Протокол совещания ооо

Протокол совещания

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

  • номер документа;
  • дата создания;
  • наименование организации;
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
  • список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
  • данные по председателю совещания и секретаря;
  • повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
  • факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
  • результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Протокол заседания совместной рабочей группы

Старший вице-президент ОАО «Российские железные дороги»

__________ В.А. Гапанович

«____» ___________ 2010 г .

Министр промышленной политики, транспорта и связи Омской области

________ А.В. Горбунов

«___» __________ 2010 г .

Первый заместитель председателя Исполнительного комитета Межрегиональной ассоциации «Сибирское машиностроение»

___________ Г.Г. Гусельников

«_____» ____________ 2010 г .

заседания совместной рабочей группы ОАО «РЖД», Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области, Исполнительного комитета Межрегиональной ассоциации «Сибирское соглашение» и НП «Сибирское машиностроение» по формированию и отработке предложений для ОАО «РЖД» по инновационным темам и проектам подпрограммы «Сибирское машиностроение – транспорт» Сибирского федерального округа

на 2010 – 2011 годы.

г. Омск 19 марта 2010 г .

заместитель начальника Центра технического аудита (сопредседатель рабочей группы, вместо Палкина С.В.).

заместитель начальника Департамента технической политики (член рабочей группы).

главный инженер Омского отделения Западно-Сибирской железной дороги – филиала ОАО «РЖД» (член рабочей группы).

начальник службы технической политики Западно-Сибирской железной дороги – филиала ОАО «РЖД» (член рабочей группы, вместо Циммермана В.А.).

От Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области:

руководитель Департамента технической политики (сопредседатель рабочей группы, по поручению Белова В.И.).

главный специалист (член рабочей группы вместо Косинцева Е.В.).

От Исполнительного комитета Межрегиональной ассоциации «Сибирское соглашение»:

Первый заместитель председателя, директор департамента промышленной и научно-технической политики, генеральный координатор программы «Сибирское машиностроение».

От НП «Сибирское машиностроение»:

генеральный директор, член рабочей группы.

заместитель генерального директора (член рабочей группы, вместо Головаша А.Н.).

От ООО «Опытный завод электроники»:

директор ООО «Опытный завод электроники» (член рабочей группы).

От ООО «НПО «ОМИКС»:

генеральный директор, член рабочей группы

От ГОУ ВПО «ОмГУПС»:

проректор по научной работе, член рабочей группы

заместитель проректора по научной работе, начальник НИЧ.

доцент кафедры «Электроснабжение железнодорожного транспорта» ГОУ ВПО «ОмГУПС».

преподаватель кафедры «Теоретическая электротехника» ГОУ ВПО «ОмГУПС».

доцент кафедры «Подвижной состав электрических железных дорог» ГОУ ВПО «ОмГУПС».

доцент кафедры «Автоматика и системы управления» ГОУ ВПО «ОмГУПС».

заместитель генерального директора НП «Сибирское машиностроение».

заместитель генерального директора НП «Сибирское машиностроение».

генеральный директор ООО «НПЦ «Динамика».

главный инженер ООО «НПЦ «Динамика».

исполнительный директор ООО «НПО «Мир».

начальник управления проектами ООО «НПО «Мир».

начальник управления заказчиков ООО «НПО «Мир».

Председательствует на заседании: Усов Александр Викторович, руководитель Департамента технической политики Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области.

Проведение заседания рабочей группы было распределено по трем предприятиям – членам НП «Сибирское машиностроение»: ГОУ ВПО «ОмГУПС», ООО «НПЦ «Динамика» и ООО «НПО «Мир».

1. Усов А.В. – вступительное слово – о целях создания совместной рабочей группы, задачах, стоящих перед ней, о необходимости решения организационных вопросов, в том числе порядке вынесения на рассмотрение и реализацию инновационных проектов.

2. Гусельников Г.Г. – о механизме реализации программы «Сибирское машиностроение» Сибирского федерального округа.

3. Жильцов В.В. – презентация подпрограммы «СибМаш-транс» НП «Сибирское машиностроение»: об основных направлениях инновационных тем и проектов для ОАО «РЖД»

4. Новосельцев Д.А. – презентация инновационного проекта «Организация производства газотурбинных двигателей ГТД-1С для силовых установок подвижного состава и энерговагонов нового поколения».

