Образец заявления на использование личного имущества

Использование личного компьютера в служебных целях

В связи с открытием нового офиса и недостаточностью оборудования сотрудники организации в работе используют собственные компьютеры, принтеры и другую технику. Договор с работниками на использование их техники организация не заключала и никаких компенсаций им не выплачивала. Возникает ли в связи с вышеуказанной ситуацией у организации доход для целей налогообложения прибыли?

Если в деятельности коммерческой организации используется личное имущество работников и компенсация за пользование имуществом работникам не выплачивается, то можно говорить о безвозмездном пользовании имуществом.

Договор безвозмездного пользования предполагает, что одна сторона передает вещь другой на время с последующим возвратом. Плата за пользование вещью не взимается (ст. 689 ГК РФ).

Согласно п. 8 ст. 250 НК РФ доходы в виде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг) или имущественных прав признаются внереализационными доходами и учитываются при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Несмотря на то что в указанной статье прямо не говорится о возникновении налогооблагаемого дохода при безвозмездном пользовании имуществом, контролирующие органы настаивают на том, что доход необходимо исчислять. Доводы строятся на п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.2005 № 98. В письме указано, что п. 8 ст. 250 НК РФ применяется не только по отношению к имущественным правам, представляющим собой требования к третьим лицам, но и при безвозмездном получении права пользования вещью.

Данная позиция изложена в письмах Минфина России от 31.10.2008 № 03-11-04/2/163, от 01.07.2008 № 03-11-04/2/93, от 24.07.2008 № 03-03-06/2/91, УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061167.

Соглашаясь с мнением контролирующих органов, добавим, что, поскольку договор безвозмездного пользования имеет много общего с договором аренды и к ним зачастую применяются одинаковые нормы (п. 2 ст. 689 ГК РФ), можно говорить о том, что организация безвозмездно получает услуги аренды имущества. А безвозмездно полученные услуги прямо предусмотрены в п. 8 ст. 250 НК РФ.

При оценке налогооблагаемого дохода в виде безвозмездного пользования имуществом необходимо исходить из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст. 40 НК РФ.
В рассматриваемом случае рыночной ценой может быть цена сделки на аренду аналогичного имущества. Информация о ценах должна быть подтверждена документально или путем проведения независимой оценки.

Из разъяснений налоговых органов можно сделать вывод, что использование личного имущества в производственных целях без заключения договора безвозмездного пользования также приводит к возникновению внереализационного дохода. Например, в письме УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061156 сказано, что если сотрудники используют личные телефоны в служебных целях, то у организации возникает внереализационный доход. В рассматриваемом письме не принимается во внимание, что договор на пользование имуществом сотрудника не заключен.

Судебная практика по вопросу признания доходов у организации при использовании в работе личного имущества сотрудников на безвозмездной основе без заключения договоров отсутствует.

Таким образом, при безвозмездном использовании в деятельности организации личного имущества сотрудников у организации возникает внереализационный доход, подлежащий налогообложению.

Образец заявления на использование личного имущества

Это очень спорный вопрос.
Трудовой кодекс РФ

Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его (работодателя -ДМ) интересах личного имущества работнику выплачивается [Только зарегистрированные пользователи могут видеть ссылки. Нажмите Здесь для Регистрации] за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Можно предположить, что вы используете личное имущество на рабочем месте на территории учреждения для создания нормальных условий труда. Создание нормальных условий труда — это обязанность работодателя:

Статья 212. Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда
.

Работодатель обязан обеспечить:
.
соответствующие требованиям охраны труда условия труда на каждом рабочем месте;
режим труда и отдыха работников в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
.

Кроме того, в ст. 223 ТК РФ указано, что

«Обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников в соответствии с требованиями охраны труда возлагается на работодателя. В этих целях работодателем по установленным нормам оборудуются санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, помещения для оказания медицинской помощи, комнаты для отдыха в рабочее время и психологической разгрузки; создаются санитарные посты с аптечками, укомплектованными набором лекарственных средств и препаратов для оказания первой помощи; устанавливаются аппараты (устройства) для обеспечения работников горячих цехов и участков газированной соленой водой и другое».

Таким образом, принося из дома личные вещи, вы выполняете функции работодателя по созданию нормальных условий труда и отдыха в учреждении. Поэтому, Ваши действия должны быть согласованы с администрацией.
Кроме того, согласование с администрацией необходимо в связи с тем, что на самой вещи не написано, что она является вашей личной. Соответственно, необходимо подписать соглашение между работником и работодателем, в котором указать принадлежность вещи, цели использования вещи, а также сумму компенсации за использование личных вещей в деятельности учреждения.
В противном случае, при проверке любыми проверяющими органами указанные вещи приходуются как неучтенное имущество (излишки).
А излишки относятся к внереализационным доходам для целей налогообложения по налогу на прибыль.

Исходя из всего вышеизложенного, можно предложить следующий алгоритм действ:
1. Между работником и работодателем подписывается соглашение, в котором указывается наименование вещи, ее принадлежность (кому принадлежит право собственности), условия ее эксплуатации, условия возврата вещи в случае увольнения работника, размер компенсации или условия использования вещи безвозмездно.
2. Бухгалтерия приходует личные вещи сотрудника на счет 01 «Имущество, полученное в пользование» и ведет аналитический учет на этом счете в разрезе собственников и номенклатуры объектов.

Личное имущество в служебных целях

Иногда удобнее не покупать какое-то оборудование, а использовать то, что уже есть у сотрудников. Например, человек работает дома и использует свой компьютер, станок, швейную машинку или ездит по поручениям фирмы на собственном автомобиле. В любом случае фирма должна компенсировать подобные расходы. Давайте разберемся, как выгоднее оформить эти взаимоотношения, отразить их в учете и при налогообложении.

