Заявка на расходование денежных средств

Оформление заявок на расходование денежных средств

Для регистрации намерений по расходованию денежных средств предусмотрен документ Заявка на расходование денежных средств. Характер и назначение планируемого списания денежных средств определяются предопределенными видами операций документа.

Заявки на расходование денежных средств позволяют отразить планируемый вид расхода денежных средств:

  • Выдача денежных средств подотчетному лицу;
  • Перечисление денежных средств поставщику;
  • Возврат денежных средств клиенту;
  • Оплата по кредиту;
  • Таможенный платеж;
  • Оплата в другую организацию;
  • Прочие расходы денежных средств и др.

В заявке можно указать планируемый вид оплаты расхода денежных средств (наличная, безналичная).

Использование заявок на расходование ДС позволяет выполнить следующие задачи:

  • отразить потребность на денежные средства со стороны подразделений предприятия;
  • спланировать расход денежных средств, сформировать платежный календарь;
  • предотвратить несогласованные выплаты денег;
  • проконтролировать объем допустимых к расходу денежных средств.

Управление заявкой осуществляется при помощи соответствующих статусов документа.

Формирование заявок на расходование денежных средств (часть 1)

Документ «Заявка на расходование денежных средств» предназначена для планирования и согласования платежей.
Документ «Заявка на расходование ДС» можно создать, перейдя в раздел «Казначейство» — «Планирование и контроль денежных средств» — «Заявки на расходование ДС» — Создать.
Документ «Заявка на расходование ДС» имеет несколько видов операции, которые выбирается при создании. Каждый вид заявки предназначен для отражения разнообразных хозяйственных операций, каждая из которых будет описана в данной инструкции.
Созданные документы «Заявка на расходование ДС» собираются и согласовываются с помощью документа «Реестр платежей». После согласования, на основании заявок автоматически создаются документы «Списание безналичных ДС», которые выгружаются в банк-клиент для оплаты банком.
Далее приведены примеры оформления документов «Заявка на расходование ДС» для каждого вида операции.

Оплата поставщику
Для оформления операций оплаты поставщику предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» — «Оплата поставщику».
В новом документе «Заявка на расходование ДС» отмечены красным поля, которые являются обязательными к заполнению для проведения документа. Документ создается в статусе «Не согласована», статус меняется в процессе согласования реестра платежей автоматически. Приоритет заявки при создании автоматически устанавливается «Средний».

Рисунок 1. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Оплата поставщику» (не заполненная)
Реквизиты документа «Заявка на расходование ДС» необходимо заполнить следующим образом:
Вкладка Основное
Номер – формируется автоматически при проведении, вручную не устанавливается.
Дата – при создании устанавливается текущая дата.
Организация – необходимо выбрать из предложенного списка организаций, с помощью кнопки , либо путем ввода наименования в поле будет предложено для выбора требуемое значение.
Подразделение – из справочника «Структура предприятия» необходимо выбрать подразделение, по которому должен произойти платеж.
Заявитель – по умолчанию указывается текущий пользователь системы, создающий заявку.
Планирование – по умолчанию устанавливается «В валюте платежа» не подлежит изменению.
Сумма – указывается сумма требуемого платежа.
Валюта – указывается валюта требуемого платежа.
Операция – отражается выбранный при создании вид операции документа «Заявка на расходование ДС»
Дата платежа – указывается дата, на которую необходимо запланировать платеж поставщику.
Форма оплаты – по умолчанию устанавливается «В любой форме» не подлежит изменению.
Получатель – указывается поставщик из справочника «Контрагенты», которому необходимо произвести оплату.
Счет получателя – при выборе «Получателя» автоматически устанавливается счет получателя, при необходимости, если на предоставленном поставщиком «Счете на оплату» указан иной счет, необходимо из справочника «Банковские счета» выбрать требуемый.
Сверх лимита – если в системе осуществляется ведение системы лимитирования расхода денежных средств в разрезе филиалов и статей движения денежных средств, соответственно если сумма осуществляемого платежа не была ранее включена в лимит, при проведении документа пользователь получит сообщение об ошибке и заявка не проведется.


Рисунок 2. Пример ошибки при проведении заявки, по которой не был запланирован лимит.
Для проведения заявки сверх лимита, необходимо установить флаг «Сверх лимита»
Перечисление в бюджет – данный флаг устанавливается, если платеж является перечислением в бюджет. Установка флага позволяет ввести требуемые для платежей в бюджет значения КБК, ОКТМО и т.п.


Рисунок 3. Пример установки флага «Перечисление в бюджет».
УИП – уникальный идентификатор платежа, указывается только в том случае если это предусмотрено договором с получателем платежа.
Назначение платежа — в программе предусмотрено несколько вариантов автозаполнения назначения платежа по кнопке «Вставить».

