Опись дел по личному составу заполнения

Опись дел по личному составу

Опись дел по личному составу – учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется в трех экземплярах согласно форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций. Она включает в себя:


наименование организации
номер фонда
индекс дела
заголовок дела
дата дела
число листов в деле
примечание (если есть)

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением. Помимо этого, существует номинальный принцип, согласно которому заголовки дел в описи идут в следующей последовательности:


приказы (распоряжения) по личному составу;
списки личного состава;
личные дела;
карточки по учету личного состава;
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
невостребованные личные подлинные документы уволенных работников (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением.

Правила заполнения описи дел по личному составу

Наименование организации

Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Фонд №

Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивается. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если в компании несколько архивных фондов, например, она хранит документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.

Номер дела по описи

Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый должен быть внесен в опись под самостоятельным номером.

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел.

Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

Крайние даты

В данной графе указываются крайние даты дел.

Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Итоговая запись

В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи. Кроме того, должны быть оговорены особенности нумерации дел в описи, например, наличие литерных и пропущенных номеров.

архивное делопроизводство, архивация документов, архивное хранение документов, переплет документов, утилизация документов, уничтожение архивных документов, переплёт бухгалтерских документов

Опись дел по личному составу

Опись дел по личному составу – документ, содержащий перечень документов по личному составу, находящихся в архиве организации, с обязательным указанием индексов, названий документов и иной информации.

Содержание данной описи:

  • наименование организации и ее структурного подразделения;
  • номер фонда, а так же индекса дела;
  • заголовок дела и дата его составления;
  • количество листов в деле;
  • какие-либо примечания (если таковые имеются).

Опись дел может быть составлена в хронологическом или же структурном порядке. В каждой хронологической группе документы распределяются в соответствии с правилами, принятыми в конкретном структурном подразделении. Следует иметь в виду, что согласно правилам работы архивов разрешается вносить изменения в опись заголовков дел, которые были обнаружены дополнительно. Нумерация таких документов будет отображаться посредством литерных номеров или же в конце годового раздела.

В конце описи необходимо отобразить итоговую запись, в которой цифрами, а так же прописью указывается общее количество дел, первый и последний номера документов согласно описи. Документ подписывается начальником службы кадров организации, а так же руководителем архива (или иным уполномоченным лицом) с обязательной расшифровкой их подписей.

Через год после завершения дел в делопроизводстве формируются описи дел структурных подразделений.

Составляются они с применением специальной утвержденной унифицированной формы (Приложение 12 к п. 3.7.2 Основных правил работы архивов организаций).

В документ вносятся заголовки дел в соответствии с принятой схемой систематизации документов, закрепленной в номенклатуре, а в конце заполняется итоговая запись, ставится подпись составителя и дата. Опись утверждается руководителем структурного подразделения после её согласования с руководителем службы ДОУ и экспертной комиссией подразделения (при ее наличии).

Описи составляются по результатам экспертизы ценности документов. При этом учитывается срок их хранения, а также функциональная принадлежность. По срокам хранения документы делят на постоянного и временного хранения (свыше 10 лет).

Независимо от сроков хранения по функциональной принадлежности выделяют документы по личному составу, описи которых согласовываются с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и оформляются по унифицированной форме (Приложение 3 к п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02).

Помощь: Составление описи дел по личному составу и описи личных дел в кадровой службе

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ОПИСИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Согласно п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция), передача личных дел в архив организации осуществляется по описи дел, составляемой кадровой службой.

Опись дел — это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.

Как правило, в организации составляются три отдельные описи на документы:

— временного (свыше 10 лет) хранения;

— по личному составу.

Ряд организаций описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не составляет (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.

Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки ф.Т-2 и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).

В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу, т.е. в нее включаются дела, которые образовались во всех структурных подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных работников, невостребованные трудовые книжки работников и др., бухгалтерии — лицевые счета (при их отсутствии — ведомости на выдачу заработной платы), канцелярии — приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), из службы охраны труда — документы о расследовании несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.

Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы.

Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы.

Основными категориями документов по личному составу, включаемыми в опись дел по личному составу кадровой службы, являются:

— приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов));

— личные дела уволенных работников (при условии, что на личные дела не составляется отдельная опись, о чем будет сказано далее);

— личные карточки уволенных работников (ф.Т-2);

— список (штатно-списочный состав) работников организаций;

— протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж (если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись).

Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела 2007 г. опись должна быть составлена в 2008 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив).

Все дела включаются в опись сформированными и полностью оформленными в соответствии с установленными требованиями. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел кадровой службы.

Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются:

— соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

— правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

— качество подшивки или переплета дела;

— правильность нумерации листов дела;

— наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления;

— наличие и правильность оформления заверительной надписи дела;

— правильность оформления обложки дела.

В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.

После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному составлению описи.

Описи дел составляются по форме, установленной Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Госкомархива от 30.04.1997 № 5. Форма описи дел структурного подразделения, в т.ч. кадровой службы, приведена в приложении 1 к данному материалу.

При составлении описи дел кадровой службы соблюдаются следующие правила.

Каждое дело включается в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1 описи). Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) также вносится в опись под самостоятельным номером (как отдельное дело).

Индекс дела (графа 2 описи) проставляется в соответствии с номенклатурой дел. При указании в описи индексов личных дел следует помнить, что согласно Инструкции личные дела работников учитываются не по номенклатуре дел, в которой они обозначаются под одним индексом, а по книге (журналу) учета личных дел. В связи с этим при внесении в опись личных дел уволенных работников их индексами будут являться порядковые номера согласно книге (журналу) учета личных дел.

Заголовок дела (графа 3) полностью переносится в опись с обложки дела. При внесении в опись подряд двух и более дел (томов) с одинаковыми заголовками, заголовок первого дела пишется полностью, а остальные дела обозначаются словами «То же» с добавлением данных, которыми последующие заголовки отличаются от первого (даты, номера документов, номер тома, части, буква алфавита и др.).

Если дело с приказами директора организации о приеме, переводе, увольнении работников состоит из двух томов, то они будут обозначены в описи следующим образом:

«Приказы № 1-115 директора организации по личному составу (прием, перевод, увольнение работников). Т.1»

«То же. № 116-231. Т.2».

Дело с личными карточками уволенных работников, состоящее из двух томов, будет указано в описи аналогичным образом:

«Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Т.1».

«То же с буквы «Л» по букву «Ш». Т.2».

Необходимо обратить внимание, что использование слов «То же» не допускается при продолжении описи на новом листе. В начале каждого последующего листа описи заголовок дела должен писаться полностью.

В описи заголовки дел по личному составу должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, обеспечивающем их быстрое нахождение.

Установлена следующая последовательность расположения заголовков в описи дел кадровой службы:

— приказы (распоряжения) по личному составу;

— список (штатно-списочный состав) работников;

— личные карточки уволенных работников;

— личные дела уволенных работников;

— протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий;

— невостребованные трудовые книжки и другие личные документы работников;

— документы расследований несчастных случаев.

При этом согласно п.23 Инструкции личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий независимо от крайних дат личных дел. Аналогичным образом по алфавиту фамилий работников систематизируются дела с личными карточками, невостребованные личные документы (трудовые книжки и т.п.).

Дата дела (графа 4) и количество листов в деле (графа 5) в описи дел по личному составу кадровой службы указываются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела при его полном оформлении.

Срок хранения дела (графа 6) также переносится с обложки дела. Срок хранения дела определяется в процессе проведения экспертизы ценности документов на основании действующих в Республике Беларусь двух перечней типовых документов с указанием сроков хранения. Для облегчения дальнейшей экспертизы ценности документов в архиве организации срок хранения дела в графе 6 может быть дополнен номером статьи по перечню.

В графе 7 «Примечание» при необходимости делаются записи об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и др.

Пример оформления описи дел по личному составу, включающей личные дела уволенных работников, приведен в приложении 2.

Как было указано, опись дел по личному составу кадровой службы должна составляться ежегодно. Вместе с тем в организациях, в которых за год образуется небольшое количество дел по личному составу, могут составляться описи дел по личному составу, включающие документы за 2-3 года. В этом случае все дела должны быть систематизированы прежде всего по годам. При этом, если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в котором они были закончены, т.е. к году увольнения работника. В пределах каждого года дела располагаются по их значимости в последовательности, приведенной выше.

Это же правило (систематизация дел по годам) должно соблюдаться и в том случае, когда в организации по каким-то причинам не составлялись описи дел по личному составу за два и более года.

