Как провести инвентаризацию гсм

Вопрос эксперту

На ваш вопрос отвечает эксперт программного продукта “Путевые листы и ГСМ” https://kontur.ru/putevye-listy-i-gsm

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда инвентаризация обязательна.
Два самых распространенных случая: перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (не ранее 1 октября текущего года), перед сменой МОЛ.
Также может осуществляться при реорганизации и ликвидации организации, при выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара и других ЧС.

При инвентаризации наличие топлива в баках автомобилей и талонов на топливо (в натуральном измерении) у водителе определяется на основании акта снятия остатков, который составляется ежемесячно по состоянию на последний день месяца или на день проведения инвентаризации.
Сведения о фактическом наличии ГСМ приводятся в инвентаризационных описях ТМЦ (форма Инв-3).
Каждая опись составляется в 2х экземплярах, подписывается членами комиссии и лицом ответственным за сохранность ТМЦ.
Все ТМЦ фиксируются в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и др.

Проведение инвентаризации в учреждениях Минобороны

Проведение инвентаризации в учреждениях Минобороны

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств в учреждениях Минобороны регламентирован ведомственным Приказом от 16.10.2010 N 1365 (далее — Порядок N 1365). В соответствии с п. 3 данного порядка проведение контрольного мероприятия перед составлением годовой бюджетной отчетности, а также при смене материально ответственных лиц обязательно. В статье рассмотрим основные положения, на которые следует обратить внимание при приведении инвентаризации в учреждениях Минобороны.

Перед тем, как перейти к рассмотрению основных положений Порядка N 1365, хотелось сказать несколько слов о значимости проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности.
В силу п. 1, 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» активы и обязательства подлежат инвентаризации с целью выявления фактического наличия соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. Минфин в Письме от 15.07.2014 N 02-06-10/34544 указал, что о достоверности представленной отчетности можно судить, только если проведена инвентаризация. Аналогичные разъяснения в части обязательности проведения контрольных мероприятий в конце года были представлены финансовым ведомством и в более ранних письмах — от 03.10.2013 N 02-06-10/41147, от 30.12.2013 N 02-06-010/58448.

Более того, при проведении проверок учреждений Минобороны территориальными органами Росфиннадзора выявленные случаи непроведения инвентаризации расцениваются как нарушение законодательства РФ. В качестве примера приведем случай из арбитражной практики. Так, в Постановлении ФАС ВСО от 04.06.2014 по делу N А78-5909/2013 судьи указали, что на ФКУ «Управление финансового обеспечения Министерства обороны РФ по субъекту РФ» возложены обязанности по ведению в обслуживаемых учреждением воинских частях бухгалтерского учета. В силу своих обязанностей учреждение должно участвовать в инвентаризациях имущества и обязательств, проводимых в воинских частях, своевременно и правильно отражать результаты инвентаризации в бюджетном учете. Следовательно, указание в акте проверки на нарушения в виду непроведения инвентаризаций в воинских частях, неотражение излишков и недостач имущества обосновано, поэтому требования ФКУ признаны недействительными и судом отклонены.
Далее рассмотрим основные положения по проведению инвентаризации в воинских частях Минобороны, руководствуясь Порядком N 1365.

Инвентаризационная комиссия

Для начала отметим, что проведению инвентаризации предшествуют организационные подготовительные мероприятия. В первую очередь в воинской части приказом командира назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В соответствии с п. 5 Порядка N 1365 в ее состав могут включаться представители финансово-экономических служб, служб материально-технического обеспечения, а также представители независимых аудиторских организаций. Пунктом 6 Порядка N 1365 допускается на время работы инвентаризационных комиссий освободить от исполнения служебных обязанностей по занимаемым должностям членов инвентаризационной комиссии. Об этом упоминается в соответствующем приказе командира воинской части.
Отметим, что, по мнению Минфина, участие работников бухгалтерской службы в инвентаризационной комиссии, наделенной полномочиями по инвентаризации имущества и обязательств, является обязательным (см. Письмо от 27.11.2014 N 02-06-10/60461). В связи с участием бухгалтерской службы в работе комиссии по инвентаризации нефинансовых активов обеспечивается предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации.