Рисунок 4. Варианты автозаполнения поля «Назначение платежа».
Список документов, в т.ч. НДС — отразит информацию об объектах расчетов с вкладки «расшифровка платежа»

В т.ч НДС (18%) (на всю сумму), В т.ч. НДС (10%) (на всю сумму), Без налога (НДС) — к введенному тексту добавят информацию о НДС.

Текст из банковского счета получателя — вставит текст, указанный в поле «Текст назначения платежа» из карточки р/с контрагента.

Рисунок 5. Пример заполнения вкладки «Основное».

Вкладка Расшифровка платежа
На вкладке «Расшифровка платежа» указывается подробная информация о платеже и взаиморасчетах с получателем платежа.
Платеж можно ввести списком, т.е. распределить по нескольким объектам расчета, либо без разбиения при этом есть возможность выбрать только один объект расчетов.
Платеж за счет средств ГОЗ – флаг устанавливается только если платеж происходит в рамках оборонного гоззаказа, в иных случаях флаг не устанавливается.
Объект расчетов – в качестве объекта расчетов можно указать «Договор с контрагентом» (при данном виде операции документа заявка при выборе доступны договоры с типом взаимоотношений «С поставщиком/исполнителем») или согласованный документ «Заказ поставщику».
Поставщик – поле заполняется автоматически при выборе объекта расчетов. Устанавливается элемент справочника «Партнеры», указанный в соответствующем поле объекта расчетов.
Сумма взаиморасчетов – устанавливается автоматически при проведении документа.
Валюта – устанавливается автоматически при выборе объекта расчетов.
Статья ДДС – указывается статья движения денежных средств, соответствующая типу платежа.
Комментарий – при необходимости указывается комментарий к расшифровке платежа.

Рисунок 6. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
Вкладка Распределение по счетам
На вкладке «Распределение по счетам» указывается банковский счет организации, с которого необходимо произвести списание денежных средств. Сумма и дата платежа устанавливается автоматически по данным указанным на вкладке «Основное».

Рисунок 7. Пример заполнения вкладки «Распределение по счетам».
После прохождения всех этапов согласования, документу «Заявка на расходование ДС» будет присвоен статус «К оплате» и автоматически создан документ «Списание безналичных ДС».

Рисунок 8. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Оплата поставщику».

Возврат оплаты клиенту
Для оформления операций возврата оплаты клиентам предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» — «Возврат оплаты клиенту».
Состав реквизитов документа «Заявка на расходование ДС» с данным видом операции идентичен составу реквизитов при оплате поставщику, различие только в виде контрагента и объекте расчетов.

Рисунок 9. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Возврат оплаты клиенту»
Получатель – указывается клиент из справочника «Контрагенты», которому необходимо произвести оплату.
Объект расчетов – в качестве объекта расчетов можно указать «Договор с контрагентом» (при данном виде операции документа заявка при выборе доступны договоры с типом взаимоотношений «С покупателем/заказчиком») или согласованный документ «Заказ клиента».
Покупатель – поле заполняется автоматически при выборе объекта расчетов. Устанавливается элемент справочника «Партнеры», указанный в соответствующем поле объекта расчетов.

Рисунок 10. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
После прохождения всех этапов согласования, документу «Заявка на расходование ДС» будет присвоен статус «К оплате» и автоматически создан документ «Списание безналичных ДС».


Рисунок 11. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Возврат оплаты клиенту».

Выдача подотчетнику
Для оформления операций выдачи денежных средств подотчет на банковский счет подотчетного лица предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» — «Выдача подотчетнику».

Рисунок 12. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Выдача подотчетнику»
Подотчетное лицо – указывается сотрудник из справочника «Физические лица», которому необходимо произвести перечисление денег подотчет.
Отчитаться – из предложенного перечня периодов необходимо указать период, до которого подотчетнику требуется отчитаться по полученной сумме.

Рисунок 13. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
После прохождения всех этапов согласования, документу «Заявка на расходование ДС» будет присвоен статус «К оплате» и автоматически создан документ «Списание безналичных ДС».


Рисунок 14. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Выдача подотчетнику».

Управление денежными средствами в ПП «1С: Управление производственным предприятием» 1.3 (релиз 1.3.45.1)

Во второй части статьи рассмотрим принцип создания «Заявок на расходование денежных средств», прохождения её по маршруту согласования и выдачу денежных средств по созданной заявке.
Рассмотрим на примере:

    1. Бухгалтер по закупкам формирует заявку на расходование денежных средств, для того чтобы осуществить предоплату поставщику ИП Добронравов за поставку материалов;
    2. Финансовый директор должен рассмотреть и утвердить заявку;
    3. Бухгалтер по закупкам на основании утверждённой заявки формирует расходный кассовый ордер (без отметки «Оплачено», но с отметкой «Отразить в оперативном учёте»);
    4. Старший кассир, проверив расходный кассовый ордер, выдаёт денежные средства (и проставляет в документе отметку «Оплачено»);
    5. Бухгалтер кассовых операций проверяет расходный кассовый ордер, (устанавливает галочку отражения в БУ и НУ, чтобы сформировались проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту).