Пример оформления описи дел по личному составу кадровой службы, включающей документы за 2 года, приведен в приложении 3.

Необходимо обратить внимание, что в опись дел по личному составу кадровой службы включаются документы только соответствующей категории. Вместе с тем в отделе кадров могут формироваться дела не только по личному составу временного (свыше 10 лет) хранения, но и документы постоянного хранения, например: «Документы (доклады, сводки, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами», «Документы (представления, ходатайства, наградные листы и др.) о представлении к награждению работников государственными наградами» и др. На такие дела, как правило, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.

Кроме того, в соответствии с п.23 Инструкции допускается составлять отдельные описи личных дел уволенных работников. Правила составления такой описи идентичны правилам составления описи дел по личному составу кадровой службы с той лишь разницей, что в нее включаются только личные дела уволенных. Составление отдельных описей личных дел целесообразно в том случае, если в организации ежегодно образовывается большое количество дел соответствующей категории.

Пример оформления отдельной описи личных дел приведен в приложении 4.

Опись дел является самостоятельным документом и, следовательно, должна быть надлежащим образом оформлена (иметь индекс, дату, необходимые заверяющие отметки).

Индекс описи дел по личному составу кадровой службы состоит из номера, присвоенного кадровой службе согласно номенклатуре дел, начальных букв наименования категории документов, включенных в опись («л/с» — личный состав), а также года, в котором заведены дела, включенные в опись.

№ 3 л/с-2007, где 3 — номер раздела кадровой службы по номенклатуре дел, л/с — обозначение категории дел, 2007 — год, в котором были заведены дела (примечание 1), включенные в опись.

В конце описи делается итоговая запись (может составляться на отдельном листе), в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).

«В данную опись внесено 29 (двадцать девять) дел с № 1 по № 29».

Опись дел подписывается составителем с указанием должности и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия). Затем опись согласовывается с руководителем службы документационного обеспечения управления (примечание 2) и утверждается руководителем кадровой службы.

Если в кадровой службе действует самостоятельная экспертная комиссия (как правило, такие комиссии создаются в крупных организациях с большим объемом документов и дел, образующихся в кадровой службе), опись до ее утверждения руководителем кадровой службы согласовывается с этой экспертной комиссией. Экспертную комиссию кадровой службы не следует путать с экспертной комиссией организации, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов всей организации.

Опись дел по личному составу кадровой службы составляется в 2-х экземплярах: один в последующем передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного в кадровой службе. Если кадровая служба имеет свою экспертную комиссию, то готовится дополнительный экземпляр описи, который прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором рассматривалась эта опись.

Затем по согласованию с работниками архива организации производится временная шифровка дел: на обложках дел, внесенных в опись кадровой службы, проставляются номера дел по описи. Номера дел проставляются черным графитным (простым) карандашом, так как в дальнейшей при составлении сводной описи дел по личному составу они могут быть изменены.

На основании составленных описей дел структурных подразделений, в т.ч. и описи дел по личному составу кадровой службы, производится передача дел в архив организации.

Передача дел в архив организации осуществляется структурными подразделениями по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями этих подразделений и утвержденному руководителем организации.

Все дела кадровой службы принимаются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника этой службы. На всех экземплярах описи дел кадровой службы напротив каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел. Эти сведения подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и работником кадровой службы, передавшим документы.

Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел по личному составу организации, в которую, как уже указывалось, включаются дела не только кадровой службы, но и других структурных подразделений, в которых были сформированы соответствующие дела (бухгалтерии, службы охраны труда и др.).

Примечание 1. Для личных дел — год увольнения работника.

Примечание 2. Функции такой службы может выполнять канцелярия, общий отдел, управление делами, секретариат и др.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Опись дел по личному составу

Опись дел по личному составу – учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется в трех экземплярах согласно форме, установленной «Основными правилами работы архивных организаций». Она включает в себя:

  • наименование организации
  • номер фонда
  • порядковый номер
  • индекс дела (при наличии номенклатуры дел)
  • заголовок дела
  • дата дела
  • число листов в деле
  • примечание (если есть)

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением. Помимо этого, существует номинальный принцип, согласно которому заголовки дел в описи идут в следующей последовательности:

  • приказы (распоряжения) по личному составу;
  • списки личного состава;
  • личные дела;
  • карточки по учету личного состава;
  • трудовые договоры (соглашения);
  • лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
  • невостребованные личные подлинные документы уволенных работников (при отсутствии отдельной описи);
  • акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующихся в органиациях в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи, либо в отдельные описи. Личные дела, личные краточки, трудовые договоры помещаются в описи по году увольнения работника.