Выступили в прениях: Киржнер Д.Л. – испытания ГТД-1С пока не дали результатов. Необходимо оценить эффективность проекта, его окупаемость, стоимость жизненного цикла, изучить технико-экономическое обоснование. Нам нужны готовые изделия, у ОАО «РЖД» нет исследовательских центров, мы можем быть только заказчиками готового изделия. Открыт вопрос среднего времени между заправками, строительство самих заправочных комплексов, а это вопросы не ОАО «РЖД», наши вопросы – это железная дорога и локомотивы.

4.1.Отметить замечания ОАО «РЖД» о задержке реализации ОКР по теме ГТД-1С со стороны ФГУП «ММПП «Салют».

4.2. Рекомендовать провести совещание заинтересованных сторон (ФГУП «ММПП «Салют», ОАО «РЖД», ФГУП «ОМО им. П.И. Баранова», НП «Сибирское машиностроение») на базе ФГУП «ММПП «Салют» по выяснению и устранению причин отставания. Департаменту технической политики ОАО «РЖД» сформулировать конкретные вопросы, замечания и предложения к ФГУП «ММПП «Салют». ФГУП «ММПП «Салют» подготовить ответы для рассмотрения на совещании.

Срок – II квартал 2010 г .

4.3. Департаменту технической политики ОАО «РЖД» рассмотреть бизнес-план проекта «Организация производства газотурбинных двигателей ГТД-1С для силовых установок подвижного состава и энерговагонов нового поколения», сформулировать замечания и предложения. Подтвердить и уточнить потребности ОАО «РЖД» в продукции на период планирования выпуска.

Срок – II квартал 2010 г .

4.4. ФГУП «ММПП «Салют», ФГУП «ОМО им. П.И. Баранова», НП «Сибирское машиностроение» с участием ОАО «РЖД» составить углубленное технико-экономическое обоснование проекта на базе бизнес-плана, уточнить показатели бизнес-плана.

Срок – II квартал 2010 г .

4.5. Департаменту технической политики ОАО «РЖД» сформулировать технические требования к газовому топливному оборудованию и инфраструктуре заправки и хранения газового топлива (сжиженного и сжатого газа) для внедрения на подвижном составе двигателя ГТД-1С, а также проблемы, связанные с применением газового топлива, выявленные в ходе эксплуатации газотурбовоза ГТ-001, для проработки их решения предприятиями – членами НП «Сибирское машиностроение» (ООО «НТК «Криогенная техника»).

Срок – II I квартал 2010 г .

— от ОАО «РЖД» — Киржнер Д.Л. (Департамент технической политики)

— от НП «Сибирское машиностроение» — Новосельцев Д.А.

5. Шилер В.В. – презентация инновационного проекта «Высокоскоростная гибкая транспортная тележка тяжеловесного подвижного состава».

Выступили в прениях : Снитко Н.Г. (предусмотрены ли этапы реализации проекта, какова стоимость всего проекта), Усов А.В. (вопросы по конструкции колеса, бандажа, выразил готовность содействия на ОАО «Трансмаш» по кооперации дать жизнь этому проекту, сделать опытные образцы), Раннев А.И. (вопросы – есть ли аналоги данного колеса), Киржнер Д.Л. (о необходимости рассмотрения данного проекта на НТС в ОАО «РЖД», отметил, что идея интересная, но нетрадиционная, необходимо обеспечить безопасность, надо готовить все расчеты, готовить официально документы, будем рассматривать на НТС, если его пройдем, то проект пойдет дальше).

5.1. ГОУ ВПО «ОмГУПС» направить в ОАО «РЖД» официальный запрос на рассмотрение проекта на НТС, подготовить все исходные расчеты, технические материалы, ТЭО, бизнес-план.

5.2. Департаменту технической политики ОАО «РЖД» дать свои замечания и предложения по бизнес-плану указанного проекта.

5.3. Рекомендовать руководству ОАО «РЖД» на НТС р ассмотреть предложенный проект «Высокоскоростная гибкая транспортная тележка тяжеловесного подвижного состава».

Срок – апрель – май 2010 года.

6. Черемисин В.Т. — презентация инновационного проекта «Универсальная автоматизированная система коммерческого учета электрической энергии для электрического подвижного состава постоянного и переменного тока».

Выступили в прениях : Киржнер Д.Л. (отметил, что система интересная, данная работа нужна, поскольку на сегодняшний день проводимые измерения электрической энергии некорректны).