Обратите внимание! Отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации служит основанием считать результаты инвентаризации недействительными (п. 6 Порядка N 1365).

Подготовительные мероприятия

В соответствии с п. 8 Порядка N 1365 до наступления установленных сроков проведения инвентаризации командир воинской части издает приказ о проведении инвентаризации, в котором указываются сроки ее проведения и виды инвентаризируемого имущества и обязательств. При необходимости уточняется состав инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (ф. 0317019), который ведется председателем инвентаризационной комиссии.
Председатель инвентаризационной комиссии должен завизировать все приходные и расходные первичные учетные документы, а финансовый орган, осуществляющий ведение бюджетного учета, обязан закончить обработку всех первичных учетных документов по движению имущества и обязательств, отразить их в регистрах учета и определить остатки на день инвентаризации.

Примечание. До начала инвентаризации комиссия должна получить последние приходные и расходные документы по движению имущества на дату проверки.

К началу проведения инвентаризации материально ответственные лица должны дать расписки о сдаче в бухгалтерию всех приходных и расходных первичных учетных документов по движению имущества и об отсутствии неоприходованного или списанного в расход имущества.

Проведение инвентаризации

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц и по каждому месту хранения. В соответствии с п. 11 Порядка N 1365 при хранении имущества в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения, после проверки помещение опломбировывается (опечатывается), а инвентаризационная комиссия переходит в новое помещение.

Примечание. Фактическое наличие материальных ценностей определяется путем их взвешивания, обмера, пересчета.

Далее следует обратить внимание на особенности, которые приведены в Порядке N 1365.
В соответствии с нормами, изложенными в п. 11 Порядка N 1365 о материальных ценностях, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество допускается определять на основании первичных учетных документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей.
Ракеты и боеприпасы, хранящиеся в стандартной (штатной) таре, целостность которой не нарушена и на которой отчетливо видны заводская маркировка и пломбировка, должны проверяться по данным, указанным в маркировке, с проверкой на выборку 1-2% каждой партии. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Обратите внимание! В случае выявления расхождения вся партия подлежит проверке, а количество материальных ценностей, подлежащее выборке, удваивается. При выявлении фактов недостачи какого-либо имущества инвентаризации подвергается 100% имущества, принятого на ответственное хранение материально ответственным лицом (п. 11 Порядка N 1365).

В соответствии с п. 12 Порядка N 1365 при инвентаризации ГСМ результаты замера горючего в баках машин (агрегатов), резервуарах и другой таре следует отражать:
— в ведомости замера горючего в баках машин (ф. 6002601);
— (или) ведомости измерений количества горючего и смазочных материалов при снятии остатков (ф. 6002602), данные о которых заносятся в инвентаризационные описи (сличительные ведомости) (ф. 0504087).
При сопоставлении фактических данных о наличии ГСМ с данными бухгалтерского учета определяются недостачи, излишки и величины естественной убыли, образовавшейся в межинвентаризационный период.

Примечание. Естественную убыль нефтепродуктов рассчитывают только в том случае, если была выявлена их недостача.

Согласно п. 28 Порядка N 1365 машины, оборудование и транспортные средства отражаются в описи по каждому объекту с указанием заводского номера по техническому паспорту организации-изготовителя и года выпуска.
Однотипные объекты основных средств одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из подразделений воинской части и учитываемые в инвентарной карточке группового учета основных средств (ф. 0504032), в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) (ф. 0504087) отражаются группами по наименованиям с указанием количества.
Предметы мягкого инвентаря, посуда, находящиеся в эксплуатации, проверяются путем осмотра каждого предмета по местам их нахождения и по каждому материально ответственному лицу, на хранении которого они числятся (п. 40 Порядка N 1365).
Обращаем внимание, что специальная одежда, обувь и другие средства индивидуальной защиты, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись (сличительную ведомость) на основании первичных учетных документов организаций, осуществляющих эти услуги.