Когда фирма платит?

Обязанность возмещать сотрудникам расходы при использовании их личного имущества в интересах фирмы прописана в статьях 188, 310 Трудового кодекса. Согласно статье 164 Кодекса, компенсация — это денежная выплата, установленная в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.

Компенсацию нужно платить за использование и износ инструментов, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов. Размер и порядок выплаты таких компенсаций, возмещения расходов, связанных с использованием имущества, должны быть описаны в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Помимо выплаты компенсаций есть еще один вариант — заключить с сотрудником договор аренды на использование его имущества. Порядок налогообложения зависит от того, выберете вы выплату компенсации или арендную плату, а также от вида такого имущества.

Компенсации за использование личного транспорта

Налог на прибыль. Камнем преткновения при выплате компенсации за использование личного транспорта стали удивительно низкие суммы, которые можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Эти нормы установлены постановлением правительства от 8 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. » (см. таблицу).

Налоговики считают, что в эти суммы заложены и расходы на ГСМ, и ремонт, и страхование, и все прочие расходы, которые сопутствуют использованию транспорта. Значит, и списать такие расходы при расчете налога на прибыль нельзя. Поэтому если вы решите выплачивать сотруднику большую компенсацию, то суммы, превышающие утвержденные правительством нормативы, при расчете налога на прибыль учитывать нельзя.

Минфин в своем письме от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 указал, на что нужно обратить особое внимание при выплате компенсаций за использование личного транспорта. Так, при использовании для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов необходимы следующие документы:

  1. приказ руководителя фирмы, где необходимо указать размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования);
  2. документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля и право управления им (копии, предпочтительно нотариальные):
    • свидетельство о регистрации транспортного средства;
    • ПТС;
    • копия доверенности (если работник управляет по доверенности);
    • водительское удостоверение.

В должностной инструкции и трудовом договоре с работником нужно обязательно указать, что работа носит разъездной характер.

Компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце. Если в течение месяца работник был в отпуске, на больничном, в командировке или отсутствовал по иным причинам и автомобиль не эксплуатировался, то за эти дни компенсация не выплачивается. Аналогично выплачиваются компенсации совместителям — пропорционально отработанному времени.

И, конечно же, использование транспорта должно быть экономически обосновано, то есть соответствовать критериям признания расходов, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса.

Обратите внимание, что в постановлении № 92 указаны нормы только по легковым автомобилям и мотоциклам. Налоговики считают, что фирма вообще не вправе учитывать при налогообложении прибыли иные компенсации за использование транспорта, кроме указанных в постановлении. Если вы решите платить сотруднику компенсацию за использование других видов транспорта (грузового, воздушного, речного и др.), включив эти суммы в прочие расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК), связанные с производством, то готовьтесь отстаивать свою позицию в суде. На наш взгляд, все же выгоднее оформить подобные отношения через договор аренды.

ЕСН. Компенсационные выплаты в пределах законодательно установленных норм, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, ЕСН не облагаются (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК). Если же вы платите компенсацию больше, чем предусмотрено постановлением № 92, то апеллируйте к пункту 3 статьи 236 Налогового кодекса, в котором сказано, что если выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, то и ЕСН они не облагаются. Такой вывод подтверждает письмо Минфина от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192.

То же самое касается и пенсионных взносов, так как база для их расчета аналогична базе по ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).

НДФЛ. В пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса сказано, что налогом на доходы не облагаются компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей только в пределах законодательно установленных норм. Указывает на это и письмо Минфина от 26 марта 2007 г. № 03-04-06-01/84. Здесь чиновники вспомнили о постановлении № 92 и предложили воспользоваться его нормативами для исчисления НДФЛ: то есть все, что свыше норматива, обложить налогом. Но, правда, они и сами не отрицают, что установления специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей обложения налогом на доходы физических лиц Кодексом не предусмотрено. Судьи же встают на сторону фирмы (постановление Президиума ВАС от 30 января 2007 г. № 10627/06).

Интересные выводы содержит письмо Минфина от 24 апреля 2007 г. № 03-04-06-01/129. Чиновники указали, что компенсации сотрудникам, чья работа носит разъездной характер, не облагается ЕСН, НДФЛ. В то же время суммы компенсаций можно включить в состав расходов на оплату труда при расчете налога на прибыль. Таким образом, если выплачивать сотруднику компенсацию за разъездной характер работы (а не за использование личного транспорта), соответственно подготовив необходимые документы (должностные инструкции, трудовые договоры, приказы), можно сэкономить на налогах.

Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве на суммы компенсаций не начисляют в соответствии с пунктом 10 постановления правительства от 7 июля 1999 г. № 765 «О перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации».

УСНО. Фирмы-упрощенцы тоже могут платить сотрудникам компенсацию за использование личного транспорта. Но в расходы можно включить их только в пределах установленных правительством норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК). То же самое касается пенсионных взносов, взносов на травматизм и НДФЛ. Если сумма компенсации больше, чем положено, в расходы сумму превышения включить нельзя, и придется заплатить зарплатные налоги.

Компенсации за использование личного оборудования

Кроме автомобилей сотрудники могут использовать в работе еще множество видов собственного имущества (например, станки, компьютеры, сканеры, принтеры, телефоны, факсы, мобильные телефоны, сим-карты и т. д.).

Налог на прибыль. Нормы возмещения за использование такого личного имущества законодательством не установлены. Поэтому размер компенсации должен определяться по соглашению сторон (ст. 188 ТК). Его нужно прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору. Такие выводы подтверждает, в частности, письмо Минфина от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61, в котором сказано, что суммы компенсаций, начисленные работникам за использование ими личного имущества (кроме легкового автотранспорта) для выполнения служебного задания, можно учесть для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК).