6.1. Рекомендовать руководству ОАО «РЖД» р ассмотреть на НТС проект «Универсальная автоматизированная система коммерческого учета электрической энергии для электрического подвижного состава постоянного и переменного тока».

Срок – II квартал 2010 г .

7. Шантаренко С.Г. – об обеспечении технологической готовности производства при ремонте локомотивов.

Выступили в прениях : Гусельников Г.Г., Усов А.В., Киржнер Д.Л. (предложил рассмотреть проект у вице-президента ОАО «РЖД» Воротилкина А.В.).

Решение : обратиться к вице-президенту Воротилкину А.В. с ходатайством рассмотреть данные разработки на предмет их включения в пакет заказов на поставку нестандартного оборудования для локомотиворемонтных предприятий.

Срок – II квартал 2010 г .

8. Ильин А.И. — презентация инновационного проекта «Комплексные системы технического обслуживания и ремонта подвижного состава по результатам диагностирования».

Выступили в прениях : Усов А.В., Киржнер Д.Л. (нам поставлена задача – снизить затраты на техническое обслуживание. Перспектива в решении этой задачи – переход на смешанную систему технического обслуживания и ремонта, сочетающую планово-предупредительную и по техническому состоянию. Основным критерием при выборе типа системы должно быть – минимум затрат при условии выполнения качества и временных требований по техническому обслуживанию и ремонту. Для реализации подхода потребуется разработка алгоритмов диагностирования, подбор средств, а в ряде случаев и их разработка, сбор статистических данных о ресурсе составных частей объекта, экономическое обоснование).

9. Молчанов В.В. — презентация инновационных разработок и продукции ООО «НПО «ОМИКС» для ОАО «РЖД».

Выступили в прениях : Киржнер Д.Л. (создайте общий комплекс по диагностике в Омске, мы готовы рассмотреть его на НТС, уточнить ТЗ, диагностика должна быть минимальной и оптимальной), Снитко Н.Г. (вопрос про дозатор), Усов А.В., Гусельников Г.Г. (надо получить конкретную задачу от ОАО «РЖД»), Раннев А.И. (локомотив должен выйти на линию исправным, с минимумом устройств встроенной диагностики).

10. Костюков В.Н. — презентация инновационных разработок и продукции ООО «НПЦ «Динамика» применительно к ОАО «РЖД».

Выступили в прениях : Киржнер Д.Л. (отметил, что стоит задача ремонтировать по фактическому техническому состоянию, вопросы по подготовки системой сводок и протоколов).

10.1. Просить руководство ОАО «РЖД» рассмотреть разработки на НТС.

Срок – II квартал 2010 г .

10.2. НП «Сибирское машиностроение» совместно членами партнерства ОАО «НИИТКД», ООО «НПЦ «Динамика», ООО «НПО «ОМИКС» и ГОУ ВПО «ОмГУПС» подготовить предложение по формированию интегрированного проекта по комплексной системе диагностики для перехода на ремонт подвижного состава по техническому состоянию.

Срок – II – III квартал 2010 г .

11. Рейтер А.И., Коваль Д.И. — презентация инновационных разработок и продукции ООО «НПО «Мир» применительно к ОАО «РЖД», знакомство с производством.

Выступили в прениях : Усов А.В., Киржнер Д.Л., Снитко Н.Г.

11.1. НПО «Мир» представить предложения по применению своих разработок и автоматизированных систем АСДУ, АИИС КУЭ/АСКУЭ, АСЕУЭ на объектах энергетики ОАО «РЖД».

Срок – II квартал 2010 г .

1. Отметить значительный научно-технический и производственный потенциал омских организаций машиностроения и научно-образовательного комплекса.

2. Считать в основном соответствующим (с замечаниями, приведенными выше) актуальным задачам инновационного развития и технической модернизации ОАО «РЖД» представленные и рассмотренные проекты подпрограммы «СибМаш-транс».

3. Просить руководство ОАО «РЖД» рассмотреть возможность проведения специального заседания НТС ОАО «РЖД» по рассмотрению одобренных инновационных проектов программы «Сибирское машиностроение» (подпрограммы «СибМаш-транс») для их реализации в 2010 – 2011 г .г.

Срок – II кв. 2010 г .

Ответственный – Снитко Н.Г., Киржнер Д.Л., Усов А.В., Жильцов В.В.