Для удобства отражения операций переключим интерфейс на «Управление денежными средствами».
Перед началом работы с заявками на расходование денежных средств требуется ввести всю справочную информацию. Первое, что требуется заполнить, это регистр сведений «Настройки согласования заявок на расходование денежных средств». В «Настройке согласования заявок» указываются организации, для которых применяется данный механизм, и дата начала использования механизма согласования. Эта настройка нужна для того, чтобы программа смогла определить, что у организации ООО «СтройТорг» с 01.01.2013 года будет применяться механизм согласования заявок на расходования денежных средств.

Также требуется произвести настройку маршрутов согласования (рис. 2). Данная настройка указывается в регистре сведений «Настройки начала маршрутов согласования»: определяется соответствие маршрутов согласования — подразделениям. В маршруте согласования (справочник «Маршруты согласования») указывается этап и перечень согласующих лиц на данном этапе. В нашем примере, созданная заявка сначала должна будет пройти один этап согласования у финансового директора.

Также нужно настроить регистр сведений «Настройка согласования заявок на расходование денежных средств» (рис. 1) и определить этапы (маршрут) согласования заявок (рис. 2)

1С клуб: форум, скачать, обучение, консультации пользователям, помощь программистам

Категории Посмотреть все →

  • 1С:Предприятие 8 Управление торговлей 11
    • 9 Прочее
    • Управление торговлей
    • 3 Нормативно-справочная информация
    • Маркетинг
    • Мониторинг целевых показателей
    • 4 Администрирование
    • 7 Стандартные подсистемы
    • 2 Продажи
    • Регламентированный учет
    • Закупки и склад
    • 3 Склад
    • 3 Электронные документы
    • Запасы и закупки
    • Органайзер
    • Взаимодействия
    • Настройки
    • Интеграция с 1С:Документооборотом
  • 1С:Предприятие 8 Бухгалтерия предприятия 3.0
    • 4 Прочее
    • Банк и касса
    • Подсистемы регламентированного учета
    • 1 Администрирование
    • 3 Стандартные подсистемы
    • Зарплата/Кадры подсистемы
    • Сотрудники и зарплата
    • 3 Регламентированная отчетность
    • Основные средства и НМА
    • Справочники и настройки учета
    • Покупки и продажи
    • 1 Производство
    • Электронные документы
    • Номенклатура и склад
    • Учет, налоги, отчетность
    • Журналы
    • Бухгалтерия предприятия подсистемы
    • Перенос данных предыдущих версий
  • 1С:Предприятие 8 Розница 2
    • 10 Прочее
    • 2 Запасы и закупки
    • 4 Нормативно-справочная информация
    • 2 Настройка и администрирование
    • 8 Стандартные подсистемы
    • 2 Маркетинг
    • Финансы
    • Персонал
    • 3 Продажи
    • 4 Склад
    • 2 Органайзер
  • 1С:Предприятие 8 Зарплата и управление персоналом
    • 7 Прочее
    • 3 Универсальные механизмы
    • 2 Расчет зарплаты
    • 2 Управление персоналом
    • 6 Регламентированная отчетность
    • Подключаемое оборудование
    • 2 Подсистема получения аналитической информации
    • 6 Стандартные подсистемы
  • 1С:Предприятие 8 Бухгалтерия государственного учреждения 2.0
    • 1 Денежные средства
    • Учет гос. учреждений
    • 1 Нормативно-справочная информация
    • Услуги, работы, производство
    • Настройка и администрирование
    • 1 Стандартные подсистемы
    • 1 Регламентированная отчетность
    • Планирование и санкционирование
    • 1 Материальные запасы
    • Имущество казны
    • 1 Основные средства, НМА, НПА
    • Учет и отчетность
    • 1 Прочее
  • 1С:Предприятие 8 Зарплата и кадры бюджетного учреждения
    • 13 Прочее
    • 5 Универсальные механизмы
    • Бюджетный учет
    • 3 Расчет зарплаты
    • 3 Управление персоналом
    • 7 Регламентированная отчетность
    • 2 Подключаемое оборудование
    • 3 Подсистема получения аналитической информации
    • 10 Стандартные подсистемы
  • 1С:Предприятие 8 1С:Подрядчик строительства 4.0. Управление финансами, редакция 2.0
    • 14 Прочее
    • 2 Банк
    • 2 Касса
    • 2 Расчеты с контрагентами
    • 2 НДФЛ индивидуального предпринимателя
    • 2 Дополнительные возможности
    • 2 Заработная плата
    • 2 Основные средства
    • 8 Регламентированная отчетность