Правила заполнения описи дел по личному составу

Наименование организации

Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Фонд №

Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивают эти архивы. Если организации не являются источниками копмлектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивает сама организация. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если несколько архивных фондов, например, документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.

Порядковый номер

Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый должен быть внесен в опись под самостоятельным номером.

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры, графу необходимо оставить пустой.

Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

Крайние даты

В данной графе указываются крайние даты дел.

Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Итоговая запись

В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи. Кроме того, должны быть оговорены особенности нумерации дел в описи, например, наличие литерных и пропущенных номеров.

Важно: согласно правилам работы архивов разрешено вносить изменения в опись заголовков дел, обнаруженных дополнительно. Их нужно включать в опись документов по личному составу под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец годового раздела.

Как составить опись дел

В каждой организации имеется огромное количество различных бумаг. Часть из них подлежит временному или постоянному хранению в архиве предприятия. Для того чтобы систематизировать и упорядочить все эти документы, они вносятся в соответствующий перечень, получивший название опись дел или архивная опись, которая позволяет в случае необходимости быстро найти нужное дело и ознакомиться с его содержанием.

Такие бланки, как учредительная и регистрационная документация, приказы, распоряжения и акты по основной деятельности, годовые программы, планы и отчеты и т. д., должны храниться в фирме постоянно, до последнего дня ее существования. Для того чтобы не запутаться в них и ничего не потерять, составляется опись дел постоянного хранения, образец заполнения которой можно скачать ниже.

Подойдем к этой задаче последовательно и заполним форму по шагам.

1. Заполняем шапку

Здесь все достаточно просто и стандартно: вносим полное наименование организации в соответствии с уставом и штатным расписанием.

2. Заполняем основное «тело»

Присваиваем номер и вписываем наименования дел так, как они называются в номенклатуре дел подразделения (индекс). Указываем количество листов (не страниц!). Под последними датами понимаются даты регистрации или составления самого первого и последнего дела.

Обратите внимание, что шестой столбец не заполняется в данном случае, но в седьмом можно сослаться на пункт перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, почему это дело постоянного хранения.

3. Подводим итоги

Здесь указываем, сколько всего у нас получилось дел, ничего сложного.

Первым подписывает ответственный за делопроизводство в подразделении и ставит фактическую дату

5. Согласовываем

Далее ответственный делопроизводитель идет к руководителю подразделения, которое отвечает за организацию и контроль всего документооборота в рамках предприятия. Их обычно называют отделы документационного обеспечения или канцелярия. Там, после того как руководитель этого подразделения убедится, что все в порядке, он согласует опись и также ставит фактическую дату.

Обратите внимание, что поле для согласования экспертной комиссией в данном случае осталось пустым. Это потому, что в данном подразделении нет экспертной комиссии. Если бы она была, там были бы реквизиты ее протокола, а начальнику канцелярии пришлось бы показывать этот протокол.

После того как все подписали и согласовали, несем на подпись своему руководителю (отдела).

Аналогичным образом составляется перечень дел временного хранения с тем лишь отличием, что туда вносится дополнительный столбец «Срок хранения», который для каждого дела может быть разным (см. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Можно скачать заполненный образец.

Как написать предисловие

После того как все заполнено, согласовано и подписано, остается последний важный пункт в составлении архивного перечня, а именно

  • оформление титульного листа;
  • составление оглавления;
  • общей итоговой записи;
  • заверительной надписи;
  • предисловие.

Предисловие к описи дел постоянного хранения, образец

В предисловие вносится самая важная информация об организации в тот период времени, к которому относятся входящие в него бумаги:

  • изменения наименования фирмы (если были);
  • описание структуры и направлений деятельности;
  • характеристика включенных дел и т. д.

Предисловие подписывает составитель, а также сотрудник, ответственный за архив.

Предисловие к описи дел постоянного хранения, пример которого вы видите выше, можно скачать.

Документы по личному составу

Скажем прямо, это особая группа дел, которые вносятся в строго установленном порядке в отдельный архивный перечень. К ним относятся:

  • личные дела и карточки бывших работников;
  • списки сотрудников;
  • протоколы заседаний комиссий по личному составу и т. д.