4. Просить руководство ОАО «РЖД» рассмотреть возможность проведения в г. Омске корпоративных совещаний (советов главных специалистов, семинаров, конференций):

4.1. По ресурсосберегающей диагностике и переходу на эксплуатацию подвижного состава по техническому состоянию.

Срок — II кв. 2010 г .

Ответственный — Снитко Н.Г., Киржнер Д.Л., Раннев А.И., Прохорихин Г.В., Усов А.В., Жильцов В.В., Ильин А.И., Костюков В.Н.

4.2. По энергосбережению и энергоэффективности на объектах ОАО «РЖД»

Срок — II I кв. 2010 г .

Ответственный — Снитко Н.Г., Киржнер Д.Л., Раннев А.И., Прохорихин Г.В., Усов А.В., Жильцов В.В., Черемисин В.Т., Рейтер А.И.

4.3. По новым ресурсосберегающим технологиям технического обслуживания и ремонта подвижного состава и объектов инфраструктуры ОАО «РЖД».

Срок — II I кв. 2010 г .

Ответственный — Снитко Н.Г., Киржнер Д.Л., Раннев А.И., Прохорихин Г.В., Усов А.В., Жильцов В.В., Макаренко Н.Г., Черемисин В.Т.

5. Следующее заседание рабочей группы провести в II I квартале 2010 г .

Сопредседатели рабочей группы:

___________________ Н.Г. Снитко ___________________ А.В. Усов

НП «Сибирское машиностроение» В.В. Жильцов

Омские машиностроители развивают сотрудничество с производителями оборудования для ТЭК
На бирже контактов в рамках бизнес-миссии предприятий Пермского края в Омскую область, организованной Омской ТПП, 25 сентября 2018 года проведены переговоры НП «Сибирское машиностроение» и ООО «ИНГК Промтех» (г. Пермь).
Компания ООО «ИНГК Промтех» является производителем и поставщиком комплектного энергетического и технологического оборудования для компаний ТЭК, в т.ч. импортозамещающего. Основная продукция компании:
— Газотурбинные электростанции
— Газоперекачивающие агрегаты
— Поршневые компрессорные установки
— Винтовые компрессорные установки
— Элементы и системы газотурбинных установок и компрессорного оборудования
— Блочное и контейнерное оборудование
— Газовые сепараторы и установки подготовки газа
— Системы энергораспределения
— Системы автоматического управления технологическими процессами
-Прочее технологическое оборудование и его обвязка для объектов нефтегазового, топливного-энергетического и других направлений промышленности.
Основной специализацией ООО «ИНГК Промтех» является проектирование и изготовление обвязки, пэкиджей и вспомогательного оборудования газотурбинных и поршневых агрегатов, ГПА, компрессорного и насосного оборудования, с максимальным использованием отечественных и локализованных комплектующих.
Достигнута предварительная договоренность об использовании продукции членов НП «Сибирское машиностроение» и Консорциума СибДАТ при комплектации изделий ООО «ИНГК Промтех». Основной интерес представляют детали и запорно-регулирующая арматура трубопроводов. Также представляют интерес металлоконструкции и покрытия, КИП и средства автоматизации, электротехническое оборудование.

Омские машиностроители готовятся к участию в освоении баженовской нефти
Предприятия машиностроительного комплекса Омской области, члены НП «Сибирское машиностроение», рассматривают новые перспективные сферы деятельности. К их числу относится оборудование для добычи сланцевой нефти на месторождениях баженовской свиты. Проект, осуществляемый компанией «Газпром нефть Хантос», предполагает тестирование нового технологического оборудования на полигоне, с последующей организацией промышленной добычи нефти в 2020-х г.г.
Получено подтверждение заинтересованности ООО «Газпромнефть-Хантос» в продукции регионального машиностроения. Приоритетный интерес для проекта «Бажен» представляют элементы оборудования для термохимического воздействия на пласты, в т.ч. термостойкая запорная и регулирующая арматура на трубопроводах. Как известно, с конца 2016 г. в Омске действует Сибирский промышленный консорциум соединительных деталей и арматуры трубопроводов. Также продукцию для строительства и ремонта трубопроводов поставляет ряд самостоятельных производителей.
Кроме того, готовятся технико-коммерческие предложения по сопутствующей продукции, материалам, технологиям, разработкам, приборам и системам, средствам автоматизации и т.п. для инфраструктуры полигона и последующей масштабной добычи.
Сводный пакет предложений будет представлен НП «Сибирское машиностроение» в «Газпромнефть Хантос».

