Протокол заседания как выглядит

Идеальный протокол

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2013, N 3

Автор ставит своей задачей рассказать о том, как правильно следует составлять протокол с точки зрения оформления документа в соответствии с правилами делопроизводства.

Практически каждый работник службы персонала в силу той или иной рабочей ситуации сталкивался с необходимостью составления протокола. Протокол — один из самых употребляемых документов в системе делопроизводства.

Словарь кадрового делопроизводства. Протокол — документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной и переговорной деятельности, а также некоторых других мероприятий (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения.

В работе с персоналом протоколы сопровождают документальное оформление различных операций: избрание руководителя, проведение аттестации, вынесение решений на совещаниях, итоги работы комиссии по трудовым спорам, фиксируют предложения персонала на собраниях трудового коллектива и др. А потому неверно составленный документ может повлечь для работодателя самые неблагоприятные последствия. Ведь нередко адвокаты работников умело строят свою защиту как раз на мелочах. В кадровом делопроизводстве, где каждый документ затрагивает права и обязанности сотрудника, мелочей быть не должно! Поговорим поподробнее.

С точки зрения делопроизводства протокол относится к числу информационно-справочных документов. Его назначение — передача информации, необходимой для принятия управленческих решений, а цель: зафиксировать ход проведения мероприятия и назвать выводы, итоги, резюмировать все происходившее.

Вот почему необходимо с большой степенью точности фиксировать все сказанное.

Некоторые делопроизводители видят определенную двойственность протокола как документа [1]. Это связано с тем, что помимо того, что в нем фиксируется информация, необходимая для справочных целей, в протоколе также указывается и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа. Именно это качество протокола не позволяет однозначно отнести его к определенной группе организационно-распорядительной документации: он сочетает в себе черты и справочно-информационного, и распорядительного документа.

Протокол составляется на основании:

— записей, произведенных во время совещания (заседания);

— представленных тезисов докладов и выступлений;

— других документов и материалов протокольного мероприятия.

В настоящее время значительно реже, но все же ход заседания стенографируется. В этом случае текст стенограммы подлежит расшифровке, после чего отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. Но все чаще на практике применяют современные способы фиксации информации: видеозапись, аудиозапись и др. Возникает вопрос: нужно ли составлять документ, если видеозапись зафиксировала не только каждое сказанное слово, но и каждое движение присутствующих? Можно ли не заниматься «переписыванием» всего на бумажный носитель? Полагаем, что нет. Хотя бы уже потому, что часто в протоколах подпись уполномоченных лиц невозможно заменить никаким современным средством передачи информации.

Следует напомнить выступающим с докладами, сообщениями, отчетами, что они обязаны составить материал по крайней мере в двух экземплярах. Один экземпляр приобщается к тексту протокола и хранится вместе с ним.

Если ваша задача — подготовиться к выступлению на важном мероприятии, подлежащем протоколированию, то материалы, которые вы будете использовать, надо подготовить хотя бы за несколько дней до начала события. Каждый документ, который будет упомянут во время мероприятия и занесен в протокол, должен быть подписан составителем или уполномоченными лицами.

Является ли составление протокола обязанностью работника службы персонала? Однозначно на этот вопрос ответить сложно. Ведь мы начали с того, что протоколом сопровождается проведение мероприятий разного содержания и характера.

Ведение записей во время протокольного мероприятия, сбор материалов и подготовка текста, как правило, возлагается на сотрудника секретариата (отдела делопроизводства) или на сотрудников структурных подразделений, готовивших материалы к обсуждению.

В то же время, полагаем, мероприятия, связанные с решением вопросов управления персоналом, лучше протоколировать сотруднику службы персонала, занимающемуся вопросами кадрового делопроизводства. Ведь от «постороннего» человека (секретаря, например) могут ускользнуть важные нюансы, подробности либо текст в самых необходимых местах документа может оказаться очень скудным, неинформативным.

Сроки составления протокола

Законодательство о труде не устанавливает конкретных сроков составления протокола в тех случаях, когда решаются вопросы управления персоналом или вопросы трудовых прав граждан. Тем не менее с оформлением документа не имеет смысла затягивать. Ведь если речь идет, скажем, о назначении нового руководителя предприятия, то ключевой документ должен появиться на свет как можно раньше, чтобы у службы персонала была возможность подготовить безошибочно и оперативно другие документы о назначении нового лица на пост директора: приказ о приеме на работу, трудовую книжку, личную карточку и др.