    • 2 Кадры
    • 4 Производство
    • 2 Бюджетирование
    • Автотранспорт
    • 5 Склад
    • 2 Начало работы
    • 2 Спецодежда и спецоснастка
    • 6 Универсальные механизмы
    • 2 Нематериальные активы
    • 2 Налог на добавленную стоимость
    • 4 Электронные документы
    • 3 Расчеты с подотчетными лицами
    • 2 Торговля
    • 2 Упрощенная система налогообложения
    • Строительство
    • 2 Завершение периода
    • 2 Налог на прибыль
    • 2 Стандартные отчеты
    • 2 Центр антикризисного управления
    • 11 Стандартные подсистемы
    • Советы
  • 1С:Предприятие 8 Бухгалтерия предприятия 2.0
    • 5 Регламентированная отчетность
    • 3 Производство
    • 2 Склад
    • Начало работы
    • Спецодежда и спецоснастка
    • 2 Универсальные механизмы
    • Нематериальные активы
    • 2 Электронные документы
    • 5 Стандартные подсистемы
    • 2 Расчеты с подотчетными лицами
    • Торговля
    • Налог на добавленную стоимость
    • Упрощенная система налогообложения
    • Завершение периода
    • Налог на прибыль
    • Стандартные отчеты
    • Центр антикризисного управления
    • 6 Прочее
    • Кадры
    • Расчеты с контрагентами
    • НДФЛ индивидуального предпринимателя
    • Дополнительные возможности
    • Заработная плата
  • 1С:Предприятие 8 Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия, редакция 2.0
    • 17 Прочее
    • 3 Банк
    • 3 Касса
    • 3 Расчеты с контрагентами
    • 3 НДФЛ индивидуального предпринимателя
    • 3 Дополнительные возможности
    • 3 Заработная плата
    • 3 Основные средства
    • 3 Кадры
    • 5 Производство
    • 6 Склад
    • 9 Регламентированная отчетность
    • 3 Начало работы
    • 3 Спецодежда и спецоснастка
    • 7 Универсальные механизмы
    • 3 Нематериальные активы
    • 5 Электронные документы
    • 14 Стандартные подсистемы
    • 6 Администрирование
    • 4 Расчеты с подотчетными лицами
    • 3 Торговля
    • 3 Налог на добавленную стоимость
    • 3 Упрощенная система налогообложения
    • 3 Завершение периода
    • Растениеводство
    • Животноводство
    • Вспомогательные производства
    • Торговля и склад
    • 3 Налог на прибыль
    • 3 Стандартные отчеты
    • 3 Центр антикризисного управления
  • 1С:Предприятие 8 Конвертация данных 2
    • Настройка правил обмена
    • Описание объектов метаданных конфигураций
    • Конвертация
    • Настройка правил регистрации
  • 1С:Предприятие 8 Консолидация
    • 8 Прочее
    • Бизнес-анализ
    • Централизованный контроль денежных средств и взаиморасчетов
    • Настройка модели отчетности
    • Общие справочники
    • Интеграция и управление НСИ
    • 4 Универсальные механизмы
    • Бюджетирование и корпоративная отчетность
    • Планирование и контроль
    • 3 Администрирование
  • 1С:Предприятие 8 Логистика.Управление складом 3
    • 15 Прочее
    • Основная логистика
    • Расчет услуг ответственного хранения
    • 12 Стандартные подсистемы
    • 5 Администрирование
    • 3 Подключаемое оборудование
    • Склад 3D
    • Отгрузка
    • 6 Нормативно-справочная информация
    • ТСД
    • Обмен данными
  • 1С:Предприятие 8 Логистика.Управление перевозками
    • 16 Прочее
    • Служебная
    • Управление нормативно-справочной информации
    • 13 Стандартные подсистемы
    • Обмен с УП
    • Управление заданиями на перевозку грузов
    • Управление ресурсами
    • Управление транспортировкой грузов
    • Управление потребностями в перевозке грузов
    • Получение аналитической отчетности
    • Визуализация информации на электронных картах
  • 1С:Предприятие 8 Рарус общепит 2
    • 18 Прочее
    • 4 Банк
    • 4 Касса
    • 4 Расчеты с контрагентами
    • 4 НДФЛ индивидуального предпринимателя
    • 4 Дополнительные возможности
    • 4 Заработная плата
    • 4 Основные средства
    • 4 Кадры
    • 6 Производство
    • 7 Склад
    • 10 Регламентированная отчетность
    • 4 Начало работы
    • 4 Спецодежда и спецоснастка
    • 8 Универсальные механизмы
    • 4 Нематериальные активы
    • 6 Электронные документы
    • 15 Стандартные подсистемы
    • Общепит подсистема
    • 5 Расчеты с подотчетными лицами
    • 4 Торговля
    • 4 Налог на добавленную стоимость