Протокол совещания

Ведение протокола – неотъемлемая часть любого совещания, конференции, заседания, ученого совета и других мероприятий.Очень важно составлять протокол правильно, ведь именно этот вид документа отражает суть совещания и может служить подтверждением или опровержением некоторых моментов этого мероприятия. В делопроизводстве одинаково важны как протоколы крупных совещаний между разными компаниями, так и внутренних планерок.

01.09.2013 вступил в силу федеральный закон от 07 мая 2013 года №100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации». Одно из изменений – требования к оформлению протоколов собраний теперь содержатся в Гражданском кодексе.

Разделы протокола

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩИЙ – должностное лицо, которое ведет собрание, совещание и пр.

СЕКРЕТАРЬ – присутствующий на собрании и ведущий протокол этого собрания человек. Не обязательно это секретарь по должности, вести протокол может любой сотрудник любого отдела.

ПРИСУТСТВОВАЛИ – перечисление всех присутствовавших на собрании с указанием их должностей. Список присутствующих оформляется в соответствии с занимаемыми должностями, от самой высокой к самой низкой. В случаекогда среди присутствующих есть несколько человек с равнозначными должностями, тогда их очередность в списке определяется алфавитным порядком. Другой вариант расположения присутствующих – в алфавитном порядке фамилий, независимо от занимаемой должности.

Если на совещании присутствует более 15 человек, то они оформляются отдельным списком, который прикладывается к протоколу:

ПРИСУТСТВОВАЛИ: 45 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ – в этом разделе последовательно отражаются все вопросы, которые планируется разобрать на совещании. В кратких протоколах и протоколах оперативных совещаний повестки дня может и не быть.

СЛУШАЛИ – здесь указывается имя докладчика и тема или, при необходимости, краткое содержание его выступления.

СЛУШАЛИ: Иванова П.И. с докладом о развитии нового приоритетного направления.

ВЫСТУПИЛИ – пофамильное перечисление всех, кто комментировал доклад.

РЕШИЛИ – здесь пишем, к каким решениям пришли в ходе совещания и указываем согласованные на совещании сроки реализации решений. Зачастую «решения» носят характер заданий и имеют все составляющие для этого: фамилию исполнителя, содержание задачи, срок исполнения. Например:

Иванову И.И. – в срок до 20.12.2014 составить план повышения квалификации сотрудников отдела закупок на 2015 год.

Кроме того, решением протокола можно утвердить или согласовать проект документа:

Утвердить Правила пользования корпоративной электронной почтой ООО «Весна» и ввести их в действие с 03.08.2015.

Согласовать Номенклатуру дел ООО «Весна».

Реже в протоколах встречаются следующие разделы:

ЗАСЛУШАЛИ – один из присутствующих зачитывает всем какой-то документ или часть документа.

ЗАСЛУШАЛИ Письмо Минфина от 22.07.2015 №4545-п

ПРИВЕТСТВЕННОЕ СЛОВО – как правило, приветственная речь произносится председателем собрания на крупных конференциях и форумах. На обычных совещаниях обходятся без цветистых приветствий.

ПРИГЛАШЕННЫЕ – это эксперты в какой-либо области, которых пригласили для того, чтобы они высказали свое компетентное мнение по вопросам совещания. В принятии решений приглашенные лица участия не принимают.

ОСОБОЕ МНЕНИЕ – это мнение одного из участников совещания, которое расходится с принятым решением. Участник вправе потребовать, чтобы его особое мнение было зафиксировано в протоколе. Оно оформляется на отдельном листе и является неотъемлемой частью протокола.

Если по оному из вопросов возникла дискуссия , то она записывается и оформляется так:

СЛУШАЛИ: И.А. Парамонова о необходимости внедрения в группе компаний единой системы электронного документооборота.

ВОПРОС: Т.А. Михайлова. Является ли внедрение единой СЭД экономически целесообразным на данном этапе развития группы компаний?

Ответ: Внедрение СЭД не только является экономически целесообразным, но и поможет оптимизировать расходы на административную деятельность группы компаний.

Голосование фиксируется следующим образом:

В голосовании приняли участие 10 человек. «За» – 8 человек, «Против» – 1 человек, воздержался – 1 человек.