Конкретные сроки составления протокола с учетом процедур его подписания, передачи заинтересованным лицам нужно зафиксировать в локальном нормативном акте, например инструкции по делопроизводству или в графике документооборота.

Проекты соответствующих пунктов протокола в необходимых случаях визируются структурным подразделением (должностным лицом), ответственным за подготовку. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующая пометка.

С точки зрения делопроизводства текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной.

Во вводной части протокола указываются сведения о:

— председателе (председательствующем) и секретаре;

— присутствовавших — в виде списка (фамилии, инициалы, должности) или указания их количества со ссылкой на прилагаемый к протоколу список;

— докладчиках (информаторах) по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела документа строится по схеме: слушали — выступили — постановили (решили). В необходимых случаях эта схема дополняется еще одни элементом — голосовали.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, формулируется в предложном падеже и располагается с выравниванием по центру. Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание их выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

Содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Например:

«Финансовый директор Градов И. С. считает необходимым изменить размер премии не на 10%, а на 12%».

Различают полную и краткую форму протокола. В краткой форме не расписывается подробно все происходящее, фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Датой протокола является дата самого протокольного мероприятия (не дата составления его текста!). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Нумерацию желательно вести отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний совета директоров, собрания трудового коллектива и т. д.

Возьмем в качестве образца протокол заседания аттестационной комиссии. Протоколы составляются не на фирменном бланке предприятия, а на чистом листе бумаги.

Документ имеет следующие реквизиты:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Наименование вида документа.

4. Заголовок к тексту.

6. Подпись (подписи).

7. Отметка о наличии приложения.

Схематично протокол этого мероприятия будет выглядеть так:

Полное наименование работодателя

Сокращенное наименование работодателя

(если сокращенное название

имеется в учредительных документах)

Дополнительно к документу можно создать подзаголовок, например:

заседания аттестационной комиссии такого-то предприятия

Дата и номер документа

Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность председателя комиссии

Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность секретаря комиссии

Фамилии, имена, отчества остальных членов комиссии (излагаются один под другим, «столбиком»)

Фамилии, имена, отчества экспертов, специалистов, сотрудников, приглашенных на заседание (кроме тех, которые названы выше)

При необходимости отметить, имеется ли кворум, полномочно ли собрание принимать законные решения.

Повестка дня: излагаются фамилии, имена, отчества сотрудников, подлежащих аттестации. Например:

1. Аттестация по итогам 2012 г. работника такого-то.

2. Аттестация по итогам 2012 г. работника такого-то.

4. Подведение итогов аттестации по итогам 2012 г. работников такого-то предприятия.

Перечисленная выше информация составляет вводную часть протокола. Дальше переходим к основной части протокола. Именно здесь будет изложена вся информация о ходе заседания аттестационной комиссии, а также перечислены выводы, к которым они пришли.

Расписывать все фактические данные можно так:

Рассмотрение 1-го вопроса повестки дня

СЛУШАЛИ: (указываются должности, фамилии и инициалы выступивших).

1. Информацию секретаря аттестационной комиссии об отзыве начальника такого-то отдела на работу такого-то сотрудника.

2. Отчет сотрудника такого-то о проделанной работе в 2012 г.

3. Доклад председателя комиссии о результатах тестирования сотрудника такого-то.

ВЫСТУПИЛИ: (указываются должности, фамилии и инициалы выступивших).

1. Начальник такого-то отдела с отзывом клиентов о работе сотрудника такого-то.

2. Эксперт такой-то с вопросами профессионального характера.

Аттестуемому были заданы вопросы (перечисляются).

Аттестуемый дал такие ответы (перечисляются).

РЕШИЛИ: (указывается краткое содержание принятых решений).

Аттестовать работника такого-то с общей оценкой его работы в 2012 г. «удовлетворительно».

Признать результаты работы в 2012 г. работника такого-то неудовлетворительными.

ГОЛОСОВАЛИ: (указываются результаты голосования). Например:

Результат итогов работы «удовлетворительно» — 5 голосов.