В то же время главный критерий такой компенсации — экономическая целесообразность расходов. Так, Минфин в письме от 31 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/1/194 (с полной версией этого документа вы можете ознакомиться в справочной правовой системе КонсультантПлюс) предложил при определении размера компенсации за использование надомником собственных инструментов и механизмов исходить из Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. постановлением правительства от 1 января 2002 г. № 1).

Для тех видов инструментов и механизмов, которые не указаны в амортизационных группах, нужно исходить из срока их полезного использования в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей. В остальных случаях размеры компенсаций за использование личного имущества должны соответствовать экономически обоснованным затратам, исходя из фактического использования инструментов и механизмов для целей трудовой деятельности.

ЕСН, пенсионные взносы, взносы на травматизм, НДФЛ с сумм таких компенсаций начислять не нужно.

Документы, которые необходимы для выплаты компенсаций за использование имущества:

  1. дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества в служебных целях, в котором нужно указать:
    • наименование используемого имущества,
    • технические характеристики,
    • нормы интенсивности использования имущества (в соответствии с технической документацией),
    • период использования имущества,
    • кто несет расходы по эксплуатации и ремонту,
    • размер компенсации и порядок выплаты,
    • условия прекращения дополнительного соглашения;
  2. документы о праве собственности сотрудника на используемое имущество (например, кассовые и товарные чеки на покупку, товарные накладные, гарантийные талоны);
  3. приказ о выплате компенсации;
  4. расчет компенсации (суммы возмещения за износ в соответствии со сроком эксплуатации имущества, затраты на обслуживание, например стоимость картриджей для принтера и т. п., подтверждающие затраты документы — чеки кассовые и товарные, накладные и т. п.).

Логично предположить, что, если сотрудник в течение месяца отработал не все рабочие дни, сумму компенсации нужно пересчитать пропорционально отработанному времени.

В бухгалтерском учете суммы компенсаций относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н). Разницы между суммами компенсаций в налоговом и бухгалтерском учете нужно учитывать в соответствии с положениями ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль» (утв. приказом Минфина от 19 ноября 2002 г. № 114н).

УСНО. Перечень расходов, предусмотренный для упрощенцев пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса, является закрытым. Расходы на выплату компенсаций за использование личного имущества в служебных целях (кроме легковых автомобилей и мотоциклов) здесь не указаны. Значит, и учесть их при налогообложении нельзя.

Но можно пойти на хитрость: учесть такие затраты как расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1, абз. 2 п. 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК). В этом случае придется начислять пенсионные взносы, взносы на травматизм и НДФЛ.

Аренда транспорта с экипажем

Гораздо больший простор действий дает при использовании сотрудником транспортных средств договор аренды с работодателем. Неудобство для фирмы здесь в том, что придется оформлять путевые листы, следить за нормой расхода топлива.

Гражданским кодексом предусмотрены две формы аренды транспортного средства: с экипажем и без экипажа. От того, какой вариант вы выберете, зависит и то, какие расходы можно учесть.

Особенности взаимоотношений в рамках договора аренды транспортного средства с экипажем установлены статьями 632–641 Гражданского кодекса. В этом случае управлять транспортным средством может только сам работник — владелец. Содержать в надлежащем состоянии, включая его текущий и капитальный ремонт, страховать транспортное средство должен также сам работник. Фирма несет расходы на ГСМ и другие, связанные с его коммерческой эксплуатацией.

Преимущество такого варианта для работника состоит в том, что управлять автомобилем он будет только сам. Для фирмы — в том, что расходы на ремонт и страхование, то есть весьма существенные статьи расходов, будет нести сам работник. Арендная плата по такому договору состоит из двух частей: платы за пользование транспортом и вознаграждения работнику за управление транспортом.

Налог на прибыль. Сумму арендной платы можно в полном объеме учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК). То же самое касается расходов на ГСМ и прочих эксплуатационных затрат.

ЕСН, пенсионные взносы, взносы на травматизм. ЕСН и пенсионные взносы нужно начислять только с сумм вознаграждения за управление транспортом (п. 1 ст. 236 НК). Однако обратите внимание, что в соответствии с пунктом 3 статьи 238 Налогового кодекса ЕСН в части ФСС на эти суммы начислять не нужно (см. также письмо Минфина от 26 января 2007 г. № 03-04-06-02/11).

Та часть арендной платы, которая относится к оплате за пользование транспортом, ЕСН не облагается. Не нужно начислять и взносы на травматизм.

НФДЛ. Со всей суммы арендной платы нужно удержать НДФЛ и уплатить в бюджет (ст. 226 НК). Если же удержать налог невозможно, то фирма должна сообщить об этом в налоговую.

Аренда транспорта без экипажа

Об этом виде аренды сказано в статьях 642–649 Гражданского кодекса. Поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая текущий и капитальный ремонт, нести расходы на содержание, страхование, включая ОСАГО, добровольное страхование, расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, должна фирма-арендатор.

Для работника здесь выгодно то, что все расходы несет фирма. Однако важно не забывать: фирма вправе управлять транспортным средством своими силами, то есть формально может доверить его любому водителю. Кроме того, важно в договоре аренды прописать, может ли фирма сдавать транспорт в субаренду и необходимость согласия на это арендодателя. Некоторым образом обезопасить сотрудника можно, прописав в полисе ОСАГО только одного водителя — владельца.

Налог на прибыль. Сумму арендной платы, все расходы на содержание транспорта (ГСМ, ремонт, страхование и т. д.) можно включить в расходы при расчете налога на прибыль (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК). Это подтверждает и Минфин (см., например, письмо от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806). Нельзя учитывать расходы на техосмотр — это затраты самого владельца.

