Возмещение расходов работнику приказ

Содержание:

Приказ на возмещение расходов сотруднику (образец скачать)

Случаются ситуации, когда сотрудник тратит личные деньги на нужды компании, например, приобретение товаров, прохождение медосмотра, расходы на бензин, расходы в командировке и т.д. Данные расходы сотрудник может вернуть. Для этого ему необходимо написать соответствующее заявление на возмещение расходов сотруднику, а отделу кадров составить соответствующий приказ.

Ранее налоговая инспекция пояснила, что возмещение сотруднику денежных средств не облагается НДФЛ. Чтобы налоговая не удержала НДФЛ, данные документы нужно составить правильно и вовремя. Ниже представлены образцы заполнения приказа, которые облегчат задачу.

Образец приказа на возмещение расходов:

Скачать приказ:

Приказ о возмещении расходов по подотчету

Представляем образец приказа, который регламентирует принципы возмещения затрат сотрудникам по подотчету.

В приказе прописывают возможность сотрудников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности.

Образец приказа о порядке возмещения расходов по подотчету

Общество с ограниченной ответственностью «Виктория»

Приказ № 10

о порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах фирмы

г. Москва 11 января 2016 года

В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Виктория» (далее — Общество), приказываю:

1. Установить, что сотрудники Общества вправе приобретать материально-производственные запасы в интересах организации за счет собственных средств с последующей компенсацией затрат. При этом максимальная сумма покупки не может превышать 40 000 руб.

2. Разрешить приобретение ценностей сотрудникам за свой счет только, если ценности необходимы для производственной деятельности Общества. И сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.

3. Обязать сотрудников представить заявление о компенсации расходов и подтверждающие документы в течение 10 рабочих дней со дня приобретения материалов.

4. Главному бухгалтеру Яковлевой Р.Л. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней с момента издания руководителем приказа о возмещении затрат.

5. Инспектору по кадрам Беловой И.А. ознакомить сотрудников Общества с настоящим приказом.

Генеральный директор Ильин О.Л. Ильин

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер Яковлева Р.Л. Яковлева

инспектор по кадрам Белова И.А. Белова

менеджеры Солнцев С.Р. Солнцев

В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

оприходованы приобретенные сотрудником ценности;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)

возмещены расходы работнику.

Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчет хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним их с теми, когда в подотчет деньги выдавались.

Когда оформляется авансовый отчет?

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков?

Начнем с того, что в организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

  • социальные выплаты и зарплата;
  • выплата страховых возмещений;
  • на личные нужды ИП;
  • оплата товаров, работ, услуг;
  • выдача денег под отчет;
  • выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
  • выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

Приказ о возмещении работнику расходов

Согласно ст.167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов. Таким образом, для работников определены гарантии:

  • сохранение места работы (должности);
  • сохранение их прежнего уровня оплаты труда;
  • возложение на работодателя обязанности возместить работнику расходы, понесенные им в связи с выездом и пребыванием в командировке.

Порядок возмещения командировочных расходов работнику

Конкретный порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Например, в учреждении может действовать внутреннее Положение о командировках, являющееся частью коллективного договора (наряду с Положением о системе оплаты труда, Положением о премировании и т.д.), или, например, приказ руководителя об особенностях возмещения затрат в связи со служебными командировками.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

Оформление и содержание приказа о возмещении командировочных расходов

Приказ о возмещении расходов оформляется по окончании командировки в том случае, когда работником потрачены денежные средства сверх выданного аванса.

В любом образце документа должны быть отражены:

  • фамилия, имя, отчество, должность сотрудника;
  • дата командировки:
  • место назначения;
  • основание для возмещения затрат;
  • ответственное лицо за исполнение приказа.

Приказ о возмещении расходов регистрируется в журнале регистрации распоряжений по личному составу.

Существуют два срока хранения приказов о возмещении работнику расходов: 75 и 5 лет.

В организациях 75 лет хранятся приказы, если они были связаны с отправкой работника в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки или связаны с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

5 лет хранятся приказы, если они были связаны с направлением работника в краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки.

Приказ о возмещении расходов

Бывают ситуации, когда сотрудник без выделенных на то средств приобретает что-то для компании. Нужно ли выделять сотруднику средства на покупку необходимых вещей или он может приобрести их за свои средства, каким образом можно компенсировать ему затраты и как правильно это сделать? Важно правильно составить приказ о возмещении расходов.

Из этой статьи вы узнаете:

  • может ли сотрудник купить что-то в пользу организации без выделенных на то средств;
  • особенности возмещения средств за покупку;
  • каким образом можно вернуть средства сотруднику за покупку;
  • как правильно составить приказ о возмещении расходов сотруднику.