Документальное оформление

В связи с тем, что в случаях обнаружения недостач и хищений результаты инвентаризации являются законным основанием для обращения в правоохранительные и судебные органы, их оформлению следует уделить больше внимания.
Приказом Министра обороны РФ от 28.03.2008 N 139 утверждены формы документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил РФ.
В разделе VII данного приказа приведен перечень документов, используемых при инвентаризации. К ним, в частности, отнесены:
— инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
— ведомость замера горючего в баках машин (ф. 6002601);
— ведомость измерений количества горючего и смазочных материалов при снятии остатков (ф. 6002603);
— ведомость взвешивания тарных материальных запасов (ф. 6002603);
— акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных обязательств должны записываться в инвентаризационные описи (сличительные ведомости), которые составляются не менее чем в двух экземплярах. Добавим, что количество экземпляров инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) определяется инвентаризационной комиссией воинской части. При этом следует учитывать, что один экземпляр инвентаризационной описи (сличительной ведомости) в обязательном порядке передается материально ответственному лицу, а другой направляется в финансово-экономический орган, осуществляющий учет имущества и обязательств.

Примечание. При заполнении документов по инвентаризации следует обратить внимание на нормы, приведенные в п. 16 Порядка N 1365.

На каждой странице инвентаризационной описи (сличительной ведомости) должны быть указаны прописью число порядковых номеров материальных ценностей и их общее количество в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения материальные ценности представлены.
В пункте 16 Порядка N 1365 обращено внимание, что инвентаризационные описи (сличительные ведомости) должны быть заполнены четко, без помарок. Исправление ошибок нужно производить во всех экземплярах инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Обратите внимание! В инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице инвентаризационной описи (сличительной ведомости) должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Отражение в учете результатов инвентаризации

В соответствии с п. 80 Порядка N 1365 инвентаризационные описи (сличительные ведомости) по окончании инвентаризации и после их соответствующего оформления передаются председателем инвентаризационной комиссии в тот же день, а если инвентаризация закончилась по окончании рабочего дня, то на следующий день к началу работы в финансово-экономический орган, где ведется бюджетный учет имущества. Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) передаются в финансово-экономический орган по перечню, подписанному председателем инвентаризационной комиссии.
Финансово-экономический орган заносит в инвентаризационные описи (сличительные ведомости) данные бюджетного учета и отражает в них результаты инвентаризации, то есть расхождения между учетными данными и фактическим наличием имущества. По выявленным расхождениям оформляется ведомость расхождений. Расхождениями являются излишки, недостачи, пересортица.

В соответствии с п. 81 Порядка N 1365 по всем недостачам и излишкам, пересортице инвентаризационная комиссия получает письменные объяснения материально ответственных лиц.
В силу п. 82 Порядка N 1365 председатель инвентаризационной комиссии обязан представлять командиру воинской части предложения по:
— отнесению недостач за счет виновных лиц воинской части либо их списанию за счет федерального бюджета;
— постановке на учет излишков;
— урегулированию расхождений фактического наличия материальных ценностей с данными бюджетного учета при пересортице путем проведения взаимного зачета излишков и недостач, возникших в результате нее.
Окончательное решение об отнесении недостач за счет виновных лиц либо их списании за счет федерального бюджета, по постановке на учет излишков, а также о возможности взаимного зачета пересортицы принимается в порядке, установленном в Минобороны (п. 84 Порядка N 1365).
Ниже рассмотрим отражение результатов по итогам проведения инвентаризации излишков (недостач) в бухгалтерском учете.
Отражение в учете излишков. В соответствии с п. 31 Инструкции N 157н*(1) неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении инвентаризации активов, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей оценочной стоимости.
Оценочная стоимость определяется на основании п. 25 Инструкции N 157н, ею признается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи названных активов на дату принятия к учету.
Согласно указаниям п. 7, 12, 16, 23 Инструкции N 162н*(2) излишки относятся на финансовый результат — кредит счета 0 401 10 180 «Прочие доходы».