ЕСН, пенсионные взносы, взносы на травматизм с суммы арендной платы в этом случае платить не нужно (ст. 236 НК).

НДФЛ нужно удержать и уплатить в бюджет со всей суммы арендной платы.

Документы, необходимые для оформления договора аренды транспортно средства:

    документы о праве собственности на транспортное средство:

  • свидетельство о регистрации транспортного средства,
  • ПТС,
  • копия доверенности (если работник управляет по доверенности),
  • водительское удостоверение;
  • приказ о норме расхода топлива (желательно также копии технической документации на транспортное средство, где будут указаны эти нормы);
  • дополнительное соглашение к трудовому договору о передаче в управление сотруднику транспортного средства;
  • договор о материальной ответственности.
  • В должностной инструкции и трудовом договоре должно быть указание на разъездной характер работы.

    Аренда прочего имущества

    Арендные отношения между сотрудником и фирмой регулируются статьями 606–625 Гражданского кодекса. При заключении договора аренды необходимы:

    1. документы, подтверждающие право собственности на имущество (например, свидетельство о собственности, кассовые и товарные чеки на покупку, товарные накладные, гарантийные талоны);
    2. данные, позволяющие идентифицировать арендуемое имущество (например, серийный номер, номера составных частей или механизмов);
    3. госрегистрация договора аренды (при аренде недвижимости сроком 12 месяцев и более);
    4. акт приема-передачи имущества.

    Обратите внимание, что если в договоре не указано иное, то обязанность поддерживать имущество в исправном состоянии, проводить текущий ремонт, нести текущие расходы по содержанию должна фирма-арендатор. А вот проводить капитальный ремонт — обязанность арендодателя (ст. 616 ГК).

    Можно договориться об удобном порядке арендных выплат (ст. 614 ГК): варьировать сроки и суммы платежей, предусмотреть денежную или натуральную форму оплаты.

    Стоимость арендованного имущества не забудьте отразить на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в размере, указанном в договоре аренды.

    Налог на прибыль. Сумму арендной платы, все расходы на содержание арендуемого имущества можно включить в расходы (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК).

    ЕСН, пенсионные взносы, взносы на травматизм с суммы арендной платы в этом случае платить не нужно (ст. 236 НК).

    НДФЛ нужно удержать и уплатить в бюджет со всей суммы арендной платы.

    УСНО. Затраты на аренду как транспортных средств, так и любого иного имущества упрощенцы могут учесть в расходах (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК).

    Компенсация за использование автомобиля сотрудника

    Автор: В. Куницына

    Какие существуют основания для выплаты компенсации за использование сотрудником личного автомобиля в служебных целях? Облагаются ли такие компенсации НДФЛ и страховыми взносами? Как отражается в учете выплата указанной компенсации?

    Работники различных организаций часто сталкиваются с необходимостью использования личного транспорта в служебных целях. Сотрудники образовательных учреждений не являются исключением. Так, в процессе реорганизации происходит слияние небольших учреждений образования в более крупные. В результате из-за значительной удаленности учреждений друг от друга некоторым сотрудникам приходится использовать личный транспорт для того, чтобы добраться на работу. Положена ли таким работникам компенсация за использование их имущества и как ее оформить, расскажем в данной статье.

    Основание для выплаты компенсации

    Статьей 188 ТК РФ установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

    На законодательном уровне размер компенсации и возмещения расходов определен только для государственных гражданских служащих, а также для сотрудников ФСИН, ГПС, ФСКН, ФТС, МВД и следственного комитета. Так, для государственных гражданских служащих правила выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием, установлены Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563 (далее – Постановление № 563). В нем отмечено, что для получения компенсации и возмещения расходов необходимо подать заявление представителю нанимателя с указанием сведений, при исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.

    К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).

    Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в 10-дневный срок со дня получения заявления работника с учетом:

    • необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
    • времени использования личного транспорта в служебных целях;
    • объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

    Максимальный размер компенсации в месяц не должен превышать предельный размер этой компенсации, предусмотренный приложением к Постановлению № 563, который составляет:

    а) для легковых автомобилей:

    • с рабочим объемом двигателя 2 000 куб. см включительно – 2 400 руб. в месяц;
    • с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;

    б) для мотоциклов – 1 200 руб. в месяц.

    Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

    Выплата компенсации и возмещение расходов осуществляются один раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта федерального государственного органа, в котором определены размеры компенсации и возмещения расходов.

    Для работников государственных (муниципальных) учреждений могут быть разработаны соответствующие нормативные акты на уровне субъекта РФ или муниципалитета. Если таких документов нет, то основным документом, регламентирующим выплату компенсации, будет дополнительное соглашение к трудовому договору.

    Кроме этого, изложенные выше нормы Постановления № 563 могут быть использованы для внесения в коллективный договор образовательного учреждения положений о возможности выплаты соответствующих компенсаций и возмещения расходов сотрудникам учреждения.

    Приведем образец дополнительного соглашения к трудовому договору.

    Дополнительное соглашение № 123

    к трудовому договору от 1 сентября 2011 года № 1

    «О порядке и размере возмещения (компенсации) расходов

    за использование личного транспорта в служебных целях»

    г. Энск 10.05.2016

    Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение «Энская общеобразовательная школа», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице директора Волковой Елены Леонидовны, действующего на основании устава, с одной стороны и Смирнова Наталья Николаевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, руководствуясь ст. 188 ТК РФ, заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 1 сентября 2011 года № 1 о нижеследующем:

    1. Дополнить п. 3.2 трудового договора от 1 сентября 2011 года № 1 таким положением:

    «Работодатель обязуется выплатить Работнику компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в размере 2 400 (две тысячи четыреста) руб. за месяц.