Оформление протокола

Протокол оформляется на бланке организации для документов. на этом бланке присутствуют следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование структурного подразделения (если совещание проходит в отделе или дирекции);
  • место составления документа (можно не указывать, если населенный пункт, в котором работает организация, входит в ее название: «Тольяттинский молочный завод»);
  • наименование документа – ПРОТОКОЛ;
  • заголовок к тексту – в этом случае название совещания или наименование коллегиального органа:

заседания экспертной комиссии

  • регистрационный номер документа;
  • дата документа (это дата совещания);
  • текст документа – его содержание мы разобрали выше;
  • подпись – подписывают протокол председательствующий и секретарь.

Готовый протокол рассылается всем участникам совещания. Если документ содержит задания – ставится на контроль.

Внутренние протоколы, как правило, составляются в краткой форме. Цель здесь – зафиксировать поручения директора, а не ход совещания или мнения его участников. Совсем другое дело, когда на совещание собираются представители нескольких организаций. Какими бы ни были хорошими отношения с ними сегодня, никогда не известно, что ждет нас завтра. Может быть, протокол именно этого совещания станет ключевым документом, который докажет вашу правоту в возможном споре. Поэтому на совместных совещаниях протоколы ведутся со всей строгостью.

  1. ВикторияИюль 5 2013 @ 11:55

Добрый день, подскажите пожалуйста. Я устроилась на работу делопроизводителем (в ед числе), оганизация небольшая и в мою задачу будет входить организовать делопроизводство с нуля. Порекомендуйте пожалуйста с чего мне нужно начать, можно ли в электронном виде создать единый журнал регистрации для вход исход и внут или лучше оформить отдельные журналы для разных видов документов (приказы, доверенности и т.д.) очень поможете

Евгения КожановаИюль 6 2013 @ 11:13

Здравствуйте, Виктория!
Вы можете создать электронные журналы регистрации, при этом отдельный журнал для каждого вида документов: входящих, исходящих, внутренних и т.д. Начинать лучше с учета входящих/исходящих и отслеживания исполнения документов, которые директор отправляет исполнителям. Удачи!

АннаФевраль 28 2015 @ 11:23

Подскажите, пожалуйста, как хранятся протоколы собраний и нужно ли вести журнал учета протоколов? Заранее спасибо

Евгения КожановаМарт 1 2015 @ 08:09

Здравствуйте, Анна!
Протоколы собраний хранятся отдельно от других документов. По поводу сроков хранения — см. ст. 18 Перечня Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Сроки хранения протоколов и наименования дел варьируются в зависимости от вида собрания.
Что касается журнала, то существует правило: все документы должны быть зарегистрированы. Поэтому учет вести надо. В какой форме — это решать уже вам.

МаринаАвгуст 31 2015 @ 06:37

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, какой срок хранения у журнала регистрации протоколов совещаний с директором и статья по Типовому перечню?У нас ООО. Заранее спасибо.

Евгения КожановаАвгуст 31 2015 @ 10:52

Здравствуйте, Марина!
Перечень не содержит такого дела, вы можете назначить срок хранения сами. Необходимый минимум — 5 лет. Срок можно утвердить на заседании ЭК.

АрманМарт 5 2016 @ 04:34

Добрый день,
Просим сообщить как оформляется комментарии к протоколу, т.е когда отправляли проект протокола, получили комментарии от другой организаций.

Евгения КожановаМарт 9 2016 @ 03:57

Добрый день!
Можете оформить комментарии к протоколу обычным информационным письмом.

Составляем протокол совещания

Регулярные совещания – неотъемлемая часть работы любой организации. От масштаба компании зависят особенности проведения мероприятий – чем крупнее организация, тем серьезнее должны быть темы обсуждения. Для этого необходимо правильно составлять протокол. Именно этому вопросу посвящена данная статья.

Из статьи вы узнаете:

Протоколирование заседаний – это неотделимая часть любого совещания. Протокол помогает отследить процесс исполнения всех решений, которые были приняты на общем заседании. Кроме этого, он учитывает всю важную информацию, забыв о которой, можно будет обратиться к данному документу.