Пример 1
В результате инвентаризации на складе воинской части выявлен не состоящий на бухгалтерском учете компьютер. Излишки оприходованы по текущей оценочной стоимости на сумму 15 800 руб.
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н, доходы, полученные казенным учреждением от выявленных излишков, относятся на статью 180 «Прочие доходы» КОСГУ.
В бухгалтерском учете казенного учреждения излишки будут отражены следующей проводкой:

Инвентаризация горюче-смазочных материалов

Инвентаризация горюче-смазочных материалов

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности с целью отражения в ней достоверных данных об имуществе организации необходимо сверить соответствие фактического наличия ГСМ с данными учета. Для этого необходимо провести инвентаризацию, в частности инвентаризацию горюче-смазочных материалов, особенно учитывая тот факт, что нормы расхода ГСМ не всегда на 100% соответствуют его фактическому потреблению (как в большую, так и в меньшую сторону), а также то, что ГСМ является «ликвидным товаром».

Обязанность проведения инвентаризации установлена ст. 11 Закона о бухгалтерском учете, в ходе которой выявляется фактическое наличие соответствующих активов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, инвентаризация проводится на основании приказа руководителя предприятия, в котором определяются сроки и порядок проведения данного мероприятия.

В соответствии с п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, проведение инвентаризации обязательно:

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

— при смене материально ответственных лиц;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации организации;

— в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Унифицированные формы документации по учету результатов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Для учета результатов инвентаризации ГСМ могут применяться, в частности, следующие формы первичных учетных документов:

— инвентаризационный ярлык (форма N ИНВ-2);

— инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3);

— акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма N ИНВ-6);

— сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19);

— приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22);

— журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23);

— акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (форма N ИНВ-24);

— журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма N ИНВ-25).

— ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»).

Для проведения инвентаризации создаются постоянно действующие либо рабочие инвентаризационные комиссии, персональный состав которых утверждает руководитель организации. В состав комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты.

Таким образом, руководитель организации должен издать приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации и определить состав инвентаризационной комиссии.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия ГСМ инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении топлива и смазочных материалов.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на ГСМ сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (форма расписки включена в заголовочную часть унифицированной формы N ИНВ-3).

Особенности инвентаризации ГСМ в учреждениях

Остатки моторного топлива подлежат инвентаризации в общем порядке. Для инвентаризации следует отразить в инвентарных ведомостях фактические остатки топлива по каждой единице автотранспорта отдельно, а также топливо, хранящееся в емкостях (канистрах, бочках).

Фактический остаток

Фактический остаток топлива в баках автомобилей следует проверять на основании показаний приборов. При наличии маршрутного (бортового) компьютера – по его данным. При отсутствии бортового компьютера – по данным стрелочных индикаторов уровня топлива. При этом следует принимать во внимание цену деления стрелочного индикатора.

Паспортная емкость бака автомобиля составляет 40 л. На индикаторе уровня топлива 9 делений, включая крайние деления «пустой» и «полный». Цена деления составляет 40 : (9 – 1) = 5 л.

Согласно общим принципам использования измерительных приборов точность прибора составляет х 0,5 цены деления шкалы, т. е. в приведенном примере х 2,5 л.

Отклонение фактического остатка топлива от учетных данных в пределах точности измерения не следует считать недостачей.

Остатки топлива в емкостях могут быть определены прямым измерением с использованием измерительных инструментов или расчетным способом в зависимости от емкости и уровня топлива в ней.

В учреждении числится на балансе и эксплуатируется автомобиль. По данным бухгалтерского учета на конец 2013 г. остатка топлива не было. В последнем путевом листе за 2013 г. конечный остаток топлива был нулевой. В первом путевом листе за 2014 г. начальный остаток также был нулевой. Инвентаризация ГСМ не проводилась.

При контрольно-ревизионной проверке было обращено внимание на невозможность эксплуатации автомобиля при отсутствии топлива. Согласно полученной от водителя объяснительной записке остаток топлива на самом деле был в количестве 5 л. На основании этого фак- та в акте ревизионной проверки были отражены нарушения:

• заполнение первичных документов недостоверными данными (два путевых листа);

• отсутствие контроля со стороны бухгалтерии за заполнением первичных документов (приняли к учету путевые листы с недостоверными данными);

• необоснованное списание 5 л топлива;

• нарушения при проведении инвентаризации – не была произведена инвентаризация ГСМ.

Ввиду выявленного факта нарушения было принято решение расширить объем контроля и произвести полную документальную проверку учета ГСМ, что привело к выявлению ряда других ошибок.