Результат итогов работы «хорошо» — 1 голос.

Рассмотрение 2-го вопроса повестки дня

Приложение: аттестационные листы N __ на __ листах в 2-х экземплярах.

аттестационной комиссии подпись И. О. Фамилия

аттестационной комиссии подпись И. О. Фамилия

Копии протоколов, предварительно заверенные печатью отдела делопроизводства, при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение соответствующего вопроса.

Заранее следует подумать, в каком виде сам аттестуемый получит информацию об итогах своей аттестации, будет ли ему выдана копия протокола или он получит выписку или даже подлинный экземпляр.

Принятые на протокольных мероприятиях постановления (решения) могут доводиться до заинтересованных лиц в виде выписок из протоколов.

Проследите, чтобы на протоколе были подписи (в допустимых случаях факсимильные) председательствующего и секретаря. Иначе законность всех принятых решений будет поставлена под вопрос. Секретарь наряду с председателем коллегиального органа несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации.

Остается лишь собрать со всех выступавших материалы: отчеты, тезисы, проекты решений, доклады и пр.

Еще одной особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов:

— временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т. п.) или

— постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов и т. п.).

Протоколами оформляется также деятельность:

— органов охраны общественного порядка и др.

Выше мы уже говорили, что одно и то же мероприятие можно оформить двояко: кратким либо полным протоколом.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно — содержание докладов и выступлений участников заседания.

Когда текст протокола «набросан» на компьютере, следует уделить внимание особенностям оформления отдельных реквизитов: именно эти «штрихи» будут свидетельствовать о том, что его оформлением занимался профессионал.

Наименование вида документа («Протокол») размещают:

— при угловом расположении реквизитов — через 2 межстрочных интервала от границы левого поля ниже наименования организации;

— при продольном расположении реквизитов и в общем бланке — в центре.

Перечень присутствующих пишется ниже заголовка через 2 межстрочных интервала от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания.

Фамилии председателя и секретаря пишутся после наименований должностей.

Затем через 2 межстрочных интервала от границы левого поля пишется слово «Присутствовали» (на конце ставится двоеточие), после чего инициалы и фамилии присутствующих на заседании постоянных членов коллегиальных органов перечисляются по алфавиту без наименования должности. Если членов коллегиального органа более 15, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем в нем делается отметка: «Присутствовали: 20 человек (список прилагается)».

В том случае, когда количество присутствующих на мероприятии велико, для составления пофамильного списка потребуется вести предварительную регистрацию лиц, прибывших на собрание (заседание, совещание и др.).

Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на нем. Каждый из них формулируется с предлога «о». Вопросы нумеруются арабскими цифрами и располагаются в повестке дня:

— по степени их значимости или

— в соответствии с предполагаемым временем обсуждения.

Слово «Разное» в повестку дня включать не рекомендуется, лучше сформулировать конкретно каждый вопрос.

Слово «Слушали» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется у границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием.

С красной строки в родительном падеже пишутся фамилия и инициалы докладчика, ставится тире и после него фиксируется содержание доклада. При этом повествование может идти от третьего лица. В некоторых случаях после кратко сформулированной темы доклада делается пометка: «Текст доклада прилагается».

Слово «Выступили» пишется у границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия вместе с инициалами каждого из выступающих оформляется с красной строки и пишется в именительном падеже. Затем в форме косвенной речи записывается содержание выступления. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается его должность.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них фиксируются в порядке поступления и оформляются с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать. Например:

Вопрос: Допустимо ли с совместителями заключать срочные трудовые договора?

Ответ: Да, если имеется согласие работника.

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на окончательном варианте проекта протокола. Они располагаются через 2 — 3 межстрочных интервала ниже текста у границы левого поля (слева) и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются без скобок строчными буквами (кроме заглавных). Инициалы располагаются перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делаются.

Председатель Добрынин А. А. Добрынин

Секретарь Перегонова А. А. Перегонова

Теперь документ полностью готов, и уже ни у кого не вызовет сомнения законность его составления и реализации принятых решений.

1. Рощина Н. Н. Особенности оформления отдельных кадровых документов // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2006. N 2.

2. Рогожин М. Ю. Документы кадровой службы предприятия. М.: ГроссМедиа-РОСБУХ, 2008.

