе на командировку.

Оформление командировки руководителя (директора) в 2018 году

Правила и требования

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.

Служебная командировка отвечает условиям:

  • осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
  • поручение не связано с постоянным рабочим местом;
  • поездка ограничена временными рамками;
  • сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.

Сколько дней может длиться поездка?

Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.

Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен. Поэтому поездка может оформляться на любой период, необходимый для исполнения служебного поручения.

При командировке за сотрудником сохраняется постоянное место работы и основные трудовые функции. Следовательно, срок поездки должен четко устанавливаться.

В подобных ситуациях говорится о «разумных» сроках, хотя, это понятие относительное.

Про обозначение командировки в табеле учета рабочего времени читайте здесь.

Оформление замены

Обязанностью руководителя является подписание трудовых договоров с работниками, приказов об увольнении, привлечение работников к дисциплинарной ответственности и другие. Эти полномочия могут быть временно или на постоянной основе переданы иному лицу.

Делегируя свои полномочия, руководитель передает работнику дополнительные новые обязанности, которые нужно согласовать с ним. Новые обязанности нужно предусмотреть в трудовом договоре.

Передачу права подписи необходимо закрепить доверенностью (ст. 185 ТК РФ).

Она оформляется на период не более 3 лет, однако при командировке руководителя сроки устанавливаются минимальные.

В доверенности можно прописать ограничение периода ее действия. Нотариальное заверение не обязательно.

Согласно ст. 185 ГК РФ доверенность оформляется для представительства работодателя перед третьими лицами. В документе указываются все действия, которые будет выполнять представитель работодателя.

Если необходимо передать полномочия руководителя на время его командировки, кроме приказа о возложении обязанностей на сотрудника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с ним с условиями выполнения дополнительной работы и ее оплаты.

Также обязательно получение письменного согласия сотрудника.

После этого издается приказ по личному составу о поручении дополнительных задач.

Помимо этого рекомендуется оформить приказ по основной деятельности о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

Пример доверенности:

Пример составления доверенности

Пример приказа о передаче полномочий:

Пример приказа

Пример дополнительного соглашения:

Допсоглашение к трудовому договору

Документы, которыми в 2018 году оформляют командировки, зависят от вида транспорта, на котором руководитель совершил поездку.

Фактический период пребывания в поездке устанавливается:

  • при использовании любого вида транспорта при отсутствии проездных документов – на основании служебной записки;
  • в других случаях – на основании проездных документов.

Руководитель на протяжении 3-х рабочих дней после возвращения из поездки представляет авансовый отчет о потраченных средствах с подтверждающими документами:

  • расходов, связанных с поездкой (оплата жилья, проезда и т.п.);
  • использования транспорта (счета, чеки, квитанции, путевой лист и другие);
  • служебной записки о периоде поездки.

Основанием для командировки руководителя является решение работодателя.

Для его оформления составляется приказ о направлении в поездку. Обязательная форма для него не предусмотрена, поэтому ее можно разработать самостоятельно или применить унифицированную форму Т-9 или Т-9а.

Цель указывается в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по вышеуказанной форме, а также в произвольном варианте.

Такое правило рекомендуется выполнять согласно Постановлению № 749. Главным является наличие служебной записки и согласия работника поехать в командировку, подтвержденное заявлением.

Количество экземпляров не установлено нормативными документами, поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.

Служебная записка

Согласно новому законодательству, служебная записка руководителя о направлении в командировку составляется вместо служебного задания, командировочного удостоверения, отчета о выполнении работы. На основании служебной записки оформляется приказ.

Рассмотрим, как правильно оформить служебную записку:

  • В верхнем правом углу документа указывается должность, фамилия и инициалы вышестоящего руководителя.
  • В центре пишется заголовок документа «Служебная записка».
  • Под заголовком пишется обращение с просьбой направить работника в служебную командировку. Указывается цель поездки, период выполнения служебных задач.
  • Под текстом ставится дата и подпись составителя служебной записки. В тексте можно отразить ожидаемые финансовые затраты, специфику поездки.

В служебную записку рекомендуется внести не только дату, но и время начала и завершения командировки.

Это необходимо для корректного расчета суммы суточных.

