Документальное оформление операций по поступлению материалов

Документальное оформление операций по поступлению материалов

53. Документальное оформление материально-производственных запасов

Операции по движению материально-производственных запасов оформляются первичными учетными документами.

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другие аналогичные договоры организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы и сопроводительные документы.

Доверенность (формы М-2 или М-2а) на получение материалов и соответствующие документы выдаются уполномоченному лицу для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации (организации). Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т. п.) как основание для приемки и оприходования материалов.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляются соответствующими складами путем составления Приходного ордера (форма № М-4) при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т. д.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее Актом о приемке материалов (форма № М-7). Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

На отпуск запасов в производство составляют Лимитно-заборную карту (форма № М-8) и Требование-накладную (форма № М-11).

Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции (выполнения работ и услуг), а также для контроля за соблюдением лимитов.

Лимитно-заборные карты выписываются подразделениями организации, выполняющими снабженческие или планирующие функции, в двух или трех экземплярах сроком на один месяц.

При небольших объемах отпуска материалов они могут выписываться на квартал. На каждый склад выписывается отдельная лимитно-заборная карта.

При отпуске материальных ценностей составляется Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

В Карточке учета материалов (форма № М-17) отражаются данные по приходу, расходу и остаткам материально-производственных запасов.

Оприходование запасов, поступивших при разборке и демонтаже зданий и сооружений, осуществляется на основании Акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).

Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика.

Документальное оформление материально-производственных запасов

Документальное оформление материально-производственных запасов создает определяющий момент в соблюдении требований законодательства по бухгалтерскому учету активов. Главной задачей учета материально-производственных запасов (МПЗ) является своевременное отражение в учете их движения, достоверное оформление поступления и выбытия.

Документальное оформление материально-производственных запасов — основные моменты

Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н утверждены Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. В методических указаниях установлен порядок постановки учета запасов в организациях (кроме кредитных и бюджетных учреждений). Согласно указаниям организации могут принять внутренние положения по документальному оформлению материально-производственных запасов, разработать собственные инструкции, а также формы первичных документов.

Вся первичка на документальное оформление поступления и расхода материальных запасов должна обеспечить надлежащий контроль над поступлением, отпуском, выбытием, перемещением запасов организации. Необходимо установить перечень должностных лиц организации, ответственных за получение и отпуск материально-производственных запасов, а также имеющих право подписи первичных документов.

Своевременное правильное документальное оформление движения материально-производственных запасов позволит организации вывести достоверную фактическую себестоимость МПЗ, осуществить надлежащий контроль над их сохранностью. Налаженный учет запасов имеет огромное значение, например, для обеспечения бесперебойного выпуска продукции или оказания услуг, выполнения работ, при которых необходимо владеть оперативными данными о наличии остатков сырья и материалов.

Документальное оформление движения производственных запасов должно обеспечивать непрерывное отражение движения запасов, позволить вести количественный учет. Организация имеет право использовать унифицированные формы документов, утвержденные Государственным комитетом Российской Федерации по статистике, отраслевые формы, принятые федеральными органами исполнительной власти, а также самостоятельно разработанные формы, содержащие обязательные реквизиты, определенные законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

  • наименование документа;
  • дату;
  • наименование организации, оформившей документ;
  • содержание хозяйственного факта;
  • натуральный и (или) денежный измеритель с указанием единицы измерения;
  • должности лиц, совершивших сделку, их подписи с расшифровкой.

Как оформляется поступление запасов, их внутреннее движение

При поступлении материала от поставщика вместе с товаром в организацию поступают товаросопроводительные документы: товарные накладные, требования-поручения, товарно-транспортные накладные, сертификаты, качественные удостоверения и др.

Документальное оформление поступления материально-производственных запасов происходит путем заполнения приходного ордера формы № М-4, либо на документ поставщика ставится оттиск штампа, заменяющего заполнение приходного ордера и содержащего все его реквизиты.

Форму М-4 скачайте на сайте.

Если при приемке материалов обнаружены расхождения по количеству, ассортименту, качеству и другим данным по документам, специальная комиссия должна составить акт по форме М-7. Форму М-7 скачайте на сайте.