Чаще всего в организациях за ведение протокола ответственность несет секретарь компании. Он обязан знать систему протоколирования, чтобы добиться максимальной эффективности мероприятия. Помимо прочего, на совещании он используются подготовленные документы, отчеты, повестку дня, списки участников, тексты с докладами и т.д. Протокол, созданный на самом мероприятии, является черновым вариантом. После проведения заседания черновик редактируется, оформляется и после трех дней появляется готовый обработанный документ.

Итак, разберем вопрос о том, что представляет собой протоколирование совещаний и как оно осуществляется.

Создание протоколирования

Чтобы понять специфику протокола, важно знать, для чего он нужен в деятельности организации, какова его суть и значение для компании. С его помощью оформляются значимые вопросы, которые поднимались участниками совещания. Также указываются обсуждаемые и принятые решения, назначаются ответственные и прописываются сроки выполнения каждого задания. Это основные моменты, закрепленные в протоколе, необходимые для успешной деятельности компании. Стоит отметить, что документ может быть изложен в двух вариантах: в кратком или полном виде.

При кратком заполнении учитываются лишь поднятые вопросы, имена участников и принятые решения. Выбор такого формата чаще всего означает оперативность заседания.

В ином случае выбор падает на более подробное изложение всего процесса совещания, указываются все реплики, мнения, вопросы и позиции, которые были озвучены, более четко излагается картина всего мероприятия.

Если говорить в целом, то протокол является кратким документом, в котором отражена вся суть заседания. От ясности и правильности оформления документа зависит, будут ли решения, принятые в ходе обсуждения, иметь юридическую силу или нет. Поэтому важно ответственно подойти к системе протоколирования, к его оформлению, учитывая все нюансы при написании документа.

При большом количестве участников заседания невозможно обойтись без протокола. В такой ситуации, вероятно, что кто-нибудь мог прослушать решение отдельных задач, забыть о конкретных сроках ее выполнения или не расслышать имена ответственных. Отсюда следует, что создание протоколирования совещания помогает большой группе людей сориентироваться в процессе всего слушания и уточнить итоги мероприятия.

Создание общего протокола заседания для всех его участников позволит каждому ознакомиться с документом и уделить внимание наиболее интересующим вопросам. Только в этом случае руководитель компании может быть спокоен и уверен, что у всех сотрудников, которые участвовали в заседании, сложилось нужное и единое понимание о дальнейшей деятельности компании.

На сегодняшний день существуют различные системы протоколирования:

  1. с помощью специальных программ;
  2. стенография;
  3. простая запись.

Любой протокол должен быть пронумерован. Нумерация каждого документа зависит от количества проведенных заседаний в год. Рекомендуется составить план мероприятий, которые будут проводиться в течение года или хотя бы на полгода. В таком случае каждый протокол будет иметь свой порядковый номер мероприятия.

Например, если на первом заседании нового календарного года было принято написать протокол, то он будет под номером 1 и так далее. Ведение осуществляется с начала календарного года. А уже в следующем новом году следует начать нумерацию заново. Это очень удобный вариант ведения документов. Для того, чтобы не возникло никакой путаницы с одинаковыми номерами протоколов разных лет, необходимо поместить прошлогодние документы в архив (конечно, только в том случае, если будут выполнены все их решения).

Процедура протоколирования совещания

В основу оформления входит указание всех вопросов, которые поднимаются и решаются в процессе совещания. Главную часть протокола составляет вопрос, который обсуждается в кругу участников, но перед этим обязательно указывается номер вопроса. Далее отмечается содержание этого вопроса и принятые решения в процессе обсуждения.

Важно, чтобы после указанного номера вопроса следом сам вопрос начинался с предлога «О» («Об»). Наименование вопроса требуется печатать по центру страницы и обязательно подчеркнуть чертой. Под чертой должны быть указаны фамилии сотрудников, которые участвовали в обсуждении данного вопроса. Затем следует назвать решение, которое было принято.

В случае необходимости рекомендуется сделать копии и отправить организациям и должностным лицам, которые присутствовали на собрании. Стоит учесть, что список рассылки составляет ответственный исполнитель подразделения, которое руководило подготовкой вопроса. Порядок написания протокола и его правильное оформление гарантирует юридическую силу решений, принятых коллективным путем. Далее подробнее объясним правильное оформление каждого реквизита данного документа.