Пример служебной записки:

Пример составления служебной (докладной) записки

Оплата и возмещение расходов

Согласно трудовому законодательству командированному сотруднику возмещаются затраты:

  • на проезд;
  • на аренду жилья;
  • суточные расходы на проживание;
  • другие расходы по согласованию с работодателем.

Порядок и размер их возмещения установлен в локальных нормативных документах работодателя или коллективном договоре.

Авансовый отчет

После возвращения из поездки руководитель обязан оформить авансовый отчет о расходах в служебной поездке в срок 3 рабочих дня с приложением всех подтверждающих документов.

По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы.

Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства.

В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства. Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем.

Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете.

Питание и проживание, суточные

Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или за границу.

Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.

Каковы последствия отказа от командировки? Смотрите тут.

Как оформить продление служебной командировки? Информация — здесь.

Если проезд осуществлялся на личном автомобиле

При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:

  • маршрутный лист;
  • оплаченные счета, чеки, квитанции;
  • документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.

Нюансы для руководителей бюджетных учреждений

При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.

В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие). В приказе о направлении руководителя в поездку указывается определенный источник поступления денежных средств, за счет которых оплачиваются командировочные расходы.

Для многих бюджетных учреждений свойственно совмещение должностей их штатными сотрудниками. Поэтому руководитель направляется в поездку не только по месту основной работы, но и по месту совместительства.

На время отсутствия руководителя бюджетного учреждения в служебной командировке требуется документально оформить передачу его функций другому сотруднику на период поездки.

Это осуществляется путем издания приказа о возложении обязанностей.

Таким образом, при направлении руководителя в служебную командировку нужно оформить приказ.

После возвращения из служебной поездки нужно представить документы:

  • служебная записка;
  • документы, подтверждающие расходы (их перечень зависит от выбранного транспорта);
  • авансовый отчет.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Командировка директора

В командировки отправляются не только сотрудники компании, но и ее директора. В каждом из этих случаев нужно правильно подготовить документы.

Из этой статьи вы узнаете о том:

  • каков порядок оформления командировки директора;
  • какие нужны документы для оформления командировки директора;
  • кто подписывает приказ на командировку директора.

Деятельность главы компании, в отличие от трудовой деятельности обычного сотрудника, регулируется не только положениями трудового, но и гражданского законодательства. Это оказывает определенное влияние на порядок оформления командировки и требуемые документы.

Порядок оформления командировки директора

В сто шестьдесят шестой статье ТК РФ детально раскрыто понятие служебной командировки, которое подразумевает поездку работника по поручению работодателя с целью выполнения поручения вне места постоянной работы. Гендиректор, при условии, что он не является одновременно и учредителем компании, не является работодателем. По сути, он точно такой же работник, но является представителем работодателя в отношениях с другими сотрудниками.

При оформлении командировки гендиректора применяются те же самые формы, что и при направлении в командировку любых других сотрудников. Как известно, все эти документы должны быть подписаны главой компании. Но, в случае командировки директора, он сам себя командирует и сам подписывает документы.

Как и в случае с любыми другими сотрудниками, для осуществления поездки директор получает аванс. По возвращению из командировки он должен будет предъявить в бухгалтерию отчет по форме № АО-1, которая утверждена Госкомстатом первого августа 2001-го года.

Важным отличием от рабочей поездки обычного сотрудника является то, что когда командируется директор, кто-то должен взять управление фирмой в свои руки во время его отсутствия. Чаще всего, управление фирмой на себя берет заместитель гендиректора. В тех случаях, когда его нет, обязанности может выполнить другой сотрудник, на усмотрение гендиректора.

Документы для оформления командировки директора

Самым главным документом при оформлении командировки руководителя является служебное задание (форма № Т-10а). Именно данный документ является основанием для того, чтоб выписывать командировочные удостоверения, а так же приказ. Без задания просто невозможно сделать приказ действительным. Его оформлению нужно уделить особое внимание, так как от правильности выполнения данной процедуры напрямую зависит, будут ли правильно поданы документы в налоговую базу компании.

В оформлении командировки директора участвую такие базовые документы как:

  • Форма № Т-10а (служебное задание), которое подразумевает направление начальника в командировку и отчет о работе.
  • Форма № Т-9, это приказ на отбытие директора по служебному заданию.
  • Форма № Т-10, командировочное удостоверение, которое является доказательством того, что директор направлен по служебному заданию в другое место для осуществления трудовой деятельности.