    • 4 Упрощенная система налогообложения
    • 4 Завершение периода
    • 4 Налог на прибыль
    • 4 Стандартные отчеты
    • 4 Центр антикризисного управления
  • 1С:Предприятие 8 Управление автотранспортом
    • 19 Прочее
    • Типовые конфигурации
    • Управление автотранспортом
    • Управление экспедированием
  • 1С:Предприятие 8 Документооборот ПРОФ
    • 12 Прочее
    • 5 Нормативно-справочная информация
    • 9 Стандартные подсистемы
    • 3 Настройка и администрирование
    • Документы и файлы
    • Интеграция
    • Учет рабочего времени
    • Совместная работа
    • Стандартные подсистемы документооборота
    • Управление процессами
  • Консультации по 1С 8
    • Общие вопросы по работе в 1С:Предприятие 8
  • 1С:Предприятие 8 Бухгалтерия для Украины
    • Банк
    • Касса
    • Покупка
    • Продажа
    • Основные средства
    • Отчеты
    • Средства предприятия
    • Налоги
    • Малоценка
    • НМА
    • ОС
    • Взаиморасчёты
    • Зарплата
    • Основная деятельность
    • Аналитическая информация
    • Отчётность предприятия
    • Регламентные операции
  • 1С:Предприятие 8 Управление торговлей для Украины
    • Налоги
    • Подотчетные лица
    • Ценообразование
    • Взаиморасчёты
    • Денежные средства
    • Закупки
    • Запасы
    • Затраты
    • Продажи
    • Розничная торговля
  • 1С:Предприятие 8 Управление производственным предприятием для Украины
    • Управление персоналом
    • Бюджетирование
    • Бухгалтерский учет
    • Расчет зарплаты
    • Управление данными об изделиях
    • Нормативно-справочная информация
    • Налоговый учет
    • Учет по международным стандартам
    • Универсальные механизмы
    • Заявки на расход денежных средств
    • Склад
    • Расширенная аналитика учета
    • Отложенное проведение документов
    • Администрирование
    • Стандартные подсистемы
    • Регламентированная отчетность
    • Подсистема получения аналитической информации
    • Производство
    • Управление взаиморасчетами
    • Заказы на производство
    • Управление денежными средствами
    • Оперативный учет производства
    • Управление оборудованием
    • Планирование производства
    • Расчеты с подотчетными лицами
    • Планирование производства по сменам
    • Бланки строгого учета
    • Затраты
    • Учет НМА
    • Давальческое сырье
    • Управление розничной торговлей
    • Оборудование
    • Серийные номера
    • Ремонты
    • Регламентные процедуры
    • Прочее
  • 1С:Предприятие 8 Библиотека подключаемого оборудования
    • 11 Прочее
    • Примеры работы с оборудованием
  • 1С CRM, редакция 2.0
    • 20 Прочее
    • Все объекты
    • Календарь и почта
    • 2 Обмен данными
    • Работа с клиентами
    • Бизнес-процессы
    • Ограничения доступа (CRM)
    • Управление проектами
    • Общие настройки
    • 16 Стандартные подсистемы
    • 3 Маркетинг
    • Работа с SMS
    • Методики
    • СофтФонПроф
  • 1С CRM КОРП, редакция 1.4
    • 21 Прочее
    • CRM
    • CRM Коммуникатор
    • 9 Универсальные механизмы
    • 2 Управление денежными средствами
    • Управление продажами
    • 2 Управление взаиморасчетами
    • 4 Подсистема получения аналитической информации
    • Работа с сообщениями
    • Лицензирование
  • 1С: Управление корпоративными финансами
    • 22 Прочее
    • 5 Банк
    • 5 Касса
    • 3 Бюджетирование
    • 5 Расчеты с контрагентами
    • 5 НДФЛ индивидуального предпринимателя
    • 2 Учет по международным стандартам
    • 5 Дополнительные возможности
    • 5 Основные средства
    • 5 Кадры
    • 7 Производство
    • 10 Универсальные механизмы
    • 8 Склад
    • 5 Начало работы
    • 5 Спецодежда и спецоснастка
    • 11 Регламентированная отчетность
    • 5 Нематериальные активы
    • 5 Налог на добавленную стоимость
    • 7 Электронные документы
    • 5 Заработная плата
    • 17 Стандартные подсистемы
    • 6 Расчеты с подотчетными лицами
    • 5 Торговля
    • 5 Упрощенная система налогообложения
    • 3 Управление денежными средствами
    • 5 Завершение периода
    • Управление договорами
    • 5 Налог на прибыль
    • 5 Стандартные отчеты
    • 5 Центр антикризисного управления
    • 2 Советы
  • 1С: Альфа-вто:Автосалон Автосервис Автозапчасти
    • 23 Прочее