Что такое выписка из протокола и как правильно ее составить?

С помощью протокола документируют происходящее на собрании или заседании. В организации, созданной на основе членства участников — физических и юридических лиц — коллегиальные решения обязательны для исполнения. Собрание как высший орган управления существует в коммерческих (ООО, АО, ПАО) и некоммерческих (педсовет, профсоюз, садовое товарищество, родительский комитет, ТСЖ и др.) учреждений. Протокол может содержать несколько листов текста. Если необходимо донести какое-либо из принятых решение до заинтересованной стороны, используют выписки из него.

И сегодня мы узнаем, какова форма выписки из протокола, как проходит ее оформление, и что для этого потребуется.

Общая информация

Понятие и особенности выписки из протокола

Выписка из протокола — копия его отдельных частей, сформированная и заверенная установленный образом. В законодательстве нет особых норм, регулирующих порядок составления выписки. Часто правила по подготовке, оформлению и заверению документа содержатся в локальных нормах — принятых в организации инструкциях по делопроизводству. Если таких нет, руководствуются:

  • ГОСТ Р 7.08-2013. В нем есть определение понятия «выписка из документа», которое применяется в отношении выписки из протокола;
  • ГОСТ Р 6.30-2003. Включает правила оформления документов, в том числе порядок заверения, внесения реквизитов;
  • действующим до сих пор Указом Президиума ВС РФ СССР № 9779-X от 04.08.1983. Он определяет, что выписка из документов (в т. ч. протоколов) должна выдаваться по требованию любого гражданина или организации, чьи права затронуты обозначенными там решениями;
  • нормами, регулирующими деятельность разных юридических лиц. В отношении ООО к таким относится, например, ФЗ № 14 от 08.02.1998 г.

Заполнение документа

ГОСТом рекомендовано делать выписку на фирменном бланке организации. Она состоит из нескольких частей:

  • вводной (наименование, дату и место проведения собрания, список присутствующих с распределением по ролям, отметку о кворуме). Воспроизводится в соответствии с протоколом;
  • основной — нужные абзацы из повестки дня, разделы «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»;
  • результирующей части (решение) из раздела «ПОСТАНОВИЛИ»;
  • блок «Подписи»: перечень участников, подписавших протокол, их ФИО.

Выписка из протокола общего собрания трудового коллектива о награждении (ее образец) доступен для просмотра ниже, скачать его можно здесь.

Выписка из протокола общего собрания трудового коллектива о награждении

Скачать выписку из протокола педагогического совета (ее образец) можно здесь.

Выписка из протокола педсовета (образец)

Выписка из протокола профсоюзного собрания также доступна для скачивания.

Выписка из протокола профсоюзного собрания (образец)

Выписка из протокола заседания аттестационной комиссии также доступна для скачивания.

Выписка из протокола заседания аттестационной комиссии

Выписка необходима для предоставления заинтересованным сторонам, контрагентам, государственным структурам. Чаще всего ее оформляют в двух случаях:

  • в протоколе содержится информация, представляющая коммерческую или личную тайну;
  • полный текст протокола слишком большой.

Выписки, посвященные какому-либо решению, могут рассылаться заинтересованным сторонам (работникам, филиалам организации). Часто таким образом руководство доносит предписания и приказы до исполнителей.

О том, как оформить выписку из протокола, читайте ниже.

Порядок получения документа

Протокол подшивается в тетрадь и хранится в архиве организации. Выписки из него готовит секретарь по запросу заинтересованного лица, он же чаще всего ее заверяет (если в уставе не определено иное).

Как правильно составить выписку:

  • Вводная часть воспроизводится, как в протоколе. Проставляется дата, место, наименование документа («Выписка из протокола общего собрания ООО «Цветочек» № XX»). Указываются председатель, секретарь, присутствующие на заседании участники. Особо отмечается, есть ли кворум.
  • Основная часть включает цитату из повестки дня с указанием порядкового номера в очереди вопросов. Далее иду разделы «СЛУШАЛИ» (ФИО докладчика), «ВЫСТУПАЛИ» (имена тех, кто высказывался по вопросу).
  • Резолютивная часть — принятое решение («ПОСТАНОВИЛИ»).
  • Перечень участников, подписавших протокол, без проставления реальных автографов (необходимо заменить на слова «Личная подпись»), напротив — их ФИО.