При закупке материала подотчетным лицом оприходование запаса проводится в общеустановленном порядке.

На склад может поступить и собственная продукция, предназначенная для внутреннего потребления, также могут поступать возвратные отходы, материалы, полученные после демонтажа основных средств. Такой приход материала, а также передача между подразделениями оформляются накладными на внутреннее перемещение по типовой межотраслевой форме М-11. Правила ее заполнения изучите в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».

Как осуществляется документальное оформление поступления и расхода материальных запасов на складе

Отпуск материала в производство обычно производится на основании утвержденных лимитов. При отпуске материалов со склада в собственные подразделения оформляются лимитно-заборные карты (форма № М-8), требование-накладная (№ М-11), накладная (№ М-15).

Лимитно-заборные карты используются, когда одни и те же материалы систематически отпускаются в производство. Также целью их применения является осуществление контроля над соблюдением установленных лимитов.

Бланк лимитно-заборных карт формы М-8 скачайте на сайте.

Форма № М-15 применяется при передаче МПЗ в территориально отдаленные подразделения организации.

Бланк формы М-15 и порядок его заполнения посмотрите в статье «Унифицированная форма № М-15 — бланк и образец».

На основании поступивших первичных документов в местах хранения запасов материально ответственное лицо ведет их количественный учет в карточках складского учета, а при небольшом количестве номенклатуры карточки можно заменить книгой складского учета. Их формы и образец заполнения посмотрите в статьях:

Переданные в эксплуатацию материальные ценности со временем теряют свои качества. Например, такие МПЗ, как инвентарь, инструмент, по истечении срока службы подлежат списанию с учета. Для этого составляется акт, форму которого можно найти в статье «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов».

При документальном оформлении поступления и расхода производственных запасов следует соблюдать требования законодательства, особенно в части наличия в документации всех обязательных реквизитов. Система учета МПЗ должна быть организована так, чтобы обеспечивалось своевременное, достоверное и полное отражение материальных ценностей на бухсчетах, была возможность вести надлежащий контроль за их движением.

I. Оформление операций по поступлению материалов

42. Материалы — вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.

43. Поступление материалов в организацию осуществляется в следующем порядке:

  • а) по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством;
  • б) путем изготовления материалов силами организации;
  • в) внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации;
  • г) получения организацией безвозмездно (включая договор дарения).

44. На материалы, поступающие по договорам купли-продажи поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:

  • зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
  • проверять соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;
  • проверять правильность расчетов в расчетных документах;
  • акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);
  • определять фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;
  • передавать документы в подразделения организации (бухгалтерскую службу, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

45. Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации (организации) уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.

Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером этой организации.

Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

46. Приемка материалов от организаций транспорта и связи по количеству и качеству осуществляется с учетом правил, действующих на транспорте и в органах связи соответственно, и условий договоров (купли-продажи, поставки, перевозки груза и т.п.).

47. Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.п.) как основание для приемки и оприходования материалов.

48. Материалы в организации должны быть своевременно оприходованы.

При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.

49. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляются соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров (типовая межотраслевая форма № М-4 утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а), при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа, и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет Комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов.

В случае составления приемного акта приходный ордер не оформляется.

Приемный акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

50. Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.

В случае, когда материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках — количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Если затруднительно отражение движения такого материала одновременно в двух единицах измерения, возможен вариант перевода материала в другую единицу измерения с составлением акта перевода представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистов других отделов (если это необходимо) и заведующего складом. В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество материала в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. На карточке складского учета материал приходуется в единице измерения поставщика, а также в другой (новой) единице измерения со ссылкой на акт перевода.

Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято в организации (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в данной организации.

51. Если в интересах производства целесообразно направить материалы непосредственно в подразделение организации, минуя склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в подразделения организации, должен быть оформлен распорядительным документом по организации.

На стройках строительные материалы, конструкции и детали, поступающие в значительном количестве, как правило, завозятся непосредственно на объекты строительства, минуя базисный (центральный) склад.