    Расходы, связанные с использованием личного транспорта в служебных целях (на приобретение горюче-смазочных материалов, на техническое обслуживание и текущий ремонт), возмещаются в размерах согласно документам, подтверждающим такие расходы (путевым листам, чекам АЗС и т. п.).».

    2. Денежные средства, указанные в п. 1 настоящего соглашения, выплачиваются в следующие сроки и порядке: один раз в текущем месяце за истекший месяц.

    3. Во всем остальном положения трудового договора остаются неизменными.

    4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, составлено в двух экземплярах (по одному для каждой стороны) и вступает в силу с момента подписания.

    (подпись) (Ф. И. О.) (подпись) (Ф. И. О.)

    Экземпляр дополнительного соглашения получил __________________________

    (дата, подпись работника)

    Как сказано выше, компенсация выдается на основании заявления работника. Приведем образец такого заявления.

    Директору МАОУ «Энская

    от главного бухгалтера

    1 сентября 2011 года между мной, Смирновой Натальей Николаевной, и муниципальным автономным общеобразовательным учреждением «Энская общеобразовательная школа» в лице директора Волковой Елены Леонидовны заключен трудовой договор № 1.

    С согласия работодателя и в его интересах я, главный бухгалтер Смирнова Н. Н., использую принадлежащий мне на праве собственности автомобиль марки Chevrolet NIVA (государственный номер А 123 АК 172, свидетельство о регистрации 72 АЕ 123456).

    На основании дополнительного соглашения от 10.05.2016 № 123 к трудовому договору от 01.09.2011№ 1 и ст. 188 ТК РФ прошу выплатить компенсацию в размере 2 400 (две тысячи четыреста) руб. за использование в интересах работодателя принадлежащего мне автомобиля марки Chevrolet NIVA (государственный номер А 123 АК 172), а также возместить расходы на ГСМ в размере 6 000 (шесть тысяч) руб.

    Приложения: документы, подтверждающие расходы, понесенные работником (чеки АЗС, путевые листы).

    01.06.2016 Смирнова Н. Н. Смирнова

    Налогообложение и страховые взносы

    При получении компенсации за использование личного имущества в служебных целях правомерно возникает вопрос об обложении НДФЛ данных выплат и начислении на них страховых взносов. Разъяснения по этому вопросу дают различные ведомства.

    НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ все виды компенсационных выплат в пользу работника, связанных с исполнением им трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ. Для такого освобождения в учреждении должны быть установлены на основании расчетов суммы компенсации, а работник должен представить документы, подтверждающие принадлежность ему имущества, использование этого имущества в служебных целях и суммы понесенных расходов. На это указывают письма Минфина РФ от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 20.04.2015 № 03-04-06/22274, от 27.02.2013 № 03-04-06/5600, от 21.12.2012 № 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305, от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326.

    Кроме этого, согласно Письму МНС РФ от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ для получения компенсации работникам необходимо представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах.

    Страховые взносы. Поскольку обязанность выплачивать компенсацию за использование личного имущества в служебных целях установлена трудовым законодательством, на нее не нужно начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ[1], пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ[2]).

    Конкретный размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ). Указанная компенсация не облагается взносами в размере, предусмотренном в данном соглашении (письма Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542, от 25.07.2014 № 17-3/В-347, Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343-19, от 12.03.2010 № 550-19, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

    В этих разъяснениях указано, что выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта) компенсация не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

    При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

    В случае если работник пользуется транспортным средством по доверенности, нужно руководствоваться разъяснениями Минтруда из Письма от 13.11.2015 № 17-3/В-542. В соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

    Передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица.

    Таким образом, поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности на право управления транспортным средством, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

    Налог на прибыль. Расходы учреждения на выплату компенсации за использование личного автомобиля работника для служебных целей, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль (пп. 14 п. 1 ст. 251, п. 49 ст. 270, п. 1 ст. 252 НК РФ).

    В рамках приносящей доход деятельности у бюджетного или автономного учреждения компенсация и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их осуществления в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). При этом следует обратить внимание, что при использовании легкового автомобиля работника в расходы можно включить только сумму, не превышающую норматив, который зависит от объема двигателя и установлен в п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

    Использование личного имущества работника

    «Своя рубашка ближе к телу» — так гласит пословица. Не потому ли некоторые работодатели не против, если сотрудники используют свое личное имущество в служебных целях? Казалось бы, и овцы целы, и волки сыты: у компании снижаются расходы на приобретение основных средств, сотрудник может использовать для работы привычные вещи, о состоянии которых он осведомлен лучше кого бы то ни было. Но так ли все просто?

    Может ли работодатель использовать личное имущество работников в производственных целях? Нужно ли получать согласие сотрудника на использование его имущества? Что следует знать работнику, когда он соглашается на то, чтобы его автомобиль или оргтехника участвовали в «общем деле» фирмы? Как правильно рассчитать компенсацию такому сотруднику? Как видите, в столь простом, на первый взгляд, деле руководство компании может столкнуться с множеством сложностей и нюансов. Как же быть?
    Прежде всего, разберемся в следующих вопросах: что, зачем и почём? А именно:
    какое имущество может быть использовано в производственных целях;
    для чего это делается;
    какие компенсации предусмотрены сотрудникам за то, что их личное имущество «работает» на организацию;
    во что может обойтись работодателю нарушение прав сотрудника.

    Чаще всего, конечно, сотрудник «жертвует» фирме свой личный автомобиль или иное транспортное средство (например, мотоцикл). На следующем месте — мобильный телефон и различная оргтехника (принтер, сканер, факс или МФУ), что особенно актуально для удаленных сотрудников. Но важно не забывать, что используемое личное имущество должно быть непосредственно связано с функциональными обязанностями работника, указанными в его должностной инструкции или трудовом договоре.