Нужно помнить о том, что учет и координация всей первички осуществляется на базе Постановления № 1 от пятого января 2004-го года от Госкомстата РФ. В данном постановлении указаны абсолютно все важные детали, включая сроки составления приказа. А от последнего напрямую зависит количество командировочных дней, расходы и т.д. Если приказ будет оформлен позже, чем нужно, то бухгалтерией засчитается меньшее количество дней в командировке, само собой, сумма расходов в базе налогов будет меньшей, чем фактическая, поэтому нужно учитывать все такие детали.

Кроме того, приказ не только учреждает трудовую деятельность на должности генерального директора, но еще и координирует учет кадров в документообороте.

Кто подписывает приказ на командировку директора?

Если глава компании не передавал право подписи другому сотруднику, то приказ о своей командировке он будет подписывать сам. Кроме того, он должен подписать свое удостоверение на командировку и служебное задание. Такой алгоритм действий полностью подтверждается письмом Роструда № 1143-ТЗ от одиннадцатого марта 2009-го года. В тексте указано, что руководитель имеет право подписывать любые приказы, даже если они касаются его самого.

При этом нужно помнить о том, что право подписи можно передать другому человеку. Выбор последнего напрямую зависит от решения самого директора, то есть этим человеком может быть вовсе не зам, а любой сотрудник, которому доверяет директор.

Но в подавляющем большинстве случаев главы компании выбирают на роль замены именно тех, кто является такими согласно уставной документации. В соответствии с третьим пунктом пятьдесят третьей статьи ГК РФ, где речь идет о праве выступать от имени компании тем лицам, которые определены законом или учредительными документами.

Заявление на отпуск от директора

Работники ходят в отпуск согласно графика отпусков. ст. 123 ТК РФ. Отпуск директора должен быть включен в график отпусков, как и отпуск других работников. В этом случае заявление об отпуске не требуется, а руководитель должен быть извещен под роспись о начале его отпуска не менее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ).

Но если директор не включен в ГО, то необходимо написать заявление о предоставлении отпуска.
В данном случае директору необходимо написать заявление на председателя совета директоров, а приказ подписывает директор сам себе.

Все зависит от того, единственный директор-учредитель или нет. Если не единственный, и в Уставе прописано, что он должен согласовывать свой отпуск с учредителями, то заявление о предоставлении отпуска пишется на имя председателя общего собрания или собранию в целом. Оформляется протокол общего собрания о предоставлении отпуска.

Если в Уставе это не оговорено или директор-учредитель в единственном числе, то он сам издает приказ:

Убываю в ежегодный отпуск отпуск сроком на___календарных дня с___по___.

На время моего отсутствия возложить временно исполнение обязанностей директора с___по___на______с правом подписи документов на_______ с доплатой в размере___.

Если замещающий работник будут еще и договора подписывать, то лучше сделать нотариальную доверенность на право подписи документов на того человека, который будет замещать директора.

Заявление от директора самому себе не нужно.

В обоих случаях издается приказ по форме Т-6.

Если отпуск директору предоставляется на основании решения общего собрания, то приказ может подписать председатель общего собрания или другое уполномоченное на это лицо. Если же решение об уходе в отпуск руководитель принял самостоятельно, то он сам и подписывает приказ, и, кроме того, ставит свою подпись в строке ознакомления. А известить директора о предоставлении отпуска за 2 недели может и кадровик.

Цитата: Начальство уходит в отпуск (Оформляем временную передачу полномочий главбуха и директора правильно)

Руководитель и главный бухгалтер — наиболее значимые люди в любой организации. Ведь именно они ответственны за правильное документальное оформление «хозяйственной жизни» фирмы. В частности, расчетные документы без подписи главбуха сотрудники организации и банка вообще не должны принимать к исполнению .

Но все мы, включая и руководителя с главным бухгалтером, нуждаемся в отдыхе. И возникает вопрос, кто будет расписываться на всех документах и исполнять другие обязанности директора и главбуха на время их отпуска. Не секрет, что во многих организациях в документах перед должностями руководителя и главного бухгалтера в период их отсутствия появляется дополнение «и.о.» или «вр.и.о.». Все мы знаем, что это означает: исполнение обязанностей или временное исполнение обязанностей работника. Но таких должностей, как и.о. руководителя или вр.и.о. главного бухгалтера, в трудовом законодательстве просто нет. Вы спросите: «Как же тогда все правильно оформить?». Здесь возможны три варианта.