52. При приемке импортных материалов следует учитывать правила и особенности, установленные договорами (контрактами) и таможенным законодательством.

53. Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих материалов на склад или в другие установленные в организации сроки, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих грузов.

54. Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться.

В случае, если материалы, принятые на ответственное хранение, относятся в соответствии со статьей 225 Гражданского кодекса Российской Федерации к бесхозяйным вещам и являются скоропортящимися, или издержки по их хранению несоизмеримо велики по сравнению с их стоимостью, то организация может использовать указанные материалы в производственных и иных целях или продать. При этом указанные материалы приходуются в организации по рыночной стоимости.

Выручка от продажи этих материалов или их рыночная стоимость при использовании материалов для собственных нужд организации, уменьшенная на величину расходов по их хранению, продаже и других аналогичных затрат, подлежит возврату собственнику материалов.

55. В организации должен быть установлен контроль за поступлением материалов (за отгрузкой поставщиками), а также за производством расчетов с поставщиками и покупателями.

Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов осуществляется согласно решению руководителя организации соответствующими подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службой и т.п.) и (или) должностными лицами.

56. Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру — при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

57. Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:

  • продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;
  • осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;
  • производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;
  • осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;
  • других аналогичных случаях.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются также накладными на внутреннее перемещение материалов.

Документальное оформление поступления материалов. Практикум

Разделы: Технология

1. Вторичное осмысление уже известных знаний, пробное применение знаний, упражнение по образцу с целью выработок безошибочного их применения.

2. Развитие умения самостоятельно в комплексе применять знания, умения и навыки. Развитие чувства времени.

3. Воспитывать внимательность, аккуратность, проявления настойчивости в завершении задания.

Тип урока: Комбинированный

Оснащение: Методические материалы, конспекты лекций, калькуляторы, дыроколы, компьютер, видеопроектор, приложения в виде компьютерных файлов, индивидуальные папки, пакет документов:

  • Приложение 1.1 “Исходные данные”
  • Приложение 1.2 “Задание”
  • Приложение 1.3. “Счет № 35”
  • Приложение 1.4 “Накладная № 12”
  • Приложение 1.5 “Счет-фактура № 5”
  • Приложение 1.6 “Счет №29”
  • Приложение 1.7 “Накладная №28”
  • Приложение 1.8 “Счет-фактура №92”
  • Папка “Чистые бланки для заполнения”:

  • Приложение 2.1 “Платежное поручение”
  • Приложение 2.2 “Приходный ордер”
  • Приложение 2.3 “Журнал счет-фактур”
  • Приложение 2.4 “Книга покупок”
  • Приложение 2.5 “Платежное поручение ”
  • Приложение 2.6 “Доверенность”
  • Приложение 2.7 “Журнал доверенностей”
  • Приложение 2.8 “Приходный ордер”
  • Ход урока: 1. Организационный момент.

    2. Повторение ранее изученного материала по теме “Документальное оформление поступления материалов”. Экспресс-опрос:

    1. Какие документы необходимы для получения материалов со склада иногородних поставщиков (наряд и доверенность)?
    2. Какие сопроводительные документы выписывает поставщик покупателю (товарно-транспортная накладная, накладная на отпуск материалов, счет-фактура …)?
    3. Расскажите порядок приема на склад материалов (Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия, и сдает зав.складу, который проверяет соответствие количества и качества материала данным сопроводительных документов. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Учет движения и остатков осуществляют в карточках складского учета)?
    4. Каким документом оформляется принятие на склад материалов (Приходный ордер)?
    5. На основании каких документов заносятся данные в приходный ордер(ТТН, накладная, счет-фактура)?
    6. В каком случае разрешается оприходование материалов без приходного ордера (при неотфактурованных поставках)?
    7. В каком случае составляется акт о приеме материалов (в случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным поставщика)?
    8. Какой документ подтверждает приобретение материалов подотчетным лицом (товарный счет или акт-справка+кассовый чек)?
    9. Срок действия доверенности и где она регистрируется (не более 15 дней, регистрируется в журнале учета доверенностей)?
    10. Какой документ составляется для выделения из стоимости материалов суммы НДС(счет-фактура)?
    11. Когда и какой документ составляется для возврата НДС по поступившим материалам из бюджета (по мере оплаты и оприходования приобретаемых товаров в книге покупок – по более поздней дате)?