    Очевидно, что не для всех организаций экономически целесообразно приобретать основные средства: появится необходимость их технического обслуживания, возможно, потребуется включение в штат технического специалиста для выполнения ремонтных работ, приобретение расходных материалов и запасных частей. Далеко не всегда нужное оборудование можно арендовать или взять в лизинг по приемлемой цене. Также не следует забывать и о риске выхода оборудования из строя и прерывания производственного процесса по этой причине. Что же делать? Вполне логичным выходом может стать передача такого риска сотруднику с соответствующей компенсацией. В этом случае наличие исправного оборудования на рабочем месте перестает быть вопросом работодателя. А сотрудник получает возможность использовать уже имеющееся у него и хорошо знакомое устройство с пользой для организации и для себя. Если личное имущество работника по своему функциональному предназначению не может быть применено в производственной деятельности, то выплаты работнику за использование такого имущества с включением этих сумм в себестоимость могут повлечь за собой штрафные санкции со стороны государственных органов.

    Если проанализировать ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ, можно сделать вывод, что для законного использования личного имущества работника и выплаты за это компенсаций необходимо выполнение следующих существенных условий:
    1. Согласие работодателя на использование личного имущества сотрудника.
    2. Наличие соглашения между сторонами, заключенного в письменной форме.
    Расходы работнику за использование его имущества можно возместить только при наличии письменного соглашения. С учетом этого утверждения логично предположить следующее: законодатель в неявном виде рассчитывал, что это соглашение и будет выражать осведомленность работодателя и его согласие на выплату возмещения.
    Однако даже имеющееся письменное соглашение и осведомленность работодателя не означают, что сотруднику автоматически компенсируют затраты.

    Справка. Статья 188 ТК РФ: «При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме».

    На практике. Суд отказал работнику в праве на возмещение расходов за использование личного автомобиля. Истец обратился в суд с требованиями к ответчику о погашении задолженности по зарплате, взыскании пособия по временной нетрудоспособности, компенсации за неиспользованный отпуск, компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях с начислением процентов за просрочку выплаты указанной суммы, а также о компенсации морального вреда. Согласно материалам дела, между истцом и ответчиком заключен трудовой договор, предусматривающий, что истец при исполнении трудовых обязанностей, связанных со служебными разъездами, использует принадлежащий ему автомобиль, и ему выплачивается компенсация за использование и износ автомобиля (согласно путевым листам). Представитель работодателя, возражая против присуждения истцу такой компенсации, ссылался на отсутствие тех самых путевых листов. Суд, лишенный возможности проверить заявленную истцом сумму компенсации за использование личного автомобиля, т.к. путевые листы и другие соответствующие доказательства суду не были представлены, данное требование оставил без удовлетворения (Заднепровский районный суд города Смоленска в решении по делу N 2-2019/2013

    М-1688/2013 от 30 июля 2013 г.).

    Это надо знать. Министерство финансов России в своих письмах от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и от 30.11.2012 N 03-03-07/51 по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения служебных обязанностей, разъясняло следующее: в соответствии со ст. 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона «О бухгалтерском учете» (ранее действовал Закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ, с 01.01.2013 действующим является Закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ) для подтверждения факта использования транспортного средства должны быть оформлены первичные учетные документы — путевые листы.
    Для федеральных государственных гражданских служащих правила и размер компенсации за использование личного транспорта определены Постановлением Правительства от 02.07.2013 N 563.

    И таких примеров немало, но почему? Казалось бы, если в трудовом договоре указано, что работник для выполнения своих основных функций использует личное имущество, в частности автомобиль, и получает за это компенсацию, то почему суды отказывают истцам во взыскании невыплаченных компенсаций с работодателей?
    В основном причина заключается в отсутствии письменного соглашения или других документов, наличие которых предусматривает это соглашение.
    При заключении соглашения об использовании личного имущества между работодателем и сотрудником в него следует включить:
    точное наименование личного имущества;
    его отличительные признаки, например, серийный номер;
    стоимость имущества на дату заключения соглашения;
    основания права собственности на имущество (это не всегда возможно в отношении мелкого производственного инструмента, но в таком случае будет достаточно указания в соглашении права собственности работника).
    В соглашении (см. приложение) следует определить не только объект компенсации (выплата за использование или платежи за износ), но и какие конкретно расходы включаются в сумму выплаты (например, на замену расходных материалов и комплектующих, ремонт имущества и т.д.). Необходимо явно указать размер выплаты компенсации, сроки, основание и порядок расчетов, а также срок действия данного соглашения.
    Если сотрудники используют личные мобильные телефоны для ведения служебных разговоров, то размер компенсации может быть установлен приказом по организации, как свидетельствует судебная практика по спорам с Пенсионным фондом и Фондом социального страхования. Однако соглашение сторон об использовании сотрудниками своего мобильного телефона должно быть закреплено отдельным документом. Это может быть трудовой договор или приложение к нему. Также не следует забывать, что компенсация за использование личного имущества не может осуществляться при нахождении сотрудника в отпуске или его отсутствии на рабочем месте по болезни (см. Письмо Министерства финансов от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87).
    Есть особенности в оформлении использования личного имущества руководителей организаций или лиц, исполняющих их обязанности. Использование личного имущества руководителя предприятия им самим ограничено положением п. 3 ст. 182 ГК РФ: «Представитель не может совершать сделки от имени представляемого в отношении себя лично» (см. решение Новгородского районного суда Новгородской обл. по делу N 2-1650/13). То есть, например, директор предприятия не может использовать свой личный автомобиль в представительских целях и при этом сам находиться за рулем.
    Возмещение конкурсному управляющему использования своего личного имущества при осуществлении им деятельности в рамках дела о несостоятельности (банкротстве) возможно только при наличии согласия собрания кредиторов, что следует, например, из постановления 6-го арбитражного апелляционного суда г. Хабаровска от 29.01.2014 N 06АП-7180/2013.
    Важно учитывать, что размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. Об этом говорится в ряде нормативно-правовых актов, в том числе в Письме Фонда социального страхования от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985 «Обзор ответов на вопросы по применению положений Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» и Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
    Необходимо отметить, что Трудовой кодекс в частности и трудовое законодательство в целом не ограничивают стороны соглашения в определении размера возмещения расходов за использование имущества работника, но все же существует ряд ограничений, связанных с особенностями налогового законодательства (см. пример).