Особенности составления приказа о возмещении расходов

Иногда на предприятии возникает необходимость в покупке какого-либо незначительного инвентаря в качестве канцтоваров и других необходимых в работе вещей, ответственность за покупку которых не ложится на более серьезные должности. В некоторых случаях назначают ответственное лицо, выделяют ему средства и он идет покупать их по заранее заготовленному и утвержденному списку.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Возмещения личных расходов сотруднику

Как правило, сотрудникам для приобретения тех или иных товаров для компании выдаются деньги под отчет. А бывают случаи, когда у сотрудника возникла нужда в чем-то, чье отсутствие мешает продуктивной работе, но купить это забыли, либо он возложил ответственность за покупку на себя. В таких случаях возникает другой вопрос — каким образом компенсировать покупку и доказать руководству, что она была необходима.

Начнем с того, что для того, чтобы возместить сотруднику средства за покупку, нужно написать заявление на имя руководителя с прикрепленными к нему подтверждающими факт покупки документами — чеками, проездными билетами и квитанциями.

После этого, руководитель, если посчитает нужным, издает приказ на основании заявления работника и ему возмещают потраченные денежные средства.

Для того, чтобы не разбираться с каждым отдельным случаем и оправданностью покупки, на предприятии оформляется общий приказ, регламентирующий возмещение затрат на покупки сотрудниками. В нем оговаривается срок возврата денег и максимально допустимая сумма покупки. Кроме того, все сотрудники должны заранее ознакомиться с этим документом под роспись, чтобы в дальнейшем избежать проблем.

Способы возмещения средств сотруднику

Существует два способа возврата средств: наличными через кассу, либо перечисление на карту работнику. В последнем случае сотруднику необходимо будет отчитаться о поступлении средств в авансовом отчете, к которому нужно будет приложить документы, подтверждающие оплату зарплатной картой. Но это нужно будет сделать только в том случае, если сотруднику были выданы средства заранее.

Некоторые задаются вопросом, можно ли перечислить деньги сотруднику на ту же карту, на которую ему перечисляются зарплатные средства. Да, это действительно возможно, особенно при начислении компенсации за траты в период командировки. В таких случаях, рекомендуется указать в платежном поручении, что перечисленные средства являются подотчетными. Сотрудник в свою очередь должен предоставить заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную карту и указать реквизиты карты для перечисления. А затем указать факт оплаты зарплатной картой.

Существует ряд документов, регулирующих факт возмещения: приказ руководителя, заявление сотрудника, документы об оплате, общий приказ организации, регулирующий такие ситуации.

Но мы говорим о тех случаях, когда работодатель согласен с компенсацией. Если же руководитель считает нецелесообразным компенсацию затрат работника, то выплачивать деньги у него нет оснований.

Составление приказа о возмещении расходов

Как мы уже говорили, приказ на возмещение затраченных в пользу компании средств обязателен для составления. Он будет учитываться при расчете налога на прибыль. Кроме того, он позволит избежать вопросов у проверяющих по поводу удержания НДФЛ, так как затраты в пользу компании к доходу сотрудника не относятся. Также приказ подтвердит, что сумма возмещения освобождена от НДФЛ и страховых взносов.

Так как нет четкой формы составления подобного приказа, то его можно составить в произвольной форме на фирменном бланке организации.

В самом приказе обязательно нужно указать следующую информацию:

  • какому сотруднику выплачивается компенсации;
  • за какие конкретные расходы и их размер;
  • не будет лишним описать цели и обстоятельства, при которых были осуществлены расходы, что подтвердит их производственную необходимость;
  • может содержать указание бухгалтерии о возмещении расходов в указанном размере;
  • Ф.И.О руководителя, должность и название организации;
  • информация об уведомлении об этом сотрудника и поле для его подписи;
  • дата и печать.

Очень важно правильно составлять подобные документы и особенно важно для сотрудника знать законы и свои права, чтобы избежать ситуаций, когда окажется, что их рвение не найдет должного отклика у руководителя.

Рекомендуем материалы по теме:

Приказ о возмещении расходов

Обычно на приобретение товаров или услуг в пользу компании сотрудники берут деньги под отчет. Однако может случиться, что деньги работнику не выдали, не рассчитывая на затраты, а у него все-таки появились непредвиденные производственные расходы. В этом случае компания вполне может такую сумму работнику возместить, закон этого не запрещает. А раз предварительно подотчетных денег в кассе сотрудники в этом случае не получают, авансовый отчет составлять не нужно.

Чтобы подтвердить обоснованность выплаченной сотруднику компенсации, понадобится его заявление на возмещение произведенных расходов с приложением подтверждающих документов и приказ руководителя компании о выплате компенсации.

Как документ влияет на налоги

Приказ о компенсации расходов, произведенных в пользу компании, необходим для подтверждения этих затрат при расчете налога на прибыль. Кроме того, он снимет вопросы проверяющих по поводу удержания НДФЛ: затраты, произведенные в пользу компании, к доходу сотрудника не относятся.

Также приказ подтвердит, что сумма возмещения освобождена от НДФЛ и страховых взносов, в том числе взносов на травматизм (ст. 209 НК РФ, ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Но, кроме приказа и заявления работника, конечно, потребуются подтверждающие расходы документы, например чеки, квитанции.