ВАРИАНТ 1. Передаем полномочия заместителю

Если у вас в штате есть должности заместителя руководителя и заместителя главного бухгалтера, то все просто . Они замещают руководство, например, во время отпуска, командировки, болезни и т.п. Причем это фиксируется в трудовом договоре с заместителем руководителя и заместителем главбуха изначально при его заключении. Также это может быть прописано и в должностных инструкциях заместителей. Тогда полномочия руководителя (главбуха) переходят к замам автоматически, ничего дополнительно делать не нужно.

А вот если у руководителя несколько замов по разным вопросам (например, зам по кадрам, зам по договорной работе, зам по финансам и т.п.), а исполнять обязанности будет один, то в этом случае надо издать приказ об этом.

Обычно заместители не получают доплату за время исполнения обязанностей руководства, поскольку такая замена уже учтена при установлении им окладов.

На всех документах, которые будет подписывать зам, должны стоять должность «заместитель руководителя (главного бухгалтера)», его фамилия, инициалы имени и отчества и подпись.

ВАРИАНТ 2. Передачу полномочий другому лицу оформляем как совмещение

Если же у вас в штате нет заместителей (или эти должности пока вакантны), то на время отпуска исполняющим обязанности руководителя или главного бухгалтера можно назначить другого работника. Например, вместо главбуха — ведущего бухгалтера, а вместо генерального директора — коммерческого директора или старшего менеджера.

В этом случае передачу полномочий правильнее оформить как совмещение профессий (должностей) (не путать с совместительством, см. ниже). То есть сотрудник наряду со своей основной работой выполняет еще и дополнительную — работу руководства. И за это совмещающему свою и чужую работу сотруднику положена доплата, которая зависит от объема дополнительной работы. Ее размер устанавливает руководитель по соглашению с работником . Это может быть фиксированная сумма, разница в окладах или процент от оклада по основной работе. Совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом.

В приказе о совмещении должностей руководителю надо указать :

— содержание и объем дополнительной работы (то есть какие конкретно полномочия (обязанности) работник должен исполнять);

— срок выполнения обязанностей временно отсутствующего работника;

— конкретный размер доплаты;

— передается ли работнику право подписи финансовых документов вместо руководителя (главного бухгалтера).

Сходный приказ надо составить и на временное исполнение обязанностей руководителя.

Учтите, что когда работник, совмещающий свои обязанности и обязанности руководителя или главного бухгалтера, подписывает документы, то он не имеет права просто ставить свою подпись напротив фамилии и инициалов имени и отчества руководства. Обычно делают так. Под реквизитом «Руководитель организации» или «Главный бухгалтер организации» такой работник дополнительно пишет «За руководителя организации» или «За главного бухгалтера» и указывает свои фамилию и инициалы имени и отчества, должность, а также номер и дату приказа, которым он назначен временно исполняющим обязанности.

Примечание. Оформлять временное исполнение обязанностей руководства как внутреннее совместительство , конечно, можно. Но это очень неудобно. Ведь работа по совместительству предполагает, что в течение рабочего дня сотрудник исполняет свою основную работу . И только потом, в свободное от основной работы время, выполняет работу по совместительству.

В этом случае обязательно надо составить отдельный трудовой договор . К тому же работа по совместительству не может превышать половину нормы рабочего времени за учетный период (например, месяц) . И тогда может получиться, что, например, старший менеджер в течение рабочего дня (8 часов) будет выполнять свою основную работу, а после его окончания (с 18.00 до 22.00 часов) — работу руководства.

ВАРИАНТ 3. Передачу полномочий другому лицу оформляем как временный перевод на другую работу

Сразу скажем, что использовать временный перевод как вариант передачи другому сотруднику полномочий руководителя не стоит. Дело в том, что в этом случае вам придется собрать всех участников (акционеров), поскольку руководитель организации избирается общим собранием участников (акционеров) общества . Как вы понимаете, сделать это не всегда просто. К тому же не факт, что участники (акционеры) одобрят кандидатуру нового руководителя. Но даже если все это случится, вам придется подавать сведения о новом руководителе в ИФНС, чтобы налоговики занесли их в ЕГРЮЛ . Согласитесь, довольно муторная процедура.