Опись дел по личному составу (образец) выглядит и заполняется точно так же, как и по бумагам постоянного хранения, с тем лишь отличием, что заполняется шестой столбец (почему, указано в шаге № 2 нашей инструкции).

Данный вид архивного справочника заполняется аналогично тем, что были рассмотрены выше. Его подписывает составитель с указанием должности, визирует начальник кадровой службы и утверждает руководитель.

Используя данный материал, вы сможете разобраться во всех нюансах оформления архивных справочников, даже таких, как опись личных дел по личному составу.

Внутренняя опись документов личного дела: образец 2018

Кадровик любой организации не раз сталкивается с составлением описи дел по личному составу для дальнейшей передачи в архив. В какой форме вести документ? Каких ошибок стоит избегать? Читайте о порядке подготовки описей дел по личному составу, скачайте образец

Для чего нужна опись

Для начала нужно отметить, что формирование личных дел обязательно лишь для госслужащих, а для всех прочих работников нет законодательных норм по этому вопросу. Однако, большинство компаний ведут личные дела персонала по той простой причине, что это удобно и значительно упрощает делопроизводство.

Скачайте документы из статьи

Обычно досье работника выглядит как папка, в которую подшиты копии его документов, представленных при трудоустройстве и образовавшиеся в процессе работы. На основании этих бумаг могут приниматься кадровые решения в отношении сотрудника, поэтому лучше, если состав личного дела будет максимально полным. А для упорядочивания и облегчения поиска сведений удобно составить внутреннюю опись документов личного дела. Это обычный лист с перечнем бумаг, содержащихся в папке. Его заводят одновременно с заведением самого личного дела, последующие документы фиксируются в нем в хронологическом порядке.

Внутренняя опись документов личного дела в 2018 может быть очень полезна при передаче досье в архив, когда требуется полный список передаваемых бумаг. Лицу, ответственному за хранение, следует со всей внимательностью оформлять опись, поскольку ему она может пригодиться в первую очередь.

Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле

К каким личным делам должна составляться опись

В этом вопросе ориентируемся на приложение к приказу Минкульта №526 от 31.03.2015 (п. 4.19), которое регламентирует полное или частичное оформление дел в зависимости от сроков их хранения в архиве. Личные дела, хранящиеся более 10 лет, должны оформляться полно, что подразумевает составление описи.

«Основные правила работы архивов организаций» от 06.02.2002 (п. 3.6.3) поясняют, что частичное оформление дел подходит для папок временного хранения (до 10 лет) и систематизацию документов в них (т.е. составление внутренней описи) проводить не нужно. Однако, опытные кадровики советуют составить опись к каждому личному делу, даже если этого и не требует закон. Составление ее не представляет никакой сложности, а лишней она никогда не будет.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

Для начала нужно разобраться с тем, кто будет опись составлять. Ответ на вопрос очевиден – это тот человек, который ведет личные дела. Обычно кадровик, либо секретарь или сам директор. Важно, чтобы документ был понятен, достоверен и грамотно оформлен.

Удобнее всего вести учет в виде таблички с графами. Первыми записями будут документы (и их копии), полученные от гражданина в день его принятия на работу. Не стоит расписывать их реквизиты, достаточно означить лишь наименование.

Как вести личную карточку: готовые ответы на вопросы, которые ставят кадровиков в тупик

В дальнейшем внутренняя опись документов личного дела будет постепенно пополняться новыми записями – копиями приказов, свидетельств о повышении квалификации и получении наград и т.п. Любая информация, которая относится к трудовой деятельности служащего и подтверждена документально, отражается в его личном деле и, соответственно, входит в опись.

Каждый документ содержится в отдельном файле (листе), которые пронумерованы. Если по какой-то причине одна (или несколько) бумаг изымаются из папки, это необходимо фиксировать в описи. На место изъятого документа временно вкладывается другой, поясняющий, куда делся основной. Это может быть расписка, копия приказа, либо другой оправдательный документ. Также по возвращении бумаги об этом делается запись.

Неиспользованные отпуска сгорают. Или нет. Вы можете составить график отпусков так, что его не придется переделывать. Все новости и лайфхаки.