Последние статьи

Описание работы с документом «Заявка на расходование денежных средств»

Документ «Заявка на расходование денежных средств» используется для регистрации решения о совершении наличного либо безналичного платежа (группы платежей) либо перемещения денег. Параметры документа и способ их применения зачастую подобны документам «Платежное поручение (исходящее)» и «Расходный кассовый ордер».

Реквизиты резервирования и размещения имеют возможность быть введены автоматом. Для этого в документе назначены флажки «Автоматизированное резервирование» и «Автоматизированное размещение».

Если данные флажки выставлены, то графу «Место размещения» допустимо заполнить автоматом при кликании на кнопку «Заполнить и провести».

Методику автоматизированного и ручного размещения допустимо объединять. При выставленных флажках «Автоматизированное резервирование» и «Автоматизированное размещение» допустимо руками определить случай размещения для части суммы заявки. В таком случае при кликании на кнопку «Заполнить и провести» произойдет автоматизированное размещение лишь по оставшейся сумме.

При выставленном виде операции «Оплата поставщику» либо «Возврат денег потребителю» выполняется редактирование оперативных расчетов с контрагентами.

На основе документа «Заявка на расходование денежных средств» имеют возможность быть заполнены банковские и кассовые платежные документы. У подобных документов реализован параметр «Заявка», который заносится при заполнении на основе либо имеет возможность быть занесен руками. Во время проведения платежных документов с заданной заявкой на расходование денежных средств контролируется соотношение суммы документа текущему остатку неисполненных платежей по этой заявке.

Имеется возможность при настройке добавочных прав запретить пользователю проводить платежные документы без определения заявки на расходование денежных средств.

Документ «Заявка на расходование денежных средств» имеет возможность также служить связующим звеном промеж подсистемой управления денежными средствами и подсистемой бюджетирования. Для этого, в заявке реализован блок параметров, аналогичных документу «Бюджетная операция» (сценарий планирования, статья оборотов, ЦФО, проект и т.д.). По заданным реквизитам, во время проведения заявки контролируется соотношение обобщенной суммы утвержденных к расходованию денежных средств заданным раньше ограничивающим значениям

Также в документе имеют возможность храниться ссылки на добавочную информацию, описывающие заявку (файлы, образцы документов).

Нюансы работы с заявками при применении алгоритма согласования заявок

Алгоритм согласования заявок используется опционально: для перечня предприятий.

При применении алгоритма согласования заявок появляются такие нюансы:

* Если в заявке не задана организация, данная заявка не участвует в согласовании

* Маршрут согласования заявки задается согласно с настройками зависимо от заданного в заявке Подразделения.

* Если заявка не прошла маршрут согласования (состояние заявки не «Утвержден»), на ее основе запрещено зарегистрировать платежный документ

* Если заявка начала проходить по маршруту согласования, отредактировать заявку имеет возможность
o Пользователь, на согласовании у которого в настоящий миг располагается заявка
o Пользователи, согласующие заявку на вышестоящих этапах согласования
Прочие пользователи отредактировать заявку не имеют возможность.

* Если заявка располагается в состоянии «Утвержден», она недоступна для редактирования

* Если заявка переходит в состояние «Отклонен», проведение заявки отменяется

* Текущее состояние заявок — в перечне заявок
o состояние показывается в обособленной колонке
o применяется группировка по состоянию заявки
o заявки выделяются цветом фона

— утвержденные — зеленым
o перечень заявок с их состоянием допустимо увидеть
— в управляемом приложении в перечне заявок (раздел «Заявки на расход денег»)

— в обыкновенном приложении (интерфейс «Управление денежными средствами», меню «Планирование — Заявки —
Состояние согласования заявок»)

Смотрите также: Согласование заявок

Нюансы работы с заявками в варианте управляемого приложения

В управляемом приложении поддерживаются лишь некоторые виды операций:

* иные расчеты с контрагентами

В управляемом приложении не поддерживается

* заполнение данных о размещении и резервировании денег по заявке
* определение разного значения валюты документа и валюты взаимных расчетов для вида операции «выдача подотчетнику»

Четыре задачи по внедрению системы контроля расходования денежных средств

Чтобы внедрить систему финансового контроля БДДС в момент формирования заявок на расходование средств, необходимо изучить взаимодействие финансового отдела с другими подразделениями, а также разработать единую нормативно-справочную информацию. Если нет возможности автоматизировать контроль денежных потоков через бюджет, то можно автоматизировать его через заявки на расходование денежных средств.