    3. Заполнение документов по плану:

    4. Подшивка документов в папку.

    5. Подведение итогов.

    Примечание: При заполнении документов идет параллельное обсуждение с учащимися изученной ранее информации применительно к заполняемым документам.

    Для начала рассмотрим общую наиболее распространенную схему оформления процесса поступления материалов на предприятие:

    6.3 Документальное оформление операций поступления материалов

    В соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов и ПБУ 5/01 материалы могут поступать из следующих источников:

    1)приобретение за плату;

    2)изготовление силами организации;

    3) внесение в качестве вклада в уставный капитал;

    4) безвозмездное получение;

    5) поступление в результате товарообменной операции.

    Методическими указаниями достаточно подробно регламентируется документооборот, соответствующий поступлению материалов (особенно материалов, приобретенных за плату). В частности, согласно п. 44 основанием для расчетов при оплате материалов, поступившихпо договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам от поставщиков (грузоотправителей), служат следующие документы.

    1. Расчетные документы:

    -товарно-транспортные накладные и пр.

    -качественные удостоверения и др.

    Формы перечисленных документов не утверждены в установленном порядке Госкомстатом России (Росстатом), поэтому основаниями для оприходованиями такие документы быть не могут. Это обусловливает необходимость установления в каждой организации порядка приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц.

    Рекомендуется следующая схема документооборота и действий, выполняемых должностными лицами организации (не только (бухгалтерии, обязанности которой определены особо) при наступлении тех или иных документов.

    1. Регистрация документов в журнале учета поступающих грузов. Форма этого журнала (№ МХ-4) утверждена постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 г. № 66 (далее — постановление Госкомстата России № 66).

    Журнал формы № МХ-4 применяется для регистрации грузов товарно-материальных ценностей), поступающих на места хранения (на плодоовощные базы, склады, холодильники) разными видов транспортных средств (автотранспортом, железнодорожным, модным, воздушным и др.) за отчетный период (ежемесячно).Записи в журнал делаются уполномоченными работниками по мере поступления запасов на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приемке.

    Форма документа состоит из 20 граф, расположенных на трех страницах, поэтому приведение примера нецелесообразно. Кроме того, по нашему мнению, заполнение журнала трудностей не вызывает. Отметим лишь, что графа 20 «Примечание» предназначена для фиксации времени подачи, разгрузки, уборки вагонов (барж), а также времени простоя, если доставка материалов осуществляется по железной дороге или водным транспортом. Кроме того, в этой графе отмечаются данные о коммерческом акте в случаях выявления повреждения или порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе. Данные, включенные в эту графу, могут иметь весьма существенное (если не определяющее) значение для принятия решения о списании сумм недостач или порчи грузов.

    2.Проверка соответствия данных документов на поступающие грузы договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, иенам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и иным условиям поставки, предусмотренным в договорах. Выполнение данной функции лучше всего проводить в два этапа. Во-первых, осуществлять проверку непосредственно при поступлении грузов. Для этого комиссия, принимающая грузы должна располагать необходимой информацией. Во-вторых, вести последующий контроль при обработке расчетных и сопроводительных документов в бухгалтерии (при наличии службы снабжения нелишней будет подобная проверка и в таком подразделении). Разумеется, работники бухгалтерии также должны располагать копиями договоров и приложений к ним, в которых имеются необходимые данные.

    3.Проверка правильности расчетов в расчетных документах. Проверка расчетов (прежде всего арифметическая) также уместна и при приемке, и при обработке документов, т.е. вместах поступления или хранения материалов и в бухгалтерии.