Как оформить опись документов личного дела

Нечасто встретишь в 2018 внутреннюю опись документов личного дела, оформленную от руки с начерченной по линейке табличкой. Обычно форма реестра набирается на компьютере, распечатывается в нужном количестве экземпляров в формате А4. К делу подшивается один экземпляр, но, если служащему понадобится копия, кадровый отдел обязан ее предоставить.

Некоторые сотрудники имеют солидное портфолио, в таком случае перечень всех документов может не уместиться на одном листе. Ничего страшного в этом нет, не нужно переписывать первоначальную опись, уменьшая шрифт, следует просто продолжить ее на втором и последующих листах, нумеруя при этом странички.

Хотя внутренняя опись личного дела в 2018 не всегда является обязательным документом, относиться к ее заполнению нужно внимательно, стараясь не допускать ошибок.

Новые возможности для карьерного роста

Если компания относится к категории госучреждений, то обязателен к использованию бланк описи личного дела из прил. 27 к приказу № 526. Для прочих предприятий утвержденных форм не существует, но самым разумным решением станет применение уже готового бланка из вышеуказанного приказа. Если же руководство сочтет его неподходящим, то можно:

  • составлять в вольной форме каждый раз по необходимости (что громоздко, неудобно и времязатратно);
  • разработать и утвердить ЛНА собственный шаблон.
  • Если бланк реестра составляется самостоятельно, следует учесть, что вверху нужно указать название предприятия, затем заголовок документа и ФИО служащего.

Табличка содержит графы:

  • номер п/п;
  • номер по внутреннему документообороту предприятия (если он имеется);
  • дата;
  • название документа (указать, оригинал или копия);
  • номера листов;
  • примечание (выдача и возврат, состояние документа).

Справочник кадровика в подарок!

Под таблицей есть такой реквизит, как количество листов. Понятно, что пока человек продолжает работать, и его личное дело может пополняться документами, эта строка не заполняется. Цифра проставляется при передаче дела в архив. Самой последней записью в описи будет автограф лица, ее заполнявшего, с указанием должности.

Что касается хранения перечня, то вопрос этот строго не регламентируется. Можно приклеить его к внутренней стороне обложки, но это затруднит продолжение реестра, если количество листов в нем окажется со временем более одного. Удобно держать опись в самом первом файле папки.

Передавая дело в архив, кадровик перечеркивает строки, оставшиеся незаполненными, во избежание внесения задним числом недостоверных сведений.

Составляем опись дел

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей:

• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);

• опись дел по личному составу (Приложение 15);

• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);

• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);

• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);

• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей:

• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);

• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);

• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);

• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1]).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).

2 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

3 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):

• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);

• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);

• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

• акты о несчастных случаях;

• журналы учета документов по личному составу.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).

Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу (приказы (распоряжения) по личному составу), личных дел уволенных работников.

Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).

Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).

Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).

Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.

Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30–50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).

ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.

4 Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.

5 Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.

Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.

6 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» – содержимое папки и путь к ней.

ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14–18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.

Согласно п. 3.7.6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ

«№ п/п». Порядок нумерации дел в описи – валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).

«Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: 02-03 – Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела.

«Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).

«Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил). Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».

«Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).

«Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

«Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п., например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006–2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа. Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».

ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)

Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

• крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).

Предисловие (дополнение к предисловию). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие (п. 3.7.10 Основных правил). В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.

Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической.

В историческую часть вносят сведения:

• по истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации;

• об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.

В историографической части:

• дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;

• указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

• отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;

• дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;

• освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.

Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.

Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома (более 250 страниц или толщина более 4 см).

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации (Пример 12).

Оглавление. К законченной описи обязательно составляется оглавление (п. 3.7.19 Основных правил). Оглавление составляется к годовому разделу описи, если в ней имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавление включают:

• список сокращений (составляемый в необходимых случаях);

• названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;

• указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).

Приведем пример оглавления.

Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:

Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п. 3.7.19 Основных правил).

Итоговая запись. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также

грифы утверждающих структур (муниципального или государственного архива и ЭК организации) (Пример 13).

Лист-заверитель. Последний лист описи – лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.

Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам 2015 (Пример 14).

Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015).

Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.

В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).

СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСЕЙ НА ЗАСЕДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя.

Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации (п. 2.2.6 Основных правил) (Пример 16).

По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).

Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).

Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4–9).

[1] Утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010.

М.М. Сичкарева, юрист, специалист по архивному делу