В каком виде составляется

Унифицированной формы приказа о возмещении понесенных сотрудником в пользу компании затрат не установлено, поэтому его можно составить в произвольной форме, к примеру, на бланке компании.

Что обязательно должно быть в документе

В приказе обязательно нужно указать, какому именно работнику выплачивается компенсация, за какие расходы и ее размер. Кроме того, стоит детально описать цели и обстоятельства, при которых были произведены расходы, – это подтвердит их производственную необходимость. Также в приказе можно дать указание бухгалтерии возместить расходы в указанном размере.

Общество с ограниченной ответственностью
«Компания»

ПРИКАЗ № 18

г. Москва 10 февраля 2012 года

о возмещении расходов

При посещении 8–10 февраля 2012 года профессиональной выставки «Мир стекла – 2012», которая проходила в Экспоцентре (г. Москва), по поручению руководителя отдела маркетинга Михайловым М.М. был приобретен за свой счет каталог с контактами участников выставки для его использования в деятельности компании в качестве базы данных потенциальных клиентов. Стоимость каталога составила 1500 (одна тысяча пятьсот) рублей, что подтверждается представленным кассовым чеком.

В связи с вышеизложенным

1. Выплатить Михайлову М.М. компенсацию произведенных за свой счет расходов в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) рублей.

2. Главному бухгалтеру Петровой А.П. обеспечить выплату компенсации Михай-лову М.М. в срок не позднее 13 февраля 2012 года.

Основание: заявление Михайлова М.М. от 10.02.2012.

Генеральный директор ООО «Компания» Иванов И.И.

Идеальный документ. Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ.

Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными.

Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец). Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании.

Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы.

При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.

Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д.

В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.

С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ПРИКАЗ № 139

О порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах ООО «Компания»

В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,

1. Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.

2. Приобретение товаров (работ, услуг) за счет собственных средств сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности ООО «Компания» приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.

3. Представить заявление с просьбой компенсировать осуществленные в интересах компании расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Заявление о возмещении расходов визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения.

4. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах компании за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей.

5. Главному бухгалтеру Петровой А. П. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней со дня представления соответствующего заявления и подтверждающих документов.

6. Инспектору по кадрам Смирновой В.В. ознакомить сотрудников службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» с настоящим приказом.

Генеральный директор ООО «Компания» Иванов (Иванов И.И.)

С приказом ознакомлены:

Руководитель службы АХО Хаванов (Хаванов И.В.)

Компенсация ГСМ работнику: порядок оформления и выплаты

Компенсацией называются денежные выплаты работнику за расходы, произведенные в связи с выполнением своих служебных обязанностей. При использовании личного автомобиля в служебных целях работнику может быть предоставлена компенсация за использованные горюче-смазочные материалы.

К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относятся бензин, дизельное топливо, сжиженный газ, моторные и трансмиссионные масла, жидкости для охлаждения и тормозные.

Решение о компенсации ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт в служебных целях, должно быть оформлено приказом директора. Размер возмещаемых расходов следует указать в письменном соглашении, как того требует ст. 188 ТК РФ .

Для определения норм расходов топлива и других ГСМ можно использовать Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Документальное оформление

Любые расходы должны быть документально подтверждены, только тогда они смогут уменьшить налогооблагаемую базу. Это правило действует и в отношении возмещения расходов работника в связи с эксплуатацией личного автомобиля.

Для возмещения ГСМ необходимы следующие документы:

  1. Подтверждение права собственности работника на автомобиль (Свидетельство о регисорации ТС).
  2. Приказ о возмещении расходов.
  3. Дополнительное соглашение к трудовому договору, устанавливающее размер возмещения.
  4. Подтверждение служебного характера поездок.
  5. Экономически обоснованный расчет возмещения за расход ГСМ.
  6. Документы, подтверждающие произведенные издержки (чеки, товарные и ККМ).

Образец приказа

Образец дополнительного соглашения

Пункты 5 и 6 подтверждаются заполненным путевым листом, в котором указывается как маршрут поездки, так и показания спидометра, по которому можно рассчитать километраж и определить количество бензина, необходимое для поездки.

Если форма путевого листа, разработанная Госкомстатом, окажется сложной в заполнении, следует разработать и утвердить свой отчетный документ о поездках. В отчете должно быть указано время выезда и возвращения, дата и цель поездки, адрес места назначения.

Подробно о заполнении путевого листа рассказано в нашей статье на сайте.

Налогообложение компенсации ГСМ

Все виды законодательно установленных выплат не подлежат налогообложению.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ , компенсация не облагается НДФЛ, а в соответствии с пунктом 1 статьи 420 НК РФ , на нее не начисляются страховые взносы.

Письмо Минфина от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 напоминает, что необходимым условием для того, чтобы сумма возмещения, выплаченная работнику, не облагалась страховыми взносами и НДФЛ, являются документальное оформление, экономически обоснованные расчеты и подтверждение служебной цели использования личного транспорта.