    Пример
    Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» устанавливает размер компенсации за легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно в размере 1200 рублей, свыше 2000 куб. см. — 1500 рублей, на мотоциклы — 800 рублей. Однако данное ограничение направлено не на ущемление прав участников соглашения — оно вытекает из подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации от 05.08.2000 N 117-ФЗ, п. 3 ст. 217 НК РФ и п. 25 ст. 255 НК РФ, регулирующих исчисление налога на прибыль организации и относящихся исключительно к вопросам налогообложения.

    Соответственно, нужно иметь в виду, что превышение законодательно закрепленных ограничений в размере компенсации за использование личного имущества работников повлечет за собой увеличение налоговой нагрузки на предприятие.
    Существенное условие для заключения соглашения об использовании личного имущества работника — наличие необходимых полномочий у лица, дающего разрешение на использование имущества. Таким лицом может быть: начальник цеха, мастер участка, сестра-хозяйка, начальник учебной части школы. Организация определяет это сама, исходя из своей структуры и способов выполнения бизнес-процессов. На предприятиях, где работают 10 000 сотрудников, этих людей может быть несколько, а там, где 100, — один человек. Государственных нормативных актов, указывающих, кто не может быть назначен таким лицом по уровню должности или ее названию, — не существует.
    В качестве документа, подтверждающего данные полномочия непосредственного или прямого руководителя, следует рассматривать локальный нормативный акт организации или доверенность, выданную надлежащим лицом. Необходимо включить в этот документ прямую формулировку, указывающую на то, что должностное лицо от имени работодателя имеет право давать разрешение сотруднику использовать личное имущество в производственной деятельности. Отсутствие такого документа может повлечь возникновение спора: так, например, исходя из отсутствия по должностным обязанностям необходимых полномочий у старшей медсестры, суд отказал истице в удовлетворении требований о взыскании денежных средств, затраченных на приобретение спецодежды (дело N 2-238/2013

    М-204/2013, решение Заларинского районного суда Иркутской области РФ от 12 июля 2013 г.).
    Также примечательны судебные решения по вопросам компенсации использования личного имущества работника, в которых суд основывается на условиях труда и особенностях служебной деятельности работника, закрепленных в трудовом договоре или должностной инструкции.

    На практике
    Пример 1. Няганский городской суд Ханты-Мансийского автономного округа в решении от 23 апреля 2012 г. отказал работнику пожарной части в возмещении расходов на использование личного транспортного средства. Основанием для отказа стало следующее обстоятельство: выплаты производятся в случаях, если работа сотрудника по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями, однако, согласно имевшейся должностной инструкции, работа пожарного разъездной не являлась, т.к. в случае возникновения пожара доставка пожарных к месту тушения осуществляется на пожарном автомобиле.
    Пример 2. При рассмотрении спора в Симоновском районном суде г. Москвы от 28 июня 2010 г., подтвержденного определением по делу от 30 ноября 2010 г. N 33-37107 судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда, суд также исходил из фактических обстоятельств дела, основываясь на том, что, согласно должностной инструкции регионального торгового представителя, последний должен иметь специальные навыки по вождению автомобиля и иметь права категории «В», кроме того, согласно должностной инструкции, работник был обязан регулярно лично посещать каждого клиента согласно маршруту, а также вести постоянный поиск новых клиентов. Несмотря на то что материалами дела установлено, что соглашение о возмещении истцу расходов в связи с использованием личного транспорта в служебных целях между сторонами в письменном виде не заключалось, суд принял решение о взыскании компенсации в счет возмещения расходов на бензин, мобильную связь, амортизацию транспортного средства.

    Это надо знать. В соответствии с положениями раздела XI ТК РФ основными элементами, необходимыми для принятия решения о выплате компенсации за повреждение или уничтожение личного имущества работника, являются:
    1. Наличие вины работодателя в уничтожении или повреждении указанного имущества и, разумеется, отсутствие вины сотрудника.
    2. Наличие причинно-следственной связи между причинением вреда и противоправными действиями работодателя.
    3. Возмещение ущерба должно производиться независимо от того, возмещались или нет расходы, связанные с пользованием уничтоженного или поврежденного имущества.
    Согласно смыслу ст. 235 ТК РФ отсутствие письменного соглашения об использовании имущества не является основанием для отказа в компенсации.

    Во избежание возникновения неоднозначных ситуаций и, как следствие, судебных споров при отсутствии отдельного соглашения или отсутствии условий об использовании личного имущества работника непосредственно в самом трудовом договоре работодателям необходимо быть предельно конкретными и внимательными в формулировках и требованиях, указываемых в локальных нормативных актах, определяющих функциональные обязанности сотрудника.
    Помимо уже рассмотренной категории вопросов, следует выделить ситуации, связанные не с компенсациями за использование личного имущества, а с возмещением вреда, причиненного уничтожением или повреждением собственного имущества работника.