А на должность главного бухгалтера временно перевести другого работника можно. Но опять же, делать это имеет смысл, только если вы знаете, что главбуха не будет долго, например 2 месяца и больше. Ведь в этом случае замещающий сотрудник полностью освобождается от своей основной работы и выполняет только работу главбуха. Соответственно, и получает он такую же зарплату, как и главбух (а не свою) . При временном переводе сотрудника на должность главбуха руководитель должен составить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ.

Имейте в виду, что после временного перевода работник при подписании документов будет указывать должность «главный бухгалтер», но ставить свою фамилию, инициалы имени и отчества и подпись.

Но вы должны понимать, что, полностью освобождая замещающего сотрудника от его основной работы, вы «оголяете» его участок работы. И вам придется искать другого человека, который бы выполнял работу этого сотрудника.

Учтите: если планируется, что временно переведенный на должность главного бухгалтера сотрудник будет лично получать из налоговой инспекции документы (а такая ситуация может возникнуть в любой момент), то придется направить в ИФНС письмо в произвольной форме с сообщением о временной смене главного бухгалтера и копию приказа об этом .

Так что если руководитель или главный бухгалтер уходят в обычный отпуск всего на 2 — 3 недели, оформлять на замещающего работника временный перевод просто нерационально. Это создаст вам только лишние и ненужные проблемы.

Оформляем доверенность на руководителя

Поскольку действовать от имени общества без доверенности может только директор, то на работника, временно исполняющего обязанности руководителя, помимо приказа, нужно обязательно оформить еще и доверенность . Иначе замещающий руководителя сотрудник не сможет представлять интересы фирмы в налоговой инспекции, во внебюджетных фондах, заключать договоры, совершать сделки и т.п.

Если не хотите наделять замещающего сотрудника всеми полномочиями руководителя, то пропишите в доверенности их закрытый перечень, а также срок действия полномочий.

Оформляем временные банковские карточки

Обычно право первой подписи на банковских документах (платежных поручениях, чеках) принадлежит руководителю, а второй — главному бухгалтеру организации . Дополнительно правом первой или второй подписи могут быть наделены одновременно несколько сотрудников организации .

Если замещающим руководителя и главного бухгалтера работникам вы хотите предоставить право подписи банковских документов на неопределенный (длительный) срок, то вам надо будет заново оформить банковские карточки. В них, помимо образцов подписей руководителя и главбуха, нужно зафиксировать и образцы подписей замещающих лиц. Только тогда они смогут подписывать платежные поручения и чеки .

Конечно, право первой или второй подписи замещающим лицам вы можете предоставить и временно. Тогда к уже имеющейся карточке надо оформить в банке временные карточки с образцами их подписей .

Если у вас в организации стоит система «Клиент-банк», то оформлять банковские карточки не придется. Замещающим руководство сотрудникам надо будет просто передать ключи ЭЦП руководителя и главного бухгалтера для подписи электронных документов в системе «Клиент-банк». Это также надо указать в приказе о передаче полномочий руководителя и главбуха на время отпуска.

Кроме того, помните вот о чем. Обычно главбух уходит в отпуск только после сдачи квартальной отчетности в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. Но в жизни бывает всякое. Если вы сдаете отчетность через Интернет, случается, что налоговики просят продублировать уже сданную отчетность. Поэтому на всякий случай передайте замещающему главного бухгалтера сотруднику присвоенный организации сертификат электронной цифровой подписи, с помощью которого вы посылаете отчеты в налоговую инспекцию, ПФР и ФСС через Интернет. Об этом тоже нужно упомянуть в приказе о передаче полномочий главбуха на время отпуска.

Как видим, есть вполне надежные способы передачи полномочий отсутствующего руководства. И нет никакой необходимости оставлять на чистых листах бумаги свои подписи и давать недобросовестным работникам повод этим воспользоваться.

И еще один совет: перед уходом в отпуск набросайте памятку временно исполняющему ваши обязанности работнику со сроками уплаты налогов, сдачи отчетности, платежей по текущим договорам, запишите телефоны клиентов, партнеров и заказчиков, которые могут пригодиться.
журнал «Главная книга» 2010, N 11 Шаронова Е А. Автор журнала «Главная книга»