Используйте пошаговые руководства:

Ранее я возглавляла финансовое управление в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова». Это одно из крупнейших авиастроительных предприятий России со штатом около 7000 человек. Однако в компании полностью отсутствовали правила планирования расходования денежных средств, регламент составления документов на оплату, принципы их согласования. Подразделения предоставляли заявки на расходование денежных средств и бюджеты на месяц или квартал в виде служебных записок. При этом не было единого утвержденного перечня бюджетных статей и форм, а также центров финансовой ответственности. В результате возникали постоянные конфликты между финансовым отделом и другими подразделениями, сотрудники жаловались на то, что заявки потеряны, не оплачены своевременно, и как следствие не исполнялся заявленный бюджет.

Чтобы упорядочить платежи и обеспечить контроль над расходованием денежных средств, было решено реализовать блок «Казначейство» в рамках проекта по внедрению системы бюджетирования на базе существующих информационных систем «1С: УПП» и SyteLine. Для этого было решено четыре задачи.

Структурирование денежных потоков в целях контроля расходования денежных средств

В первую очередь была определена структура для построения бюджета движения денежных средств: разработаны статьи движения денежных средств и их приоритетность, формы реестра платежей и платежного календаря, а также заявок на расходование и поступление денежных средств.

Для удобства пользователей было решено привязать приоритет платежа к статьям движения денежных средств, и при этом ограничить выбор статей в зависимости от договора и ЦФО. Чтобы обеспечить единые и понятные всем подразделениям правила организации платежного процесса, в компании был разработан и внедрен регламент «Принципы и порядок осуществления расхода денежных средств». Этот документ содержит:

  • правила подготовки документов на поступление и расходование денежных средств;
  • принципы и порядок согласования и очередности прохождения документов на оплату;
  • алгоритм оперативного и текущего планирования платежей.

Важная задача регламента = обеспечить ограничение любых денежных расходов суммами, не превышающими величину соответствующих статей ДДС согласно утвержденному БДДС (годовому, квартальному или месячному) для каждого ЦФО.

Введение формирования заявок на расходование денежных средств

Когда у ответственного исполнителя возникает потребность в расходовании денежных средств независимо от формы оплаты (наличной или безналичной), он обязан сформировать заявку на платеж. Этот документ создается в электронном виде в двух системах: «1С: УПП» или SyteLine. Инициатор платежа должен заполнить в заявке все требуемые реквизиты. Далее документы на расходование средств выгружаются автоматически в информационную систему «1С: УПП» в статусе «Подготовлен» и там проводятся.

При проведении заявок автоматически контролируется остаток по статье ДДС на месяц (квартал, год) по каждому подразделению ( ЦФО-исполнителю и ЦФО-заказчику), проекту и договору. Если превышен лимит по одной из статей ДДС, указанных в документе на оплату, то он записывается в системе «1С: УПП», но не проводится. Одновременно выдается соответствующее информационное сообщение.

На практике может сложиться следующая ситуация: лимит по статье ДДС исчерпан, но заявка на расходование денежных средств имеет высокий приоритет и она не была предусмотрена бюджетом на текущий период. В этом случае документ проверяется на возможность корректировки за счет свободных средств по другой статье ДДС данного ЦФО либо изменения бюджета этого подразделения.

Если было принято решение об отмене платежа или контрагент не выполнил свои оплаченные обязательства (не поставил ТМЦ, не оказал услугу) по проведенной в системе «1С: УПП» заявке на расходование средств, то соответствующий документ должен быть закрыт в системе «1С: УПП» и обязательно в системе SyteLine.

Согласование заявки на расходование средств происходит следующим образом. Заявка распечатывается, к ней прикладываются необходимые для осуществления оплаты документы, и ее визируют должностные лица, участвующие в процессе согласования платежей. Все утвержденные заявки сдаются в финансовый отдел по реестру приема-передачина расходование средств, и им присваивается статус «Принят».

Разработка схемы формирования реестра платежей и заявка на расходование денежных средств

Ответственные сотрудники финансового отдела ежедневно формируют в системе «1С: УПП» предварительный реестр платежей по наличным и безналичным расчетам для планирования оплаты на следующий рабочий день. В реестр включаются все заявки, предоставленные в финансовый отдел до 12 часов текущего дня. При этом вторично осуществляется контроль остатка по статье ДДС на месяц (квартал, год) по каждому подразделению ( ЦФО-исполнителюи ЦФО-заказчику), проектам, договорам.