В администрации сельского поселения числится на балансе и эксплуатируется автомобиль. По данным бухгалтерского учета на конец 2013 г. остаток топлива составлял 89 л. В последнем путевом листе за 2013 г. конечный остаток топлива был таким же. В первом путевом листе за 2014 г. начальный остаток также указан 89 л. Инвентаризация ГСМ подтверждает такой же остаток. Документы, описывающие порядок проверки остатка топлива, к акту инвентаризации не приложены.

При контрольно-ревизионной проверке было обращено внимание на тот факт, что остаток топлива значительно превосходит заправочный объем автомобиля. Устные объяснения водителя о том, что топливо было залито в канистру, не было принято во внимание, ввиду того что:

• в путевом листе указывается остаток топлива в баке автомобиля, а не в подотчете у водителя;

• наличие канистры не подтверждается данными учета;

• наличие бензина в канистре не подтверждается данными инвентаризации.

В акте ревизии отражены нарушения:

• заполнение первичных документов недостоверными данными (два путевых листа);

• отсутствие со стороны бухгалтерии контроля заполнения первичных документов (приняли к учету путевые листы с недостоверны- ми данными);

• не была произведена проверка фактического остатка ГСМ, данные о фактическом остатке подогнаны под данные учета.

По итогам проверки были поданы сведения в прокуратуру о некачественном ведении учета и контроля материальных запасов.

Инвентаризация ГСМ

Вопрос-ответ по теме

Подскажите обязательно ли проводить инвентаризацию ГСМ в образовательном учреждении? Как часто ее надо проводить, как это делать(машина -опель).И каким документом это должно быть оформлено.

Воспользуйтесь сервисами Системы Госфинансы:

Бюджетная классификация: КОСГУ от А до Я

Узнайте верный КБК

Учетная политика для госсектора

Основные средства: ОКОФ и амортизационные группы

Отвечает Булат Ахмутинов, эксперт

Инвентаризация материальных запасов (в том числе, ГСМ) проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. В остальных случаях, она может проводиться на добровольной основе. То есть, по решению самого учреждения.

Порядок инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) закрепите в учетной политике. Для этого оформите соответствующее приложение. В нем указывается:

— график инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;

— перечень имущества и обязательств, которые необходимо проверить.

Для ГСМ используйте инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов ( ф. 0504087).

О заполненнии инвентаризационных описей в статье » Заполнение инвентаризационной описи»

Инвентаризация ГСМ проводится в общем порядке. Сначала нужно подготовить приказ о ее проведении. Затем собрать подписи от материально ответственных сотрудников. Таким сотрудником может быть, например, завхоз, если ГСМ хранится на складе. Но водители не являются МОЛ.

Для отдельной проверки ГСМ инвентаризационную комиссию создавать не следует, ведь объем небольшой. Это может сделать ревизионная комиссия, если такая уже есть в учреждении.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»

Инвентаризация ГСМ на предприятии

Инвентаризация ГСМ на предприятии

Похожие публикации

По окончании финансового года в целях подтверждения достоверности учета имущества на предприятии проводятся инвентаризация активов. Особое место в проверке отводится инвентаризации горюче-смазочных материалов (ГСМ). Проводится она как на складах, в резервуарах и емкостях, так и в баках автомобилей, составляющих автопарк компании. Поговорим о том, что представляет собой эта процедура, и как оформляются ее результаты.

Инвентаризация ГСМ: цели проведения

Инвентаризируют все виды ГСМ – дизтопливо, бензин, масла и смазки. Проводят проверку для установления наличия этих запасов в единицах измерения по видам и сопоставления его с учетной информацией на дату инвентаризации. Кроме того, важным критерием периодических поверок ГСМ является контроль соблюдения условий и порядка хранения этого высоколиквидного актива, часто являющегося объектом хищения.

Проведение инвентаризации ГСМ (как и других активов фирмы) регулируется законом «О бухучете» и начинается с издания соответствующего распоряжения руководителя компании или вышестоящей организации, которое должно определять срок ее осуществления и состав инвентаризационной комиссии. Как правило, ее председателем назначают главного инженера компании, поскольку вопросы снабжения и использования ГСМ в организации находятся в сфере его обязанностей.