    На практике. Согласно решению Мещанского районного суда г. Москвы от 22 декабря 2009 г. и определению судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда по делу от 3 августа 2010 г. N 33-22649 работнику было отказано в удовлетворении требований к работодателю о возмещении ущерба, вызванного пропажей денежных средств. Истец подал исковое заявление о возмещении ущерба, ссылаясь на то, что при выполнении своих трудовых обязанностей в помещении работодателя при возвращении на свое рабочее место он обнаружил, что выдвижные ящики тумбочки вскрыты, и денежные средства отсутствуют. Он направил работодателю заказным письмом докладную записку об обнаружении данного факта, однако работодатель в возмещении денежных средств отказал. Суд, принимая решение, основывался на том, что главным условием возмещения ущерба является факт его причинения работнику при исполнении им трудовых обязанностей или в связи с трудовыми отношениями.

    Таким образом, во избежание необоснованных претензий со стороны работников по компенсациям за уничтоженное или поврежденное личное имущество разумнее всего включить описание правил хранения личного имущества персонала на территории работодателя в локальные нормативные акты. Таким документом могут стать Правила внутреннего трудового распорядка организации (см. пример), с которыми, естественно, каждый сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

    Пример

    Правила внутреннего трудового распорядка

    5. Основные права и обязанности Работодателя.

    5.5. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.
    5.6. За имущество, принадлежащее работнику и используемое им в рабочих целях без ведома работодателя, работодатель ответственности не несет.

    Вопросы, связанные с компенсациями работникам за используемое в производственной деятельности личное имущество, достаточно часто обсуждаются в периодических изданиях для бухгалтерских и финансовых подразделений, попадая в поле зрения работников служб персонала и отделов кадров. Но необходимо помнить и о второй стороне вопроса, связанного с личным имуществом работников, — если оно повреждено или уничтожено по вине работодателя, то придется выплатить компенсацию сотруднику, причем такая выплата должна быть произведена из прибыли предприятия.

    Соглашение N 1
    об использовании личного имущества

    г. Москва 1 февраля 2014 года

    ООО «Весна», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Сидорова Валерия Игоревича, действующего на основании устава, с одной стороны и гражданин РФ Иванов Павел Степанович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
    1. Предмет соглашения.
    1.1. Работник использует по поручению Работодателя личный автомобиль марки «Шевроле-лачетти», государственный регистрационный знак У167КВ177, идентификационный номер (VIN) XUUNA345J70000 234, год выпуска 2007, двигатель N 909 111К, кузов (коляска) N XUUNA345J70000234, цвет Бежевый, паспорт транспортного средства (ПТС) — серия 22 ТС N 222 222, свидетельство о регистрации транспортного средства — серия 33 TY N 333 333, в служебных целях на основании служебных заданий.
    2. Обязанности сторон.
    2.1. Работодатель обязуется:
    2.1.1. Поручать Работнику выполнение заданий с использованием личного автомобиля.
    2.1.2. Выплачивать Работнику компенсационные выплаты за использование личного автомобиля для служебных нужд, покрывающие платежи за износ автомобиля, расходы на текущий ремонт и техническое обслуживание, на приобретение горюче-смазочных материалов из расчета не более 1500 (одной тысячи пятисот) рублей 00 копеек в месяц пропорционально отработанному времени в течение месяца на основании учета служебных поездок.
    2.2. Работник обязуется:
    2.2.1. Использовать личный автомобиль в течение рабочей недели на основании выданных Работодателем служебных заданий.
    2.2.2. Не допускать неэффективного применения автомобиля при использовании его в служебных целях.
    2.2.3. Предоставлять Работодателю документы, подтверждающие расходы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях, согласно листу учета служебных поездок на личном транспорте, прилагаемому к настоящему соглашению.
    3. Порядок расчетов.
    3.1. При использовании автомобиля в служебных целях Работник самостоятельно за собственный счет обеспечивает закупку горюче-смазочных материалов и заправку автомобиля, а также оплачивает другие расходы. Для получения компенсационной выплаты, указанной в п. 2.1.2 настоящего соглашения, Работник предоставляет в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля и ведет учет служебных поездок.
    3.2. Работодатель осуществляет компенсационные выплаты Работнику дополнительно к должностному окладу в сроки, определенные для выплаты заработной платы за месяц.
    3.3. Выплата, указанная в п. 2.1.2 настоящего соглашения, не выплачивается за время нахождения Работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется.
    3.4. Основанием для компенсационной выплаты является приказ Генерального директора.
    4. Ответственность сторон.
    4.5. Работник самостоятельно несет ответственность за соблюдение правил дорожного движения, а также за ущерб, нанесенный третьим лицам вследствие нарушения правил дорожного движения.
    4.6. За неисполнение или ненадлежащее исполнение условий настоящего соглашения виновная сторона несет ответственность согласно действующему законодательству.
    5. Срок действия соглашения.
    5.1. Настоящее соглашение вступает в силу 1 февраля 2014 года и может быть прекращено по письменному согласию обеих сторон, требованию Работодателя в случае, если надобность в использовании личного автотранспорта отпала, или в случае невозможности использования Работником личного автотранспортного средства в служебных целях, а также может быть расторгнуто в судебном порядке по требованию одной из сторон, в том числе при невыполнении другой стороной условий настоящего соглашения. соглашение прекращается также при расторжении трудового договора между сторонами (независимо от причин).
    6. Прочие условия.
    6.7. Настоящее соглашение составлено в двух подлинных экземплярах — по одному для каждой из сторон.
    6.8. В случаях, не предусмотренных настоящим соглашением, стороны руководствуются действующим законодательством РФ.
    7. Адреса, реквизиты и подписи сторон.