Заверение необходимо для того, чтобы выписка получила юридическую значимость. Оно оформляется согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Секретарь или иное должностное лицо, уполномоченное подписывать документы, вносит:

  • слово «Верно»;
  • должность составителя;
  • подпись и расшифровку;
  • дату составления и заверения;
  • пометку, где находится оригинал протокола.

Выписку готовят как в отношении одного вопроса, так и нескольких. Она бесплатна; срок изготовления зависит от того, кто заверяет документ. В некоторых организациях принципы ведения делопроизводства определены в локальных инструкциях. Иногда лица, имеющие право заверения, прописаны в уставе. Ими могут быть генеральный директор, руководитель подразделения, председатель правления.

Важная информация

  1. Есть ли разница между выписками из протокола собраний коммерческой или некоммерческой организации (педсовета, СНТ)? Выписки из протокола составляются унифицированным образом. Разница может заключаться в специфике самого протокола. Например, если уставом определено правило ведения подробного документирования, помимо основных разделов могут быть приведено обсуждение вопроса: реплики, особые мнения, ход голосования. На оперативных или внеплановых собраниях ведут краткий протокол, поэтому выписка может не содержать раздел «ВЫСТУПИЛИ», а только «СЛУШАЛИ» и принятое решение.
  2. Нужно ли заверять выписку у нотариуса? Практика показывает, что финансовые и государственные структуры (налоговая и ПФР) часто требуют нотариального заверения выписок по примеру протоколов. Согласно ФЗ № 14, документирование хода собрания ООО должно быть удостоверено присутствующим на нем нотариусом, если в уставе не прописан иной порядок. Обязательно заверение протокола, если решения касаются финансовых вопросов деятельности ЮЛ или смена руководства. Не каждый нотариус готов заверить выписку, если он не следил за ходом заседания. Те, кто соглашаются, требуют оригинал протокола, в котором удостоверены подписи участников. Даже если в уставе прописан договорной порядок принятия решений, при обсуждении важных вопросов рекомендуется приглашать нотариуса. В спорных ситуациях можно сослаться на устав, в котором прописано проведение собраний без юриста, и определено должностное лицо, имеющее право заверять документы.

Протокол заседания врачебной комиссии

Врачебная комиссия – это особый орган, функционирующий на постоянной регулярной основе при каждой медицинской организации в целях совершенствования организации оказания медицинской помощи гражданам, принятия решений в наиболее сложных и конфликтных случаях по вопросам профилактики, диагностики, лечения и медицинской реабилитации и др. Решение врачебной комиссии, в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 05.05.2012 № 502н «Об утверждении порядка создания и деятельности врачебной комиссии медицинской организации» (далее – Приказ Минздравсоцразвития № 502н), оформляется в виде протокола заседания врачебной комиссии.

Содержание протокола заседания врачебной комиссии

В действующем законодательстве в сфере здравоохранения содержатся определенные требования к содержанию протокола заседания Федерального закона от 21.11.2011 г. № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (далее – Закон об основах охраны здоровья граждан), а также Приказ Минздравсоцразвития № 502н предусматривают, что в протоколе заседания врачебной комиссии (подкомиссии врачебной комиссии) в обязательном порядке должны содержаться следующие сведения:

  • дата проведения заседания врачебной комиссии (ее подкомиссии);
  • список членов врачебной комиссии (ее подкомиссии), присутствовавших на заседании;
  • перечень обсуждаемых вопросов;
  • решения врачебной комиссии (ее подкомиссии) и его обоснование.

Решение врачебной комиссии

Необходимо отметить, что действующее законодательство в сфере здравоохранения не содержит каких-либо ограничений, касающихся сроков принятия решения врачебной комиссией по конкретному вопросу. Однако на практике принятие решения, как правило, занимает не более недели, хотя сроки зависят от особенностей рассматриваемого вопроса.