Правильное оформление протокола

Прежде всего необходимо знать, что протокол является документом, который относится к организационно-распорядительной документации. Такой документ выполняет управленческую и правовую функции. Поэтому в коллегиальном управлении протокол считается основным распорядительным документом и чаще оформляется как многостраничный. Также, при заполнении первой страницы следует использовать общий бланк организации. При отсутствии общего бланка документ оформляется на листе формата А4 с указанием реквизитов, следуя образцу общего бланка.

В ситуации, если бланки для заполнения первой страницы отсутствуют, то реквизиты принято оформлять продольным способом по центру листа.

Протоколы могут составляться в каждой организации, где есть коллегиальные органы, комиссии и т.п. Задача их деятельности – обсуждение интересующих вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений. При оформлении обязательных реквизитов существует ряд особенностей, а также определенные правила оформления дополнительных реквизитов. Вся специфика и принципы оформления определяются требованиями действующего законодательства или конкретной управленческой ситуацией.

В любом случае, все особенности оформления основываются на общем алгоритме, который создался при составлении и оформлении как одного из основных видов распорядительных документов.

Как правильно протоколировать совещания

1. Что такое идеальное протоколирование?

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье.

Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата.

Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещания

Все сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование

Все по-разному понимают итоги встречи

Все одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата

Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещание

Участники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах

Необязательность выполнения принятых на совещании решений

Обязательность выполнения принятых к выполнению задач — ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок

Несоблюдение или отсутствие повестки совещания

Следование визуальной повестке совещания

Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще — еще позже

Протокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания!

На контроль принятых решений уходит много времени

На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач

Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.

2. Семь составляющих идеального протокола совещания

Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком.

Рис.1. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования

Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.

2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:

Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.

2.2. Укажите и распределите роли участников совещании

Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата.

Рис.3. Распределите роли участников

Мы рекомендуем обязательно указать ответственных за выполнение следующих ролей:

  • Председатель совещания – отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным
  • Докладчик совещания – отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания.
  • Участник совещания – отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании
  • Секретарь совещания – отвечает за протоколирование совещание.
  • Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие.
  • Хранитель знаний – отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать
  • Хранитель контекста – отвечает за соблюдение повестки совещания. Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания.
  • Хранитель времени – отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания

Рис.4. Зачем мы собираемся?

Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager. Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п.2.1., вести хронометраж времени, сколько времени планировалось на вопрос повестки и сколько времени реально на это потратилось. Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.

2.4. Зафиксируйте решения

  • Решения, которые касаются всех
  • Задачи, которые назначены конкретным исполнителям
  • Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.

Рис.5. Введите текст решений.

Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Все это мы рекомендуем записывать в блок «Принятые решения».

2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

Для этого используйте раздел для фиксирования задач, а так же закладку Task Info справа в MindJet Mind Manager

Рис.6. Введите задачи.

Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.

2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже

Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Если эти вопросы не удается быстро решить (например, с помощью правила «трех реплик»), то мы рекомендуем их обязательно зафиксировать в раздел «Вопросы для обсуждения позже».

Рис.7. Запишите вопросы для обсуждения позже.

Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки. В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос.

2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)

И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги. То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. После этого с помощью нашей специальной надстройки Rules play для программы MindJet Mind Manager нажмите на кнопку «Сформировать протокол»

Рис. 8. Экспортируйте решения в протокол MicrosoftWord и назначайте задачи в MicrosoftOutlook

И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников!

Рис. 9. Пример протокола MicrosoftWord, полученного автоматически.

А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы – за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook! Для этого нажмите на кнопку нашей программы «Назначить поручения».

Рис.10. Задачи Outlook, автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования.

Все, что Вам нужно – это еще раз проверить правильность формулировок и нажать на кнопку «Отправить» в каждой из задач! И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи!

3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!

Этот шаблон настроен таким образом, что Вы можете убирать из него ненужные блоки (например, если в совещании не было вопросов из категории «Вопросы для обсуждения позже») – все что Вам нужно, просто удалить этот блок, и в финальной версии протокола этого блока просто не будет.

С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение. Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания. По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,

Московский Банк Сбербанка России

Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания. Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу. Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ БАЙКАЛЬСКОГО БАНКА

Также обращаем Ваше внимание на то, что пока данная надстройка действует для версии MindJet MindManager 14.1. Для более поздних версий эта надстройка пока не действует, но мы можем ее адаптировать под Вашу Компанию, если Вы пришлете нам запрос с помощью формы ниже!

Протоколируйте свои совещания результативно!