    4.Акцепт (оплата) расчетных документов полностью или частично либо мотивированный отказ от акцепта (оплаты). Право проставления акцента или оформления отказа от него может быть установлено распорядительным документом организации или приложением к ее учетной политике. В крупных организациях это право может быть предоставлено представителям отдела снабжения, в небольших — бухгалтерии. В любом случае окончательное решение об оплате должны принимать главный бухгалтер и руководительорганизации как лица, несущие полную ответственность за деятельность организации. Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ) предусмотрена возможность привлечения к полной материальной ответственности и иных должностных лиц организации. Однако для чтобы это стало правомерным и осуществимым, необходимо как минимум пересмотреть соответствующие условия в коллективном договоре между администрацией и работниками организации.

    4.Определение фактических размеров ответственности в случае нарушения условий договора. Для того чтобы определить размеры и предполагаемую степень ответственности отдельных лиц или организаций, по нашему мнению, нужно участие трех специалистов: снабженца, отвечающего за организацию договорных отношений с поставщиками и располагающего самой подробной информацией об условиях договора, юриста, который обязан юридически грамотно составить документы, служащие основанием для предъявления претензий или обращения взыскания на работников организации, получающей материалы), бухгалтера, обеспечивающего точность расчетов размера ущерба.

    5.Передача документов в подразделения организации (бухгалтерскую службу, финансовый отдел и др.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации. Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной либо иной организации уполномоченному лицу выдаются необходимые документы и доверенность на получение материалов. Доверенность оформляется в порядке, установленном действующим законодательством.

    Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.

    Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером этой организации. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

    Об унифицированных формах доверенности № М-2 и № М-2 также говорилось.

    Приемка материалов от организаций транспорта и связи по количеству и качеству осуществляется по правилам, действующим на транспорте и в органах связи, и условиям договоров (купли-продажи поставки, перевозки груза и др.). Правила, действующие на транспорте, определяются уставами (Устав железнодорожного транспорта, Устав воздушного транспорта и т.д.).

    Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и др.) как основание для приемки и оприходования материалов. Материалы в организации должны быть своевременно оприходованы. При приемке они подвергаются тщательной проверке на соответствие ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документам.

    Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется складами, как правило, путем составления приходных ордеров (форма № М-4) при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей. Графа «Номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и драгоценные камни.

    Допускается составление на массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, одного приходного ордера в целом за день. На каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня насчитываются и общий итог записывается в приходный ордер. Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счете, накладной и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты такого штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Этот штамп приравнивается к приходному ордеру.

    Форма штампа нормативными документами не утверждена, значит, может быть произвольной. Напомним, что в приходном ордере указываются следующие реквизиты:

    -сумма без налога на добавленную стоимость (НДС);

    -сумма с учетом НДС;

    -порядковый номер в складской картотеке.

    При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

    При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не coответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бои, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществил специальная комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов.

    При составлении приемочного акта приходный ордер не оформляется.

    Акт о приемке служит основанием для предъявления претензии исков к поставщику и (или) транспортной организации.

    Акт о приемке материалов (форма № М-7), как мы уже говорили, служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или отправителю. Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме в отдельные строки, записываются в разделе «Другие данные». После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и пр.) передаются; один экземпляр — в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа номер паспорта» заполняется только в случаях обнаружения рассуждений при оформлении хозяйственных операций поступления материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и драгоценные камни.

    Приемочные акты и приходные ордера на оприходование материальных ценностей обычно должны составляться в день поступления материальных ценностей. Только при этом условии возможно предъявление претензий поставщику (в том случае, если те или иные условия договора нарушены) без опасения того, что органы арбитража будут иметь формальную возможность отказать в рассмотрении иска.

    Если отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки, лабораторного испытания или произошел отказ от акцепта счета (из-за нарушения договорных условий), материалы принимаются на временное ответственное хранение. Такие материалы заведующим складом или кладовщиком приходуются и специальной книге, а в бухгалтерском учете стоимость поступивших материальных ценностей отражается на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» в сумме, указанной в расчетных документах. После того как обстоятельства, обусловившие учет этих материалов на забалансовом счете, будут устранены, ранее отраженные суммы списываются со счета 002 и одновременно приходуются на соответствующем балансовом счете (10 или 15). В складском учете записи должны вестись с подразделением на материалы, ожидающие приемки, материалы, находящиеся на временном ответственном хранении, а внутри этих групп — в разрезе отдельных партий материалов. Такие материалы хранятся на складах обособленно и до выяснения результатов приемки не могут расходоваться.

    Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (килограммах, в штуках и т.д.). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена. В том случае, когда материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и в регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения: сначала записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках — количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Если трудно показать движение такого материала одновременно в двух единицах измерения, то возможен вариант перевода материала в другую единицу измерения с составлением акта о переводе представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистов других отделов (если это необходимо) и заведующего складом организации. В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество материала в единице измерения, проставленной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. На карточке складского учета материал приходуется в единице измерения поставщика, а также в другой (новой) единице измерения со ссылкой на акт перевода.

    Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика показана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, тонны), чем принято в организации (например, килограммы),то такие материалы приходуются в единице измерения, которая принята в данной организации.

    Если в интересах производства целесообразно направить материалы непосредственно в подразделение организации, минуя склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза на склад (транзитом). Справедливость этого требования представляется нам весьма сомнительной, поскольку отражение в складском учете материалов, которые фактически на него не поступали, не только загромождает учет, но и может создать проблемы при определении ответственных лиц в том случае, когда на пути следования от поставщика до производства материалы подверглись порче либо была допущена их недостача. Вместе с тем сверки данных бухгалтерского и складского учета проводятся по данным бухгалтерии и по данным учета на центральном складе. Выход, по нашему мнению, может быть следующим: при приемке таких материалов помимо членов приемной комиссии должны присутствовать материально ответственные лица с центрального склада, в учете которых будет отражаться транзитное движение материалов, и склада или кладовой подразделения, которое будет использовать полученные материалы). Стопроцентной гарантии того, что вопрос будет решен, нет, но вероятность злоупотреблений существенно уменьшится.

    Разумеется, такое перемещение материалов возможно, только если перечень материалов, которые будут завозиться транзитом непосредственно в подразделения организации, утвержден распорядительным документом по организации (целесообразно оформить его как приложение к учетной политике или утвердить отдельным приказом руководителя организации).

    Настройках большие количеств строительных материалов, конструкций и деталей, как правила, должны завозиться непосредственно на объектах строительства, минуя базисный (центральный) склад. В данном случае требование отражения количество поступивших материалов на склад представляется еще более неоправданным, так как может создавать предпосылки для совершения бестоварных операций.

    При приемке импортных материалов следует учитывать правила и особенности, установленные договорами (контрактами) и таможенным законодательством. Необходимо получить сопроводительные или иные обязательные документы (например, инструкции по эксплуатации приборов) с переводом на русский язык. В противном случае могут возникнуть проблемы с проверкой комплектности и дальнейшим использованием подобных запасов.

    Материалы, принимаемые на ответственное хранение, записывают следующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться. При поступлении таких материалов составляется акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение по форме № МХ-1, утвержденной постановлением Госкомстата России № 66. Этот акт применяется для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных от поклажедателей (организаций, индивидуальных предпринимателей) на хранение организации-хранителю, как при бытовом хранении, так и при хранении, осуществляемом с участием профессиональных хранителей.

    Данный акт составляется представителями организации-хранителя и поклажедателя на основании договора хранения и в соответствии с ним (на определенный срок и «до востребования»). Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяются в каждом конкретном случае.

    Журнал учета товарно-материальных ценностей, сходных на хранение, заполняется по форме № МХ-2, утвержденной постановлением Госкомстата России №66. Эта форма применяется для учета товарно-материальных ценностей, сходных на хранение, и ведется материальным ответственным лицом организации-хранителя по данным документам о приеме товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Прием товарно-материальных ценностей на хранение, их возраст поклажедателю по истечении срока хранения оформляется подписями материально ответственных лиц. При получении товарно-материальных ценностей из места хранения поклажедатель расписывается, подтверждая своей подписью отсутствие у него претензий по количеству и качеству товарно-материальных ценностей, полученных от организации-хранителя.