В случае превышения планового лимита в текущем месяце заявка на расходование средств не включается в реестр платежей. При этом в системе «1С: УПП» ей присваивается статус «Отклонен», и в течение одного рабочего дня документ возвращается под подпись инициатору платежа для принятия решения.

После формирования в системе «1С: УПП» предварительный реестр платежей распечатывается и согласовывается с начальником финансового управления, главным бухгалтером и заместителем генерального директора по экономике и коммерции. Утром в день проведения платежей предварительный реестр представляется на подпись генеральному директору. Если после утверждения реестра возникает необходимость изменить какие-то платежи, то ответственные сотрудники финансового отдела в системе «1С: УПП» в заявках на расходование средств изменяют «Дату расхода» и исключают их из реестра. После этого реестру платежей присваивается статус «Утвержден», при этом все заявки на расходование средств, включенные в реестр, автоматически получают аналогичный статус.

Создать и провести платежные документы (расходные кассовые ордера и платежные поручения) в системе «1С: УПП» возможно только на основании утвержденных генеральным директором заявок на расходование средств, за исключением входящих в оперативный реестр платежей.

Информирование о произведенных оплатах (заявках на расходование средств) осуществляется средствами системы «1С: УПП» такими отчетами, как:

  • Анализ реестра заявок на расходование средств;
  • Распределение платежей по статьям ДДС, заказам и источникам финансирования;
  • Распределение платежей по статьям ФП.

Отчеты формируются после внесения информации об оплате сотрудниками финансового отдела, в срок не позднее двух рабочих дней со дня осуществления платежа.

Все заявки на расходование средств, утвержденные бюджетом текущего месяца, но не оплаченные в данном периоде, подразделения-инициаторы включают в бюджет на следующий плановый месяц по согласованию с начальником финансового управления. Он в свою очередь в последний рабочий день текущего месяца во всех таких заявках меняет параметр «Дата расхода» на второй рабочий день следующего планового месяца.

Составление платежного календаря

В целях оперативного и текущего планирования движения денежных средств в системе «1С: УПП» формируется платежный календарь на основании таких электронных документов, как плановые поступления и заявки на расходование денежных средств.

Корректировка (балансировка) платежного календаря проводится ежедневно по результатам его анализа с учетом изменений в планах поступлений и выплат. В ходе данного мероприятия необходимо убедиться, что ежедневный итоговый остаток денежных средств на всех счетах и в кассах неотрицателен. В тех случаях, когда данная величина положительна, но на отдельных счетах или в кассе недостаточно средств для оплаты расходов, принимается решение о перемещении денег с других счетов. В зависимости от величины остатков принимаются меры по устранению дефицита или использованию свободных денежных средств компании:

  • в случае дефицита денежных средств необходимо изменить дату расхода на более позднюю в тех заявках, у которых дата оплаты (критическая) еще не наступила;
  • при наличии профицита, превышающего величину установленного резерва на непредвиденные расходы, в заявках с датой оплаты (планируемой) ранее установленного срока по согласованию с инициатором платежа меняют дату расхода на более раннюю;
  • если величина профицита денежных средств превышает потребности предприятия, то принимается решение о вариантах использования высвободившихся сумм.

Благодаря реализованному решению, компании удалось реализовать двойной контроль бюджета денежных средств в режиме реального времени, наладить обратную связь между участниками процесса, снизить риск кассовых разрывов и организовать более рациональное использование денежных средств.

ОБ АВТОРЕ

Лариса Казакова, «ПО “Полет”» — филиал ФГУП «ГКНПЦ им. М.В. Хруничева»

В финансовой сфере работает более 13 лет. Была финансовым директором таких компаний, какООО «МаркетСервис», ГК «Завод торгового оборудования», начальником финансового управления в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова», Группа компаний iLogistica. С декабря 2014 года работает в «ПО „Полет“» — филиал ФГУП «ГКНПЦ им. М. В. Хруничева». Среди значительных реализованных проектов — постановка и внедрение управленческого учета с последующей автоматизацией в системеБЭСТ-4, «1С: 7» в ООО «МаркетСервис»; внедрение системы бюджетирования, восстановление управленческого учета и финансовой устойчивости в ГК «Завод торгового оборудования»; разработка и внедрение в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова» системы контроля за дебиторской задолженностью, формирования и контроля исполнения бюджета движения денежных средств. В настоящее время занимается реализацией проекта по переводу бухгалтерского и налогового учета из мемориально-ордерной системы в систему «1С: УПП» на базе платформы «1С: УПП 1.3» в «ПО „Полет“».

Методические рекомендации по управлению финансами компании