Инвентаризация ГСМ на предприятии

На дату проведения проверки инвентаризационной комиссией (обычно счетным работником, включенным в ее состав) выводится остаток ГСМ по бухгалтерским данным, а с ответственных лиц взимаются расписки о сдаче в бухгалтерию всех документов, которыми оформлялся приход топлива и его расходование.

Лишь после этого приступают непосредственно к замерам ГСМ в емкостях и резервуарах. Характер этой работы требует использования специальных инструментов и измерительной техники – рулеток с грузом, метрштоков и др. Инвентаризация ГСМ – самая хлопотная процедура из всех видов контролирующих мероприятий.

Особенной сложностью отличается проведение замеров в больших резервуарах вместимостью от 2-х или 5-ти тысяч тонн. При фиксации натуральных показателей в подобных емкостях ревизорам необходимо учитывать наличие конденсата, который скапливается в них из-за значительных перепадов температуры. Также обязательной процедурой является расчет погрешности поверхностного натяжения каждого вида инвентаризируемого топлива в зависимости от температуры воздуха на день проверки.

Фактическое количество ГСМ, хранящихся в запечатанных опломбированных емкостях, которые не вскрываются по ТУ хранения, рассчитывают по определенным формулам.

Акт инвентаризации ГСМ

Результаты инвентаризации ГСМ оформляют унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, например, такими как ИНВ-3 «Инвентаризационная опись ТМЦ», ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ». Поскольку обязательность применения типовых форм упразднена, компании вправе разрабатывать собственные документы по учету топлива и смазки.

Инвентаризация ГСМ в баках автомобилей

Остатки топлива в баках автомашин предприятия не инвентаризируются в общепринятом смысле. Однако бухгалтерией компании ведется ежемесячный учет прихода бензина и ГСМ, а также контролируется расход по путевым листам, нарядам-рапортам. Руководитель компании вправе инициировать снятие остатков топлива в баках и сличение их с учетными данными изданием соответствующего распоряжения. Итоги подобной поверки также оформляют актом приемлемой для предприятия формы.

Аналитический учет ГСМ осуществляют по видам нефтепродуктов и каждому водителю или трактористу. Обеспечивают рациональное расходование ГСМ, разработанные на основе руководящего документа, периодически выпускаемого Минтранспорта, нормы расхода топлива и смазочных материалов. Их составляют, учитывая особенности имеющегося автопарка, и ежегодно обновляют. Утверждает документ руководитель компании.

Зачастую на основе норм расхода ГСМ на предприятиях разрабатывают Положение о премировании за экономию ГСМ и применяют его на практике, обеспечивая контроль расходования топлива и смазок по единицам автотехники.

Акт снятия остатков топлива в баках автомобилей

Акт снятия остатков топлива в баках автомобилей применяется для контроля за использованием ГСМ водителями. Каждое предприятие устанавливает своей учетной политикой правила и сроки выполнения контрольных функций. Данная норма особо важная для организации порядка и достоверности в учете ГСМ. Проверка наличия топлива производится комиссией, которая назначается руководителем и состоит из начальников подразделений, бухгалтерии, а также технических работников. Снятие остатков производится ежемесячно.

По данным акта составляется ведомость, где устанавливается результат использования ГСМ за месяц.

Данный акт оформляется в одном экземпляре и заполняется вручную или средствами компьютерной техники. При занесении сведений необходимо указать дату, на которую документ составляется, состав комиссии.

В таблицу вносятся следующие сведения:

  • марка ГСМ;
  • наименование емкости;
  • фактическое наличие ГСМ (количество и единица измерения);
  • сколько было заправлено в текущем месяце;
  • сколько было израсходовано по отчетным документам;
  • расчетный остаток.

При заполнении формы используется ведомость учета выдачи ГСМ.

Далее вписываются итоговые данные об остатках ГСМ и указывается конечный результат (излишки или недостача). В конце акта ставят подписи председатель и члены комиссии.

Сведения из акта используются при оформлении журналов, ведомостей и карточки учета расхода ГСМ автомобилем. Остаток топлива передается на хранение материально-ответственному лицу. Данный факт должен быть отражен в акте.