    При возврате материалов, сданных на хранение, составляется акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, по форме № МХ-3 , утвержденной постановлением Госкомстата России № 66. Акт заполняется в двух экземпляров материально ответственным лицо организации-хранителя по истечении срока хранения товарно-материальных ценностей при возврате их поклажедателю.

    Если материалы приняты на ответственное хранение, относится в соответствии со ст. 225 ГК РФ к бесхозяйным вещам и являются скоропортящимися или издержки хранения несоизмеримо велико по сравнению с их стоимостью, то организация может использовать указанные материалы в производственных и иных целях либо продать. Такие материалы приходуются в организации по рыночной стоимости. Выручка от продажи этих материалов или их рыночная стоимость при использовании материалов для собственной нужд организации, уменьшенная на величину по их хранению, продаже и других аналогичных затрат, подлежит собственнику материалов. Иначе говоря, в данном случае материалы приходуются не за балансом, а по 10- так, как если бы они были получены безвозмездно.

    Можно предложить следующую схему бухгалтерских проводок:

    Дебет счета 10 «Материалы» — Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» — на сумму рыночной стоимости материалов, принятых на хранение;

    Дебет счета 20 «Основное производство» — Кредит счета 10– на сумму рыночной стоимости материалов, отпущенных в производство(по нашему мнению, в данном случае отпуск нужно осуществлять по рыночной стоимости, а не в оценке, которая установлена учетной политикой организации – ФИФО, ЛИФО и др. ), или

    Дебет счета 91Кредитсчета 10 – на сумму договорной стоимости реализованных материалов;

    Дебет счета 91Кредит счета 51 «Расчетные счета » — на сумму выручки , подлежащей перечислению собственнику материалов;

    Дебет счета 91Кредит счетов учетов производственных затрат – на сумму затрат организации по хранению материалов;

    Дебет счета 91Кредит счета 10– на сумму стоимости (по рыночной оценке за минусом затрат по хранению) материалов, которые не были использованы организацией- хранителем, и возвращены собственнику.

    Схема может оказаться неполной, так как в ней не нашли отражения операции по учету выручки от продажи продукции (работ и услуг), при выпуске (выполнения или оказания) которые были использованы данные материалы, а так же по учету расходов, связанных с такими продажами. Думается, оформлению этих поводок необязательно, поскольку при использовании хранимых материалов необходимые операции отражаются в общем порядке (через счета 20 «Основные производство», 43 «Готовая продукция», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Продажи» и др.). Правда, если собственник материалов потребует не только возмещения их рыночной стоимости(в оценке, принятый при поступления материалов), но выручки в части, соответствующей стоимости использованных материалов, требуется сделать и документально оформить необходимый расчет.

    В организации должен быть установлен контроль за поступлением материалов (за отгрузкой поставщиками), а так же расчетами с поставщиками и покупателями. Контроль за своевременным оприходованием прибывших нагрузок осуществляется решению руководителя организаци подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службы и т.п.) и (или) должностными лицами. В этом случае речь идет о документальном контроле. Контроль за фактическим поступлением материалов, по нашему мнению, можно возложить на постоянно действующую комиссию, а должностными лицами названных подразделений предоставить право выборочных внезапных проверок своевременность ориходования поступивши запасов.

    В соответствии с п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Материалы приходуются в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счетов и чеков магазинов, квитанций к приходному кассовому ордеру – при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица. Данное требование фактически запрещает практику списания материалов «прямым расходам», когда в бухгалтерию представляются (одновременно или одновременно) авансовый отчет об израсходовании полученных сумм и документы, подтверждающие расходование приобретенных материалов. Как правило, данная схема используется при приобретении канцелярских принадлежностей и некоторых видов расходных материалов. Очевидно, что подобный порядок создает условия для совершения бестоварных операций (реально факт использования приобретенных материалов ни подтвердить, ни опровергнуть нельзя). В советский период подобные схемы были запрещены, но в начальной период рыночных реформ формального запрета на такое списание подотчетных сумм не было. Теперь приобретенные материалы должны обязательно проводить по складу. Помимо прочего, это означает невозможность проверки (работникам бухгалтерии и материально ответственным лицом) фактического приобретении материалов.