Решение врачебной комиссии, в соответствии с п. 15 Приказа Минздравсоцразвития № 502н, считается принятым, если его поддержало квалифицированное большинство членов врачебной комиссии (подкомиссии врачебной комиссии), то есть две трети ее членов. В соответствии с ранее действовавшим Приказом Министерства здравоохранения и социального развития от 24.09.2008 г. № 513н «Об организации деятельности врачебной комиссии медицинской организации» (далее – Приказ Минздравсоцразвития № 513н) для принятия решения было достаточно простого большинства голосов членов врачебной комиссии (подкомиссии врачебной комиссии).

В соответствии с п. 19 Приказа Минздравсоцразвития № 502н протоколы решений врачебной комиссии (подкомиссии врачебной комиссии) подлежат хранению в течение 10 лет.

Необходимо отметить, что Приказ Минздравсоцразвития № 502н допускает выдачу выписки из протокола врачебной комиссии на руки пациенту или его законному представителю в случае наличия письменного заявления самого пациента или его законного представителя.

Журнал работы врачебной комиссии

Принятое решение вносится секретарем врачебной комиссии (подкомиссии врачебной комиссии) в медицинскую документацию пациента, а также в специальный журнал (п. 17 Приказа Минздравсоцразвития № 502н). Обычно для этих целей используется журнал по форме № 035/у-02, который получил название «Журнал учета клинико-экспертной работы лечебно-профилактического учреждения» Данная форма утверждена Приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 21.05.2002 г. № 154 «О введении формы учета клинико-экспертной работы в лечебно-профилактических учреждениях».

Форма протокола врачебной комиссии

В действующем законодательстве не содержится утвержденной формы протокола врачебной комиссии. Тем не менее, основываясь на требованиях законодательства к содержанию данного протокола и обобщении существующей практики в данной области, можно сделать вывод, что протокол врачебной комиссии, как правило, составляется следующим образом.

Юридическая значимость протокола врачебной комиссии

Решения, принимаемые врачебной комиссией, в большинстве своем влекут за собой юридически значимые последствия. Юридические последствия решений врачебной комиссии зависят от конкретной функции, в целях реализации, которой было проведено заседание врачебной комиссии (подкомиссии врачебной комиссии). Так, например, в том случае, когда заседание врачебной комиссии проводится по вопросу определение профессиональной пригодности работника, юридическим последствием решения врачебной комиссии является признание работника постоянно или временно непригодным к выполнению отдельных видов работ. Изъятие органов и тканей для трансплантации (пересадки) у живого донора допустимо только на основании заключения врачебной комиссии о том, что здоровью донора не будет причинен значительный ущерб.

Только по решению врачебной комиссии возможно назначение некоторых видов лекарственных препаратов, а также назначение лекарственных препаратов в определенных законом случаях, например, не включенных в стандарт медицинской помощи. Функции врачебной комиссии весьма разнообразны и определены Приказом Минздравсоцразвития № 502н.

Таким образом, решения врачебной комиссии и оформляемые по итогам ее заседания протоколы и заключения могут иметь весьма ощутимые юридические последствия в виде наступления юридически значимых событий.

Кроме того, врачебная комиссия осуществляет внутренний контроль качества и безопасности медицинской деятельности: разработку мероприятий по устранению и предупреждению нарушений в процессе диагностики и лечения пациентов, оценку соблюдения в медицинской организации установленного порядка ведения медицинской документации, изучение каждого случая смерти пациента в целях выявления причины смерти и др. Выявленные нарушения при определенных условиях могут явиться основанием для наступления гражданской или даже уголовно-правовой ответственности.

Протоколы заседаний: составление и оформление

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности , например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Подготовительный этап

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись , после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон , после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

Оформление реквизитов протокола

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области.

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:

Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:

1. О формировании сметы расходов фирмы на 2005 г.

Доклад финансового директора Мовчана С.А.

2. О подготовке рекламной кампании сезона «Весна-Лето-2005»

Доклад зав. отделом рекламы Сомовой Н.Н.

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

РЕШИЛИ: ( или: ПОСТАНОВИЛИ:)

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме:

Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций?

Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично – так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить. », «Предусмотреть. », «Внести изменения. ». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:

Советом директоров ОАО «Росток»

(протокол от 11.02.2005 № 2)

Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа — секретаря.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:

— место и время проведения общего собрания акционеров;

— общее количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций общества;

— количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;

— председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Сокращенный вариант оформления протокола

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).

Выписка из протокола

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.